ビジネスマネジメント：余白を作る

余白を作るが、マネジメントの基本！

私が「どうすれば、もっと、ストレスなく幸せに業務できるだろう」と悩んで、考えて見つけた方法を書こうと思います。経験に基づいた持論です。

私は新卒で会社に入り、会社や社会のことを何にもわからないまま現場に入り、なんとか評価をもらえて、リーダー・相談役となっています。
そんな私が見つけたビジネスマネジメントの基本が「余白を作る」です。

「あの人に相談するのは後回しにしたいなぁ」って思うとき、ありませんか？
「あの人は頼りになる！」って相談しに行きやすさを感じたことはないですか？
日々の業務でも、トラブルや障害といった緊急事態でも、自分自身・チームが円滑に回るようにするために必要なことが「余裕を作る」です。

「あの人は余裕そうだなぁ」の余裕という単語がやや悪い印象を与えると思いますので、余白と置き換えてみます。

余白を作る！これが私が仕事やプライベートに忙殺されながらも実践し、また立ち戻ってくる基本です。

余白とは？

ここでの余白とは次の三つに分解できます

• 時間の余白

• 能力の余白

• 気持ちの余白

「時間の余白」を言い換えると「計画の空き時間」です。
大なり小なり業務計画をする場合、必ず空き時間を作るべきです。
多くの新人社員だった方が経験があると思いますが、一日のスケジュールを立てても計画を完全に完遂したこと少ないですよね。
「思ったより、難しかった」「上司からランチに誘われてしまった」「話しかけられて対応に時間がかかった」などなど理由は様々です。
私が書いていた新卒の日報はその日の予定と実績が書いてあったのですが、大分、差分がありました。そして、その差分は自分が出来ない人間だという証明に見えて仕方がなかったです。

「業務時間の二割を余白にする」を私はおすすめします。
完璧主義を目指す必要はないので、時間の余白は日々の状況（忙しさ、体調など）やあなたの立場に合わせて調整は可能ですので、あなたにあった割合を見つけてください。

私がチームリーダーとなり、「さあ、頑張るぞ」と計画したある一日は時間の余白などなかったので、相談を受けたり、障害対応で計画倒れになりました。計画したからには残業してても遅れを取り戻したいと無理を続けた結果、システム障害を起こす時もしばしば……。そんな時、プロジェクトマネージャーである先輩のピヨさん(勿論、仮名)から「リーダーは差し込みで会議や相談を受けるし、八割の仕事の予定がちょうど良いよ。それに仕事は無限にあるから暇になることはないから安心して良いよ」と助言をいただきました。
時間の余白は業務時間の勝手な短縮と思われそうですが、計画が終わっても別の仕事は必ず目の前にあります。ピヨさんのいうとおり実際ありました(笑)

また自分以外のメンバーやチームも余白時間を用意する必要があります。自分以外の人の裁量範囲ですが、自分から誰かに依頼をするときに余白時間を用意しておくやり方がおすすめです。
人によっては「信用されてない」と受け取られる可能性もあるので、コミュニケーションは気をつける必要があるので、相手に伝えるか、相手が遅れても問題ないように自分の計画上で用意するかは臨機応変に。

さて、「能力の余白」は見積もりの力が必要になることを先にお伝えしておきます。
与えられた仕事に対して、あなたが期日までに完遂できるかを見積もる必要があります。企画書を作ること、システムを作ること、メンバーや取引先とコミュニケーションすることなど見積もりには「能力」を考慮するはずです。能力を全てを出し切って、何も困難もなく達成することだけを見積もりとすることはせず、リスクを考慮すると思います。その見積もりのリスクを回避することが「能力の余白」となります。

急に訳のわからない話となってしまいました。ここでもう少しを深く掘り下げます。
リスク回避の手段としては「誰かの能力を借りる」「できないときのリカバリー」を用意することが多いと思います。自分の能力だけでは太刀打ちできない場合の想定をして、その手段を用意しておくことが「能力の余白」です。

あるcsvファイル形式で多数パラーメータ一が入ったデータベースを生成する業務がありました。私には随時更新されるデータ郡から必要なデータを取り出し、表にするシステムの改修が何度か求められてました。データを抽出し、計算し、表示したいデータに合わせて整形をします。様々な要因でどうしても1列のデータがうまく抽出と計算ができず、システム改修が間に合わない可能があることもあります。
( 「りんご」と表記したいのに抽出した「赤い林檎」となり、違うそうじゃないと抽出ロジックや変換方法を頭悩ませてました）
そのときの「能力の余白」は「自分よりも能力のある先輩に早めに相談する」もしくは、「csvファイルだから1列分は出ていれる」です。前者は他者の能力を借りて、後者は目的達成のために別の手段をとったということです。
( ちなみに手入力でcsvファイルを書いたあと、後日ちゃんとシステム改修しましたよ）

自分以外の相手に依頼をするときもその人の能力の最大限発揮した結果、うまくいかない場合や期日に間に合わない場合のリスクを考慮して自分が助力する、他の方法を用意しておくと、いざ問題となる前に仕事をやり遂げることができると思います。

次に「気持ちの余白」について話します。
仕事をやる気やコンディションで左右されるな、と言われるかもしれないですが、人間余裕がない時はどうしてもミスをしてしまったり、会話がおざなりになったりします。
ビジネルマネジメントとしては、「気持ちの余白」を積極的に作り、保つことを推奨します。逆に言えば、「気持ちの余白」がないときに仕事はしちゃダメです。普段は発生しない問題の原因になることが多いです。

では、気持ちの余裕とはなんでしょうか。具体的には以下のことが気持ちに影響してくるはずです。

• 生理的欲求が起因

• 人間関係が起因

• 体調変化が起因

睡眠不足であれば作業効率がもちろん落ちることでしょう。人間関係で悩みがあれば頭の中でぐるぐると考え続けてしまうはずです。頭やお腹が痛く何も対処をしてなければ、前者の二つと同じようにあなたを苛むことでしょう。

また、自分以外の相手に対しても「気持ちの余白」か確認し、フォローすると良いです。チームで旗振り役をしているときの私は「できるだけ長く、継続的に最高のコンディションを持ってほしい」と思っており、そのために時間を使うことは必要な投資です。また私の個人的の気持ちとしては一緒に働く人にはいつまでも幸せでいてほしいです。この幸せを願うにも私は「気持ちの余白」が必要な人間です。

余白があれば余裕を保てる

 溺れている人が別の人を気遣うことは稀なことでしょう。まず、自分の安全を確保してから、誰かに助けを伸ばした方がもちろん良いはずです。
誰かが溺れていればすぐに駆けつけ手を伸ばし、自分の能力が足りなければ他の人を呼びます。平常心を保てていれば、優しい言葉で励ますこともできます。

忙殺される前に、まずは余白を準備すること！