残念な職員会議に足りないもの　#135

これまでに職場で何度となく経験してきた会議は、基本的にその時間になってはじめて、議題が明らかにされるということが多かった。

会議を情報解禁のタイミングとして、決定事項を知らされる、ということももちろんある。
初出しにする意図がある場合はともかく、会議参加者の意見を聞き、話し合いをしたい場合は、事前にフリをしておくことが大事だと考える。

比較的最近経験した会議のパターンは2種類あって、

普段は現場にはあまり入らない管理職Aさんの会議は、
シナリオをを作って、時に状況確認を交えながら行い、最後に1人ずつ考えを述べさせるが、あまり建設的な意見が出てこない。
「特にありません」「大丈夫です」と答えられることが多い。

Aさんは、職員の声に対し、本質とズレている時には、相手をしなかったり、それは「今する話でない」と却下しがちだ。
職員は、現場をわかってない人に意見を言っても受け止めてもらえないなら、不快なだけで、その場を平穏にやり過ごしたくて表面的な話ししかしない。
何故相手にしてもらえないのかを考えて、工夫するという流れがうまれるとよいし、おそらくAさんは、それを期待しているだろうけれど、実際にはなかなか難しい。

基本的に現場のプレーヤーで、職員や児童との関わりも濃い現場リーダー的な存在のBさんは、決まった流れ通りに進めるけれど、時間がかかる割に中身がない。
「そうやんねー、でもさー〜〜〜」
「そんなこと今さら言われてもねー」
話が一向に進まない。

Bさんの場合は、時間を割いてわざわざ集まってする話しではない、と思うことが多かった。

資料を先に配り、それぞれが目を通してから会議を始めるようにしてみては？？と提案してみた。
自分の意見やアイデアを先に考えておいてもらうと、時間を効率的に使えると思ったのだ。

すると、
事前に段取りする時間の余裕がない。
普段なかなか、みんなでゆっくり話す機会がないから、(私が減らそうと提案した時間さえも)コミュニケーションの時間として必要だ。
と、一蹴された。

その時間は、会議ですることではなく、普段のコミュニケーションで済ませておきたいなと思う。

Aさん、Bさん、そしてその場に居合わせた私も含めて、やはりコミュニケーションが課題なのだなと痛感する。

1on1ミーティング(上司と部下が1:1で行う対話)が必要だなと思う。
現状、声を上げる人の話は聞いていても、自分からは話さない方、静かな方との対話がなかなか出来てない。
喋る人はともかく、あまり喋らない人が何を思っているかを、知っておくことは組織がひとつのチームとして機能するうえで無視できない部分だ。

会議は一方的に何かを伝える時間でも、結果に結びつかない雑談する時間でもない。
限られた時間でいかに時間を無駄にしない工夫が必要だ。

そのためには、会議をゼロベースで始めないということを意識しておきたい。
事前準備は会議を進行する人だけでなく、参加する人にも必要だ。

何かを決めたい、意見を聞きたい時には、事前に資料を渡すなどして、告知しておく。

わかりにくい部分はないか？
補足することはないか？
目標に向かってコマを進められる。

会議の話ではないが、私がこれまでに参加してきた研修では、申し込んだ時点で、申し込んだ理由や今困っていることをアンケートで書かされるとこが多かった。
これは、講師だけでなく、受講者にとってもすごく重要なことだと思っている。

受講者は、自分がなぜ学ぼうと思ったのかという部分を自分の言葉で再確認できるし、講師側は、受講者の本音を知ることで、研修で取り上げる内容で熱量をいれる場所がわかるし、個別フォローがある場合はその方向性もみえてくる。

時間を効率的に、よりクリエイティブなものにするためには、事前準備と日頃のコミュニケーションが大切だと感じている。