メールのやり取り、効率よくできていますか？ ー 箇条書きや引用の大切さ

【概要】コミュニケーションは、もしかしたらAIのほうが得意なのかもしれません。けれど、僕たちがちょっとした工夫を加えるだけで、驚くほどスムーズになることもあります。メールの使い方を改めて見直すきっかけになる話を、今日もお届けします。ぜひ最後まで読んでみてください。 #ブログ

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こんにちは、ヒロです。

数あるブログの中から訪れてくださり、本当にありがとうございます。僕のブログでは、デジタルトランスフォーメーション（DX）を促進するための自動化ツールの情報をお届けし、その結果生まれた時間を、家族との時間や趣味、スキルアップに活かせるようなヒントを共有しています。今日も、ちょっとした気づきが得られる記事をお届けしますので、ぜひ最後までお付き合いください。

さて、本題に入りましょう。

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僕は長年、アメリカでテクニカルサポートの仕事に携わっています。その中で、日々感じるのは「メールのやり取りって、もっと効率的にできるのでは？」ということ。おそらく、これを読んでいるあなたも、何度も似たようなやり取りを繰り返し、「このやりとり、無駄が多いな…」と思ったことがあるのではないでしょうか？

アメリカ人とメールでやり取りしていると、特にこんな課題によく遭遇します。

✅ 文章が長すぎる
　オフィスでは30分も立ち話している人がいるのに、メールでも一文がやたらと長い。改行もなく、読みづらさMAX。

✅ 箇条書きがない
　情報が詰め込まれた文章の中から、必要なポイントを探すのが大変。もうちょっと整理してほしい…。

✅ 話の方向性が変わったときに、最新の結論を明示しない
　何度もやり取りしているうちに話が変わっていくのは仕方ない。でも、その変更点がメールのどこかに埋もれてしまうと、最初の話と食い違ったまま進んでしまうことも…。

こういう問題を避けるために、僕が意識しているのは 「返信時の引用」。

メッセンジャーやメールには引用機能がありますよね？これをうまく使うだけで、話の流れがスッキリ整理され、無駄なやり取りが減ります。特に、話題が逸れがちな場合には、相手の発言を引用することで、「今この話をしていますよ」と明確に示せるので、会話の軌道修正にも役立ちます。

もちろん、これはアメリカ人に限らず、日本人とのやり取りでも同じ。割合の差はあれど、「あれ？前と話が変わってる？」みたいなことは、どの国でも起こります。

さらに、相手の言っていることが分かりにくい場合は、ただ「どういう意味ですか？」と聞き返すのではなく、こちらの解釈を添えて質問するのがベスト。例えば、

❌「これはどういう意味ですか？」
⭕「これは〇〇という理解で合っていますか？」

こうすることで、相手も「そうそう、その理解で合ってるよ！」とか「いや、正しくは〇〇だよ」と、答えやすくなります。

また、詳しい回答に時間がかかりそうなときは、「〇〇日までに回答しますね」とひとこと添えておくと、相手も安心します。

まとめ

メールやメッセージのやり取りは、ちょっとした工夫でグッと効率的になります。

✅ 文章を長くしすぎない（適宜改行を入れる）
✅ 箇条書きを活用する
✅ 方向性が変わったら、最新の結論を明示する
✅ 引用を活用して、話の流れを整理する
✅ 質問は解釈を添えて聞く
✅ 返答に時間がかかるときは、期限を伝える

このあたりを意識するだけで、やり取りの回数は格段に減り、信頼感もアップします。僕自身、日々試行錯誤しながら実践しているので、ぜひ皆さんも試してみてください！

それでは、次回の記事もお楽しみに。最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
P.S.
なお、この記事は、僕の原案をもとに、AI（ChatGPT）の提案を加えて作成しました。AIの助けを借りながら、より分かりやすく、深い内容をお届けすることを目指しています。

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