＃３【体験談】効果的に上司に意見を伝えたい！

こんにちは。
体験談も交えて発信をしていきます。
両立10年の私が・・・！と記事を書いていた人を拝見してすごいなぁと思っていましたが、そういえば、私、両立約15年でした・・・年季だけは入ってきてしまいました💦💦

　先日、会社の給湯室で、20代の後輩から相談というか愚痴を聞きました。
お悩みを要約すると、「今の業務のやり方についてモヤモヤしている。
やり方を変えていきたいが、どうやってやっていけば良いかわからないし、上司や周りに自分がものを申して良いものか・・・？」

そんな頃もありました・・・
仕事について、色々と悩みます。モヤモヤしてしまうのは本当に嫌です。
体験談からお伝えした内容を備忘録的にまとめてみました。

1.　なぜ仕事のやり方を変えたいのか？

　1番は「なぜそうしたいのか」をしっかり認識する必要があります。
自分が嫌だけではなく、変えるメリットが、チームや部署、ひいては会社のためになるのか？考えてみます。

2.　上司に意見をのべられない理由とは？

　後輩は、ここを何度も言っていました。
「私みたいな立場で言っても…」「私の意見なんか…」
私も以前は、そう思ってあまり発言をしませんでした。
よくよく考えるとこれを言ったら、上司はどう思うんだろう、嫌われたくないとか、波風立てると周りにもどう思われるか心配だな…と思っていました。

上司の立場もわかるようになった今、上司も自分のやり方が1番良いとは思っていなくて、より良い方法があるなら変えたいと思っています。または、そのやり方にしている上司なりの理由があります。なぜ、そのようなやり方にしているのかを聞いてみると、視野が広がるかもしれません。

3. 　上司への意見を伝える方法とは？

　まず、現状の見える化をします。現場はこうなっているという事実を伝えます。なるべく、数字で表します。
そのために、私は、昔、住所不明での郵送戻り数を数えて数値化→グラフ化したことがありました。そうすると、思ったより戻り数があるね、どうにかしなければ…まずここの対策をしよう！とか、この期間の戻り数が多いなど傾向も掴めてきます。
こうすることで、業務時間が1時間減らせます。さらに〇〇円コスト削減ができます。など・・・具体的に意見を伝えることができます。

　上記のように、わかりやすく伝えることはマストです！
効果的に伝える為の方法は色々あると思いますが、2点ご紹介します。

①はじめから大きな提案をせず、スモールステップで提案する方法
最初から全部を変えていくのは難しいことです。
段階を経て、まずはここまで・・・と実行していくやり方です。
②大きな提案をした後で、小さな要求をする方法
こちらは、比較的小さな要求を引き受けてもらいやすい状況にするために、最初に大きなお話をする方法です。

上司がどのようなタイプの人かにもよりますが、やりやすい方法で試してみてください。

4. 　仕事のやり方を変えるための具体的なステップ

①見える化をし、事実を数字でわかりやすく伝える。
②変えるメリットは、自分のではなく、相手や組織のメリットを伝える。
同時に考えられるデメリットも伝え、解決策を一緒に考えられるとベスト！

こまかい話をしましたが…
後輩には、少しでも前向きになって仕事に取り組んでくれると良いなと思っています！