Amazon販売初心者必読！納品書・請求書の保存期間とルール
【重要ポイント解説】 納品書・請求書の保存期間と税務管理
こんにちは♪
確定申告の真っ最中ですね！
リリィは、今年は初めて1月中旬には税理士さんへ会計書類渡せたので、初めてこの時期余裕です 笑
そんな申告にも関係する、
納品書・請求書について、保存期間があると知ってましたか？
メーカーや卸問屋から仕入れると当然、納品書・請求書をもらいます。
ビジネスを始めたばかりの方、特に 主婦や副業を考えている方 にとって、 納品書や請求書の保存期間 はなかなか意識しにくい部分かもしれません。
しかし、 税務署の監査対策 や、 経費管理 をしっかり行うためには、書類を適切に保存することが欠かせません。
今回は、「納品書・請求書の保存期間 に関する基本的なルール」を分かりやすく解説します。
特に、これから Amazon販売 や 個人事業主や副業 としてのビジネスを考えている方に必見の内容です！
せどり販売でも対象になる条件
Amazon以外でも、せどりでメルカリ販売などのフリマサイト販売、オークション販売をしている方も、繰り返し継続的に利益を得る目的で販売しているのであれば営利目的ですので、売上20万円を超えると確定申告の対象になり、書類保存も知っておいかなといけないですよ〜
【納品書・請求書の保存期間は「7年間」】
ビジネスにおいて、 納品書や請求書 は、商品の仕入れやサービス提供の証明としてとても重要な書類です。この書類は、税務署 によって 「帳簿の証拠書類」 として扱われます。そのため、税務署の調査に備え、一定期間保管する必要があります。
保存期間の目安：
納品書や請求書 の保存期間は、基本的に 7年間 です。税法上、 7年 は税務調査で遡って確認することができる期間として定められています。
重要ポイント：
保存期間を守らない と、経費として認められなかったり、税務調査の際に不利になる可能性があります。
税務署の確認がある際に、取引の証拠として必要なため、必ず保存しておくことが重要です。
【保存方法：紙と電子データ、どちらも対応】
納品書や請求書を紙で保管する場合、紛失や破損を防ぐために、しっかりと整理して保存しましょう。
ファイルやバインダーを使って、日付順やカテゴリ別に整理しておくことをおすすめします。
【2022年1月から電子帳簿方施行】
また、最近では 電子帳簿保存法 が適用され、メールなどでメーカーや卸問屋など取引先からメールで添付された、納品書や請求書は 電子データ で保存しないといけません。
つまり、電子データで来た書類は、紙に印刷するだけは無効。
データー上で保存する。
データー保存+紙保存はOK！
※保存方法に関しては、YouTube動画などで色々税務関係に詳しい方々が配信されてるので、ご覧ください。
「電子帳簿保存法 わかりやすく」
と検索すると色々動画出てきます
保存方法のポイント：
紙保存: 紛失しないように、書類をファイリングする等してきちんと保管。
電子保存: 電子データで保存する場合は、電子帳簿保存法に基づいた保存方法を確認しましょう。
保存期間を守らないとどうなる？
万が一、保存期間内の書類を廃棄してしまうと、税務署から 罰則 を受けることがあります。また、経費として認められない場合もありますので、保存を怠ることのないようにしましょう。
保存期間を守らないリスク：
罰則: 税務署から過去の書類の提示を求められた際に、提出できない場合、ペナルティが科せられる可能性があります。
経費の不認定: 提出した証拠書類が不足していると、経費として認められない場合があります。
保存期間が過ぎた書類の扱い方
シュレッダー
小規模な事業の方
機密情報・重要な個人情報を扱う書類などでければ、シュレッダーを使っている企業が多いです。
溶解処理
機密情報や個人情報などを扱う場合、溶解する業者との契約が必要なので、コストはかかりますが、溶解後には証明書も発行されるため、より安全に書類を処分することができるので
書類の量や書類に応じて、自社に合った処分方法を選択しましょう。
電子データの場合は復元できないように、完全にデータを削除するだけで処分が完了です！
知らなかったでは済まされない
ビジネス未経験者や 副業 の方々でも、納品書や請求書の保存をしっかり行うことで、将来のトラブルを防ぐことができます。税務署との関係をスムーズに保ち、安心してビジネスを運営するために、以下の点を意識しておきましょう。
こまめに整理: 書類が溜まる前に整理して保管しておく。
デジタル化: 書類をスキャンしてデジタルで保存しておくと、場所を取らず、整理が楽になります。
定期的な確認: 7年以内に保存期限を迎える書類をチェックし、必要なものを確認しておく。
【参考リンク】
帳簿保存法について
https://www.yayoi-kk.co.jp/seikyusho/oyakudachi/delivery-note-02/
国税庁：電子帳簿保存法Q&A（一問一答）
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/1831.htm
動画なども色々出ているので、検索してみてくださいね♪
【まとめ】
納品書や請求書は7年間保存することが義務です。
期間を過ぎてない書類を捨てると、税務署の監査に備えられなくなる可能性があるので注意。
商売をするなら、会計の知識も必要不可欠！
事前に知っておくと、後で後悔することはないのですよ(^^)