オンラインITイベントを開催準備からやってみた(kintone Café 浜松 Vol.30開催報告)
2021年6月11日(金)にオンラインで開催した kintone Café 浜松 の開催報告です。
はじめに
kintone Café 浜松 というIT系イベントに2017年12月のVol.3から運営スタッフとして参加しています。
kintone Café 浜松も2020年からオンライン開催に移行しました。当初はオンライン開催のノウハウが無く試行錯誤してきましたが、運営方法について固まってきたので kintone Café 浜松 開催報告と合わせて記事にしてみました。
オンライン会場の手配
オンライン開催には会場の手配の代わりに、オンライン会議ツールの用意が必要となります。
今回のイベントでは最終的に27名の参加がありました。オンライン会議ツールにはZoomを利用しています。リアルのイベントでは会場の確保等が大変でしたが、オンライン会場はその点は楽になりました。
ただ、オンライン会議にも利用料はかかるので、複数人の会議を開催するにはそこがネックになります。kintone Café では 予約制ではありますが、Zoomをお借りできます。ちなみに今回は私の所属する会社からZoomをお借りして開催しました。
Backlogを使ったタスクとチェックリストの作成
リアル開催とあまり変わりはないですが、Backlogを使ってタスク作成と準備チェックリストを作成しています。
Backlogは無料枠の範囲でも十分使えるのでおすすめです。基本的には毎回同じことの繰り返しなので、チェックリストを作って毎回タスクをコピーして、順番に作業をしていくだけです。これを作ってからは作業忘れから解放されたので、ぜひ使ってみてください。
個人的にはイベント開催を決める初動のところにプレッシャーがありますが、そのあとはあまり考えることなくチェックリストに従って淡々と作業していくだけなので開催までの準備は楽になりました。
セッション登壇者とLT登壇者の依頼
今回20分のセッションを3枠とLT枠を2つ予定しました。
登壇者の依頼は、Messengerを使ったスタッフ会議でイベントのテーマを決めて、誰に登壇してもらうなどのすり合わせを行なってから担当を割り当てて直接依頼をかける方式にしています。依頼の状況は逐次Messenger上で報告をしていきます。
kintone Café では、サイボウズさんに登壇を依頼することができます。今回は1枠を、サイボウズの後迫さんに依頼してお受けいただくことができました。スケジュールの都合で必ず登壇いただけるわけではありませんが、kintone Café ではサイボウズさんへの登壇要請が仕組みとしてあるのは助かります。
オンライン開催中
Zoomの場合は共同ホストを設定します。数人なら問題ないですが10人を超えると参加者の管理は難しいので、今回も待機室から入室させるなどの担当は共同ホストの方にお願いしました。複数人のスタッフで運営する場合には進行担当の負担が少なくなるのでお勧めします。
進行とSNS投稿について
進行を担当してSNS投稿が可能かを試してみましたが、セッション形式の場合は（前段の役割分担ができている前提で）可能な感じでした。
以下、ツイートまとめです。
開催報告
kintone Café は開催報告が必要で、それがプレッシャーとなっていましたが、これも前段のSNS投稿をまとめることで開催報告としています。
ライブ配信と録画について
ZoomだとYouTubeなどを組み合わせたライブ配信などがあって、開催後でもアーカイブで見ることができたりして便利だと思いますが、現状は機材の準備やノウハウも必要なので気軽に開催できる状況になるまでは、利用しないことにしています。
これはやるかやらないかを決めるだけで、現状の kintone Café 浜松 では「ライブ配信はしないし、アーカイブも残さない」ということにしています。
運営側のメリット優先で申し訳ないですが、運営する側に負担が大きいとそもそもイベントを開催できなくなるので、そういうことにしています。
開催後に次回開催の大枠を決める
開催後は気分が乗っているので、その時に次回開催の大枠をスタッフですり合わせることにしました。
次回開催のBacklogタスクも用意しておきます。
イベント開催の感想
今回は遠方からの参加者がいて、あらためてオンライン開催のメリットを感じることができました。ただ、登壇者の方の準備や時間は変わらないので登壇者、参加者双方にメリットがあるようなことは考えていきたいと感じています。
特にオフラインではできた名刺交換や懇親会の場などはどうすれば良いのか正解が見えてないのが現状です。
反省点としては、今回ブレイクアウトルームを利用してみたのですが、ツールの使い方が分からず参加者の方にはご迷惑をお掛けしてしまいました。オンライン会議はオフラインの時とは違い開催者のツールに関するスキルが求められると感じました。
最後に
参加された登壇者様からいただいたリンクなどを貼っておきます。
サイボウズ 後迫様より
kintone hive 2021
kintone hack 予選会
Cybozu User Festival 2021
オービック坪内様より
次回開催予定
次回は7月を予定しております。よろしくお願いいたします。