ひな形を考える。（三定管理）
11月15日金曜日です。おはようございます。二日連続で寝坊しました。睡眠時間を確保するように、努めます。
＃今日は駅まで走りました。
さて。『ひな形を考える。（三定管理）』というテーマでお話しします。何かを指導するとき、やみくもに指導しても伝わらないので、大枠のひな形を考えたほうが伝えやすいのですが、三定管理という考え方を知っていたほうが、ひな形を考えやすいですよ。というお話です。
【三定管理とは。】
三定管理とは、3つの形を定めて管理する方法のことで、「定位置」「定品」「定量」の3つを定め、一目でわかる状態のことを言います。
定位置とは、「どこに」。定品とは「何を」。定量とは「どれだけ」。という意味で、どこに、何を、どれだけ保管しておけばいいか？を一目でわかる状態を作ります。
家でも会社でも、みんなで使うものがあると思うんですけれど、これを決めておけば、その道具を使うときや、在庫を確認するときにスムーズに行うことが出来るし、作業の効率が上がります。
何より、みんなで使うものを保管しておく場所って、決めておかないと、あっさり乱れてしまうから、形を決めておくほうがいいんです。片付けた人が、乱されているのを見たら、イラッとしちゃうんですよね。
だから、イラッとする前に、先に形を決めて（ひな形）それを使う人に伝えて、この状態を維持しましょうねー。というと、出来るようになっていくんです。
やりがちなのは、『片付けなさい！』と伝えて、ただ押し入れの中に押し込む姿を見て、『押し込んでいるだけじゃないのっ！』と、感情的になるシーンがあるのですが、そうならないためにも、形を決めることをお勧めします。
【文房具から学ぶ、三定管理】
自分が使うものって、一目でわからなくても、なんとなく頭の中では理解しているんですよね。あの引き出しには、何が入っているとか、どこに洋服が入っているかとか、耳かきは、ここに置いているとか。
整頓が苦手な人でも、机の上がぐちゃぐちゃになっていても、ぐちゃぐちゃの中でどこに何があるのかを覚えていたりする。だから、自分で管理する分には、その人の好きなやり方ですればいいんだけど、みんなで使うものは、やっぱり決めているほうがいいんです。
職場では、文房具をみんなで使っているので、三定管理で管理されているんですけれど、それはこんな感じになっているんです。
「定位置」は、文房具の形によってくりぬかれているので、何が無いか一目でわかるし、「定品」は、置く場所、物自体にもその名前が記載されているし、「定量」は数量を記入することによって、何個あるかがわかる。
これを決めておくと、だれが見ても元に戻すことが出来るので、いちいち「これって、どこに片付けるんでしたっけー？」って、確認する必要がなくなる。
そうすると、自然とできるようになるんですけど、この形だけを作っても、やる人とやらない人に分かれて、結局やる人だけが損をするー。みたいな状態が起こったりします。
これを防ぐために、職場の各店舗では、いろいろなものが取り決められており、それがきちんと運用できているかを、毎月1回社長が巡回して確認している上、出来ていないと、評価に響くんです。
しかも、各グループで場所の管理をしているので、一人の失敗がみんなの責任になるという徹底っぷり。連帯責任→社長チェック→評価反映というサイクルが回っているので、全従業員が必死で行動します。
ここまで管理が徹底できていなくても、そこで働く人たちがそのことを知っていれば、色んな事がスムーズに回りだしたりします。
【写真で表示するだけでも良い。】
ここまで徹底するのはなかなか難しいとしても、完成した状態の写真を1枚とっておけば、それだけでことが足りたりします。
おしゃれな職場だと、文字がないほうが綺麗に映るので、その状態をみんなで知っているという状態を作ることさえできれば、どんな方法でも大丈夫だと思います。
まずは、ひな形を決めることが大事で、それを決めてやってみて、うまくいけばそのまま行けばいいし、使い勝手が悪ければ、その都度変更していけばいい。
一番ダメな状態は、どの状態を維持することがいいのかが決まっておらず、それぞれが自分のいい状態が一番いいと思い込み、知らず知らずの間に険悪な関係になることです。それは避けなくちゃいけません。
写真一枚でそれが可能なら、そうしたほうがいいし、一人で決めると抵抗にあうなら、みんなで決める時間を作ると、お互いが譲り合ってみんなが守る形が出来たりします。
まずは、ひな形を作ることを心がけましょう。
何が言いたかったかといいますと、最近は新しい会議の形や、現場巡回するときの行動様式を考える時間が増えています。この形を作ってみんなに伝えるということが、どのようなシーンでも結構有効に使えますよ。昨日は頭の固いおじさんたちをぐうの音も出ないくらい抑え込みましたよ。おじさんたちを抑えるときにも有効なので、普段から意識したほうがいいと思いました。というお話でした。
それでは本日も素敵な1日をお過ごしください。
ご安全に！