データの一元管理が生む効率化――成功の鍵はデータモデリングにあり

【概要】以前、複数のシステムで共有する情報が連携されず、不具合が生じたお話をしました。今回は、その問題に対処するための考え方と実践方法について触れたいと思います。どうすればそのようなトラブルを避けられるのか、一緒に考えてみましょう。ぜひ最後までご覧ください。 #ブログ

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こんにちは、ヒロです。

数あるブログの中から僕のブログに訪れていただき、本当にありがとうございます。簡単に読める記事を目指していますので、ぜひ最後までお読みください。

このブログでは、デジタルトランスフォーメーション（DX）を促進するための自動化ツールの情報をお届けし、その結果生まれた時間を大切な人との時間や趣味、スキルアップに使っていただければと考えています。

では、本題に入ります。

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データが二つのシステム間で共有されていないことが、どれほど厄介な問題を引き起こすか…これは僕も実体験で痛感しました。たとえば、営業部門で使われるシステムAと、製造部門で使われるシステムBの間で、共通のデータが同期されていないとします。すると、営業側で更新された情報が製造側には反映されず、その結果、注文が正しく処理されないといった不具合が発生してしまうのです。

こうした問題の根本にあるのは、データの分断です。システムが別々に動いていると、どこかでつじつまが合わなくなってしまいますよね。でも、もしデータを一元管理できたら？その瞬間に、全てが変わります。

データの一元管理とは？

一元管理とは、複数のシステムが一つのデータベースを共有することで、どのシステムからアクセスしても、常に最新のデータが取得できる状態を作り出すことです。これによって、情報が古くなったり、不整合が発生するリスクを大幅に減らすことができます。

たとえば、注文や顧客情報、製品データなどが営業と製造の両方で使われる場合、それぞれのシステムで別々に管理するのではなく、中央のデータベースで一元管理することで、どちらのシステムからでも最新の情報を確認できます。

実践例：受注管理とデータの種類

少し具体的に考えてみましょう。日々、新しい注文が入る「注文データ」と、その注文に関連する「注文詳細データ」は、頻繁に更新されるものです。一方で、「顧客データ」や「製品データ」は、更新頻度が低いものの、営業システムだけでなく製造システムでも必要になります。

もしこれらのデータを一元管理していれば、営業側が新しい顧客情報を追加した瞬間に、製造側でもその情報が即座に反映される。これが一元管理のメリットです。データが遅れて更新されることによるミスや混乱がなくなり、業務はスムーズに進むようになります。

データモデリングの重要性

しかし、一元管理を成功させるためには、データモデリングが欠かせません。データの関係性や利用頻度をきちんと設計し、どのタイミングでどの情報が更新されるのか、細かく取り決める必要があります。初めは少し複雑に感じるかもしれませんが、これをしっかり行うことで、後々の運用で発生する問題を大幅に減らすことができます。

まとめ

データの一元管理は、複数のシステム間で情報をスムーズにやり取りし、常に最新の状態を保つための強力な手法です。これにより、手作業でのデータ更新や、誤った情報が原因で発生するトラブルを防ぐことができます。データモデリングをしっかりと設計し、システム同士の連携をスムーズにすることで、業務の効率化が一気に進むのです。

次回も、より良い時間の使い方を目指したアイデアをお届けします。最後まで読んでいただき、ありがとうございました！

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