新潟フェスin台湾をやってみた感想〜準備編〜

おはようございます。
8月9日金曜日
木曜日かと思って携帯みたら、金曜日でした。

やっと昨日の朝方に会社の決算申告が終わって、
とても解放感に溢れつつ、まだ自分の中で完了していない新潟フェスのことをやらなきゃなと思って、会社のホームページに手をつけて、
会社のホームページには書きづらいなってことをnoteに書いていきたいと思います。
色んなトラブルとか、大変だったことが大量すぎて、シェアしていきたい。
新潟フェスにかかった経費とかも。あと自分の実力のなさとか。

7月18日に無事、新潟フェスを終えて、片付けして、
7月19日の深夜便で、韓国経由で成田着→新幹線に乗り換えて
7月20日の夕方に燕三条に着きました。

春頃から企画し始めて、そもそも準備期間が短い中で、
リチャードとできることを全力で進め、
期間中にはばったばたの、予想にもしない小〜大規模なトラブルが無数に発生し、
喧嘩もあり、ショッキングなこともあり、色んな人を巻き込んだ
イベントとなりました。

準備編ということで、最初なにをしていたか整理してみます。

３〜４月頃
スプレッドシートの「新潟フェス構想」というタイトルのファイルをつくって、
新潟フェスをなぜやりたいのか、どこでできるのか、出店方法というリストを作りました。
これをリチャードにみせて、リチャードが出展場所を探してくれました。
私も台湾に行った時、知人が紹介してくれた場所や、リチャードと一緒にめぼしい場所へ見学へいき、毎日多くの人が訪れるショッピングモールに決めました。
また、出店者のみなさんの広告効果をどうやったら高めることができるのか、
私の最終目標である台湾のみんなに新潟を最大限楽しんでもらうということに近づけるのかということを重点的に考えました。
リチャードとは週1回以上打ち合わせする時間を作りました。
SOYAMAXさんのご好意で、新潟フェスのロゴを作っていただきました。

４月末
出店者、広告出店者の募集を開始

開催から２ヶ月切った中で、約３０の出店者様にお申込いただくことができました。
いつもお世話になっている方、企業様からご参加いただけたので、初めての開催でも、私もとても心強く、とてもありがたかったです。

５月

・出店者様の中国語紹介のチラシを作成
Canvaにて共有ファイルを作成し、新潟フェス用のPOPテンプレートを出店者様にシェア。
皆から商品や企業の紹介を日本語でまず作成していただき、こちらで中国語に翻訳しました。
・新潟フェスカードの作成
新潟旅行にきた際の限定特典を用意し、カードについているQRを読み込むと出店者の限定特典リストが見れる様にデザイン。
・ホームページの作成
リチャードに新潟フェスのホームページを作成してもらいました。
・インスタ、FB
SNSでは、出店者様の情報やイベントの情報を更新しました。
・バイトの募集
・出店料の徴収、出店商品の管理など
出店者の皆様からは、広告料と販売出店料をいただき、開催費用に充させていただきました。
皆さんの出店商品の種類、内容や重さをリストにして、どのように輸送するか選定しました。
・飲食品の検査
台湾輸入のための飲食の検査がとても大変で、これによって出店をやめた企業様もいらっしゃいました。
税関を通す前に、食品成分分析会社で検査してもらう必要があります。費用もとてもかかります。ただ、日本の成分分析会社で検査するよりは、台湾の会社に依頼した方が2/3〜半額ほど安く検査が可能です。
リチャードに現地でのレジのバイトさんを探してもらいました。
・輸出入の会社を探す
燕三条付近から、台湾へ輸送してくれる会社を探しました。
今回は中越運送さんにお願いしました。
・日本から台湾への荷物発送（飲食編）、インボイス作成
初回台湾輸入飲食物は、税関で検査があるため、５月末に船便で出荷。
ところがこれが予想以上のトラブルになりました・・・これはまた後編にて。。
・新潟Tシャツのデザイン、発注、予約販売
新潟出身の書道家、Soyamaxさんに協力していただき、新潟フェス限定Tシャツをデザインしていただきました。
新潟県人会や出店者へ予約販売を行いました。
・新潟フェス限定グッズ作成
新潟の特徴がありながらも、日常使いできる新潟グッズがほしくて、
絵本の店omamoriの店長であるまるのさんと相談しながらデザインを描いていただきました。
今回はトートバッグを４種類製作することにしました。

６月
・Canvaで作成したPOPデザインを小冊子にするため、印刷会社に依頼（台湾現地にて）
・フェスカードの印刷依頼（台湾現地）
・出店者の皆様の商品受取→発送料金計算→台湾へ発送
・インボイス作成
雑貨などの飲食以外の商品は、６月に飛行機でまとめて発送しました。
商品の種類がとても多く、インボイスは何回もやり直してとても時間がかかりました。
６月１１日ごろ物流会社に渡しましたが、これまたトラブルの１つが後々発生します。。。T-T
・出店レイアウト決め 
みなさんの商品の個数や大きさにもとづき、どのぐらいのディスプレイサイズが必要なのかを確認、どの商品をどこに配置するのかを考えました。
ブースは大体４m＊９mほどの大きさと聞いていましたが、
これまた搬入時に変更がありました・・・

イベントがある日ない日、出店者がいる日いない日に合わせて
都度レイアウト変更が必要になり、これもまた悩ましいところでした。

さて、６月１７日、台湾へフライトです。
〜台湾編に続く〜