[ミーティングx構造化] みんなの考えを聞くとファシリが楽になる
ミーティングのファシリテーションって難しいですよね。いい場にしようとしたらもっと深く掘り下げた方がいいんだろうけど、みんなの時間も効率的に使わないといけないし、、考えることはたくさんあります。途中まではシミュレーションできてたんだけど、具体的な話になって急に話が進まなくなったり、思わぬ角度からの質問で頭が真っ白になったり。
そもそもミーティングにアジェンダを持ってきている時点で、ただの事後報告や共有でも無い限り、参加メンバーの知恵が借りたいわけなんですよね。
こういう時、最近は「とりあえずここまでの話について何かありますか？」とすごく雑に振って Balus に出してもらう(~付箋に書いてもらう) & 一人ずつ教えてもらうのをよくやってます。これめっちゃいいのでみなさんにも是非試してもらいたいんですけど、何でいいのかあんまり分かってなかったので考えてみました。
1.時間が稼げるので俯瞰できる
ファシリって場を少し遠くから見てないとうまくできないと思うんですけど、こういう「どうしようかな？」って時って「自分が決めなきゃ、何か言わなきゃ！」ってなってすごく流れの中に入っちゃうんですよね。
そんな時に「とりあえず 2 分取るのでみんな書いてみて」と言えると一旦流れから自分を剥がせるので冷静になって仕切り直せます。
2.みんなもじっくり考えることができる
アウトプットが大事、というのはよく言う話ですが、ミーティングでもインプットばかりではアジェンダの内容を消化するのは難しいです。時間を取って一度書き出してみることで「自分はどう考えたか」「何が分かっていないか」「何を知りたいか」を改めて俯瞰してみることができます。
他の人が書いている内容を見ながら気づきを得られるのも大きいです。
3.同じ絵を見ながら話ができる
Youtube などの討論番組を見ていると話の本筋がどっかいっちゃうことありますよね。人間ってそんなに色々なことを覚えていられないので、口頭だけで話してたらそりゃ当たり前の話なわけです。書き出してもらってそれを見ながら話すことで、指差し確認しながら話せるし、さっき言ってたことにも簡単に立ち戻れます。めっちゃ安心。
4.みんながどう感じているのか分かるからファシリが楽になる
フィードバックが無いと「これひょっとしてみんな最初の方でつまづいてるんじゃないか？」とか「実は反対だけど様子見してるだけでは？」みたいに感じてビビったり、頑なになったりしちゃいますよね。みんなの考えが分かるとこういう幻想が無くなって、本当に楽になります。メンバーにも振りやすくなります。
書いていて改めて思ったんですけど、これってミーティングでやりたいことそのものですよね？
場の目的/アジェンダに対して、参加メンバーの暗黙知がたくさん出てきて、新しい発見がある、それがこんなにお手軽にできるとは！この話は直接は構造化と関係してないように思えますが、構造化するためにはその基になる情報や事実が必要なので、実は結構深く繋がっていると思ってます。その辺の話もまたどこかで共有できたらいいですね。
最後に「やってみたいけどちょっと怖いな」という人のために、勇気を出す Tips を少しだけ紹介して終わりにします。
みんな「関心が無い」のではなく「きっかけが無い」だけで、思ってることは結構色々あります！
「分からない」とか「感想」とかでもいいので何か書いて下さいー、など書いてもらうためのハードルを下げるとみんな意外と書いてくれます！
書いてくれた人にはめっちゃ感謝して、内容をポジティブに取り上げると次からも書いてくれます！
弱音を吐いたり、自分でも「ここが分からない」など書き出してみましょう、みんな意外と優しいことがわかります！
意図を説明して「私がやってみたいんです、みんな付き合ってくれませんか？」と言えば反対はまずされないです、やってみましょう！
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