【初心者向け】Googleスプレッドシートはこれだけ覚えればOK！
1. データ保存はデータベースの原則を守る
スプレッドシートを使う際は、データを整理しやすくするために「データベースの原則」を意識しましょう。
データベースの基本原則
1行につき1つのデータ（レコード）を記録する
1列につき1つの情報（フィールド）を保持する
重複を避け、一貫したデータ形式を保つ
計算結果を直接入力せず、関数を使う
例えば、顧客リストを作成する場合、1行に1人の情報を記入し、名前・メールアドレス・購入履歴などを適切な列に分けることが重要です。
わかりやすく今流行っているポケポケで例を出しましょう。
フシギダネというポケモンの情報は行（横）に情報を並べていきます。
全てのデータの格納は行で情報を格納していくということだけ覚えておけば、のちにお伝えする最低限覚えておきたい3つの関数の全てを使いやすくできます。
HPやタイプなど、1つの情報は1つの列（縦）に格納していくことも重要です。
セルの結合が嫌われるのは、集計のための関数が使えなくなってしまうことも大きな要因です。
2. 最低限覚えておきたい4つの関数
スプレッドシートには多くの関数がありますが、基本的なデータ集計や条件分岐に必要なものは次の4つです。
正直使う関数はそこまでないです。
最低限4つだけ知っておけばなんとかなると思ってます。
2-1. IF関数（条件分岐）
IF関数を使うことで、特定の条件に応じた値を表示できます。
書式:
=IF(条件, 真の場合, 偽の場合)例:
=IF(A2>=100, "合格", "不合格")A2の値が100以上なら「合格」、それ以外なら「不合格」と表示します。
わかりやすく今流行っているポケポケで例を出しましょう。
フシギダネのHPが100より大きければ強い、100未満であれば弱いという関数になります。
=if(C2>=100,"強い","弱い")
この場合は弱いというアウトプットになります。
他の行にも同じようにIF関数を反映させると、フシギバナは強いになります。
2-2. COUNTIFS関数（条件に合うデータの件数をカウント）
COUNTIFS関数を使えば、複数の条件に合うデータの数を数えることができます。
書式:
=COUNTIFS(範囲1, 条件1, 範囲2, 条件2, ...)例:
=COUNTIFS(A:A, "東京都", B:B, ">=100")A列が「東京都」で、B列の値が100以上のデータの数を数えます。
わかりやすく今流行っているポケポケで例を出しましょう。
今回の範囲はC2:C11という表記で11行目までにしましたが、C2:Cという表記にすれば、最終行まで探してくれます。（ExcelはC2:Cという表記ができませんので注意です。）
複数条件を抽出したい場合は、以下のような関数を使用します。
ちなみにCOUNTIFとCOUNTIFSという関数がありますが、COUNTIFSで全てカバーできるので、COUNTIFは覚えなくていいです。
2-3. SUMIFS関数（条件に合うデータの合計を計算）
SUMIFS関数を使うと、特定の条件を満たすデータの合計を計算できます。
書式:
=SUMIFS(合計範囲, 条件範囲1, 条件1, 条件範囲2, 条件2, ...)例:
=SUMIFS(C:C, A:A, "東京都", B:B, ">=100")A列が「東京都」で、B列の値が100以上のC列の合計を求めます。
わかりやすく今流行っているポケポケで例を出しましょう。
ポケポケではHPの合計を出すことに何の意味もないですが、このように条件を指定して合計値を出すことができます。条件付きSUM関数ですね。
SUMIFSとCOUNTIFSは似ていますが、SUMIFSの方が最初に合計したい列を書く必要があります。最初は慣れないとは思いますが、件数を数えたいときはCOUNTIFS、合計を出したいときはSUMIFSと覚えておくだけでいいです。
2-4. XLOOKUP関数（柔軟な検索機能）
XLOOKUP関数を使うと、指定した検索範囲の中から条件に合うデータを取得できます。
書式:
=XLOOKUP(検索値, 検索範囲, 戻り値範囲, [見つからない場合], [照合モード], [検索モード])例:
=XLOOKUP(101, A:A, B:B, "該当なし")A列で101を検索し、対応するB列の値を取得します。該当がない場合は「該当なし」と表示されます。
わかりやすく今流行っているポケポケで例を出しましょう。
ポケモンの名前を入れるとHPが出るようにします。
まとめ
Googleスプレッドシートを使いこなすには、まずデータベースの原則を守り、データを整理しやすい形にすることが大切です。そして、最低限覚えておくべき関数として、IF、COUNTIFS、SUMIFS、XLOOKUPをマスターすれば、ほとんどの集計作業を効率よく行うことができます。
関数の多さがスプレッドシートやExcelを勉強したいという方のハードルになっている気がします。麻雀の役が多すぎて覚えるのめんどくさくなる現象に似てる気がします。
これはExcelも同様にできますのでぜひ参考にしてください。
株式会社リバレンスでは、以下のようなサービスを展開しております。
・会社のデータ管理やExcel・スプレッドシートのめんどくさい作業をまるっと業務代行依頼
・スプレッドシートでの業務改善ツール作成
・スプレッドシート研修
30分無料相談が可能ですので、ぜひお問い合わせください。