[資料公開]関係者は200人！スポーツ大会の運営にLINE WORKSを活用した効果とは（イベントレポート）
皆さん、こんにちは。LINE WORKS編集部の田中です。
LINE WORKSでは、ユーザーの皆さんどうし、コミュニケーションツール「LINE WORKS」の運用方法や働き方の課題解決について悩みやノウハウを共有する場として「LWUG（えるわぐ）」を運営しています。活用事例セミナーや交流会などのユーザー会を定期的に開催しています。
本稿では、ユーザー会のレポートをお届けします。
今回の登壇者は、全国選抜高校テニス大会実行委員会 チーフアドバイザーの宮崎さん。
多くの人が関わるスポーツ大会で、メールや電話の連絡からLINE WORKSに変え、コミュニケーション方法や大会運営がどのように変化したか教えていただきました。イベント運営において、大勢の人への連絡や情報共有に課題を感じる方、ぜひご一読ください。
スピーカー紹介 全国選抜高校テニス大会実行委員会 チーフアドバイザー 宮崎さん
宮崎さん：イベント企画・制作・デザイン会社の代表をしています。
今日お話しする全国選抜高校テニス大会ではチーフとして、広報やプロモーションなど大会運営すべてに関わらせていただいています。私はITやシステム担当ではないので、組織運営という観点からお話します。
全国選抜高校テニス大会実行委員会 紹介
福岡県で毎年開催され、「選抜から世界へ」を合言葉にした、インターハイと並ぶ高校テニス大会の2大大会の１つ。今回43回目を迎え、全国大会を勝ち抜いた男女46校が出場し、トーナメントでナンバーワンを目指す熱い大会。7日間の大会中は2万人ほどが観戦する大規模なテニス大会。
宮崎さん：この大会の組織は、福岡県にあるテニスの名門校 柳川高等学校の校長兼理事長の古賀賢大会会長を中心とした組織で、日本テニス協会や高体連テニス専門部の先生方、テニスに関わりの深い方々でできた実行委員会が一丸となって活動しています。福岡にある高校のテニス専門部にもご協力いただいており、審判は福岡の高校生が行うので、審判育成にもすごく力を入れています。
現在はLINE WORKSを大会のコミュニケーションツールとして使用しています。実行委員会、事務局、全国の常任委員と呼ばれる高校の役員の先生や出場校の監督、試合の速報だしなど、総勢200人近くで活用している状況です。
田中：200名！
宮崎さん：大会期間中は試合の結果を知らせる速報出しなどで高校生も使ってもらいますし、準備は1年を通してずっとやっています。その準備に関わる人は60歳を超える方もいれば、役員の方々まで本当に幅広い年代で使わせて頂いています。
3月の大会が終わったあと、すぐに準備に取り掛かるので休憩はまったくないです（笑）毎日のように実行委員会とのやり取りでLINE WORKSを使っています。
アナログな連絡手段、届いてるか不明な情報共有
田中：LINE WORKSを導入する前はどのような運用をしていたんですか？
宮崎さん：グループウェアも全くなく、そういったものを活用しようという考えもありませんでした。
ですので、メールや電話といったアナログな連絡方法を活用していましたね。会長や事務局長、実行委員長など主要な方とアドバイザーが、「今後どうする？」「実行委員会の議案どうしましょう」と個別にメールや電話でご意見を伺っていました。事務局に対する作業依頼や進捗の確認も同様です。
田中：相当大変だったのではないですか？
宮崎さん：問題点は山ほどありまして（笑）メンバーが多く、情報の伝達が大変でした。多忙な学校の先生方も多く、なかなか返信が来ない方もいらっしゃって、最初はすごく戸惑いました。先生によってはやっと連絡がついて返信が来たかと思えば「はい！今見ます！」と全く悪気のない明るい方もいまして...。メールを見て自己完結という方もすごく多くて、必要な情報が本当に届いているのかすごく不安でしたね。
また、実行委員会は毎年100人くらいメンバーが変わります。毎年の地区大会で全国選抜高校テニス大会の出場権を獲得して出場してくる高校の監督の立場からすると、細やかなコミュニケーションが取れていない状況。実行委員会と監督とのコミュニケーションの距離が遠かったり、迅速な情報共有ができない点が本当に大きなハードルでした。
先生方は部活もやっていて本当にお忙しい中でも運営に協力してくださっていると理解しているので、ご負担がないようにどうしたらいいのかなと悩んでいました。
連絡の効率化、運営がすごく楽に
田中：LINE WORKSを導入されて、業務に変化はありましたか？
宮崎さん：導入後は多忙な先生方との連絡がスムーズにできるようになり、ムダな時間がなくなりました！グループトークごとへの一斉送信や、パソコンだけでなくスマホでも情報を見ることができるので、休憩時間に気軽に確認することができるようになりましたね。
また個人ベースで既読確認ができる点は本当に大きな問題解決になりました！未読者は追加連絡ができるので、連絡の効率化が実現して運営がすごく楽になりました。
年5回の現地会議から、毎月のオンライン会議に。運営関係者のコミュニケーションが活性化
田中：情報共有の効果は他にもありましたか？
宮崎さん：導入前は全国の役員が福岡に集まって会議を行っていたんですが、交通費や宿泊費などで予算的にも厳しくて、年に5回程度だったんです。まずは個別にメールや電話で連絡していたのですが、コミュニケーション不足を感じていました。「もっとスムーズにより良い大会にするための話し合いをしたい！」と常に思いました。
今はLINE WORKSのビデオ通話で毎月のようにオンラインで集まって会議をしています。分科会も盛んに行われ、コミュニケーションの質が格段に上がりました！今は大きな輪の熱いコミュニケーションになったなと思っています。みんなの意見を聞くことはすごく大事です。大会をより良くするためのみんなの意見を集約することにも役立っています。
大会開催時のリアルタイムな情報伝達
田中：大会期間中はどのような効果がありましたか？
宮崎さん：テニス大会なので、試合速報というのを大会の公式アプリの方で出しています。今までは各方から試合結果の報告をトランシーバーで本部に連絡しておりましたが、聞き間違い等がありミスが発生していました。トラブル発生時は担当者に電話をするか、大きな会場で本部まで走って直接報告にきたり、時間がかかっていました。
速報でもLINE WORKSを活用したところ、効率がすごく良くなりました。
LINE WORKSのトークを使って試合結果を発信する時、日頃から使い慣れたLINEと同じUIなので打ち間違いがほぼなく、また発信前に自分の目で確認することができます。受け取る側は、16インチのテレビにLINE WORKSのトーク画面を表示して、各コートから届いた結果を確認するのでミスが激減しましたね。情報共有のリードタイムも短縮され、正確になりました。
16インチのテレビにLINE WORKSのトーク画面を表示して、試合結果を確認している様子（引用：https://line.worksmobile.com/jp/blog/staff/20190415/）
LINE WORKSを最大限活かす方法「組織の問題から活用方法を考える」
田中：大会にとってLINE WORKSを最大限に活かすための大切なことは？
宮崎さん：今ある組織の問題から活用方法を考えることだと思います。
「こういう機能があるから、こうしよう」ではなく、「この問題を解決するには何をどういう風に使うか」と考えることが大事です。
また、我々の場合は全国のお忙しい先生方や各種団体の代表の集合体で幅広い世代なので、負担だと感じさせない加減を見ながらLINE WORKSをすこしずつ活用し、大きな成果を得たと考えています。
組織の問題解決のためのツールという認識の上、焦らずゆっくりとご活用いただけますと、最大限活用できるのかなと思います。
田中：宮崎さん、貴重なお話ありがとうございました。
本稿ではイベントの一部の内容を紹介させていただきました。宮崎さんの発表資料はこちらをご覧ください。
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