議事録の取り方

こんにちは、りきまるです。
議事録を取るときに自分で気をつけていることをここに記録しておこうと思います。主にリバネスのインターン時代に学んだことですが、その後もずっと役に立っていることです。

初見の人が読んで理解できないと意味がない

議事録は会議の内容を記した活字の記録です。
まず大前提として、これは会議に参加した人だけを対象にしているのではなく、参加していない人も対象になります。なので誰もがその会議の内容を把握できるように書き記さなければいけません。
そのためには必然的に下記のような会議自体の概要も必要になりますが、これらは会議が始まる前までに出来上がっているのが望ましいです。

• いつ行われたか

• どこで行われたか

• 誰が参加したか

• 会議の目的は何か

• 議題は何か

また発言を記録するスペース、質疑応答を記録するスペースなどあらかじめ議事録のデザインを作っておくと格段に録りやすくなります。

誤字脱字は一旦スルー

いざ会議が始まったら油断はできません。議事録係に合わせていたらスムーズな進行ができないので、話はどんどん進んでいきます。
「誰が、何を、どうするか」、主語述語に注意しながらまずは流れに取り残されないよう走り書きでついていきます。このときに誤字脱字を丁寧に修正しているとあっという間に追いつかなくなるので無視しましょう。漢字が違う程度なら後からでも余裕で修正が効きます。

発言をそっくりそのまま書き写さない

しゃべり言葉をそのまま文字にしても読みにくいことこの上ないので、できる限りその場で要約しながら記録していきます。このとき、主語述語がないとよくわからなくなるのでそこだけは逃さずに記載しましょう。

清書まで行う

初見の人でも理解できる内容にしておくということは、当然上記のように会議中に走り書きでその場でメモった程度のものでは「議事録」とは言えません。会議中はリアルタイムでの発言になるので表現が適切ではないことも多々あります。日本語が変だとしたら修正すべきだし、ある程度読みやすいように内容を整理する必要があります。
ただし、意訳のし過ぎには注意が必要です。そのために、議事録係がいると言えど完成したあとには会議の参加者に確認をしてもらう必要も出てきます。議事録係はあくまで率先して議事録を作成するだけであり、議事録の完成には参加者全員が関わるべきです。ここで注意が必要なのは議事録係以外の人間はあくまで確認するだけであり、直接加筆修正しないようにすることです。理由は知らない間に内容が変わってしまうことと、誰が加筆したのかわからないところです。もし本人に加筆してもらう場合はドキュメントのコメント機能を使ってもらうか、修正の内容を議事録係に共有してもらう、文字の色を変えてもらうなどするようにしましょう。

また例えば話題が変わったあとにまた再び前の項目に対して意見が飛んだとしても、ありのままの順番で記録するのではなくトピック毎にまとめて記しておいたほうが後から参照しやすいです。

必ずその日のうちに完成させる

清書するとはいえ、後日時間を取ってじっくりやるのはかえってオススメしません。情報はナマモノなので、時間の経過とともにどんどん記憶が不鮮明になります。70点でいいので必ずその日のうちに完成させ、参加メンバーに共有し確認とコメントも入れてもらいましょう。理想としては会議終了後その手で清書まで行ってしまうと自分も周りも楽です。

最近はめっきり議事録を取ることが少なくなりましたが、いつになっても役立つスキルです。特に新入社員等、議事録係に抜擢されやすいときにわかりやすい議事録を素早く作れるとそれだけで評価が上がることは間違いないでしょう。そして何より、自分が1番その会議の内容を理解する事ができます。回数を重ねるうちに上達するスキルでもあります、皆さんの議事録ライフに幸あれ！