ビジネス英語：会議に関わる効果的なビジネスライティング
グローバル化が進む今日のビジネスシーンにおいて、会議を成功させるためには、英語での効果的なコミュニケーションが欠かせません。会議の招待状、議事録、アジェンダを効果的に書くことで、会議を円滑に進め、目的を達成するための大きな違いが生まれます。
まず、招待状から説明しましょう。会議の招待状は、会議の目的、日時、場所などを明確にすることが重要です。
以下は、不適切な会議招待メールの例です。何が問題なのかわかりますか？
Dear all,
We will be having a meeting next Monday at 10am. Please come to the conference room on the third floor.
Thanks.
みなさまへ、
来週の月曜日、午前10時からミーティングを行います。3階の会議室までお越しください。
ありがとうございました。
問題点に気づかれましたか？このメールでは、会議の目的や議題が明記されていないため、参加者が準備するのが難しくなっています。また、誰が出席すべきなのか、なぜ招待されたのかについても触れられていません。
もっと良い例を見てみましょう。
この会議の案内状は、より明確で情報量が多い。目的、議題、出席者、理由などが明確に示されています。また、出席できない出席者にも明確な指示を出しています。
Subject: Invitation to discuss new project proposal
Dear Mr. Tanaka,
I would like to invite you to a meeting to discuss a new project proposal. The meeting will take place on Monday, April 10th at 10am in the conference room on the third floor.
The purpose of this meeting is to discuss the new project proposal and to gather feedback from key stakeholders. The attendees for this meeting include yourself, Mr. Sato, and Ms. Nakamura.
Please let me know if you are able to attend. If you are unable to attend, please provide feedback on the proposal via email before the meeting.
Thank you for your attention and I look forward to seeing you at the meeting.
Best regards,
John Smith
件名 新プロジェクト提案の検討のお誘い
田中さんへ、
この度、新企画提案の打ち合わせを行うことになりましたので、ご案内申し上げます。会議は4月10日（月）午前10時から、3階の会議室で行われる予定です。
このミーティングの目的は、新しいプロジェクト案について話し合い、主要なステークホルダーから意見を集めることです。このミーティングの出席者は、あなた、佐藤さん、中村さんです。
ご出席いただける場合は、ご一報ください。ご出席いただけない場合は、ミーティング前にメールにて企画書へのフィードバックをお願いいたします。
ありがとうございました！会議でお会いできるのを楽しみにしています。
よろしくお願いします、
ジョン・スミス
次に、議事録について説明します。議事録とは、会議で議論され決定されたことを記録したものです。決定事項、実行事項、フォローアップの必要性などが記録されるため、重要です。
ここに、不適切な議事録の例を挙げます。何が問題なのかわかりますか？
Meeting Minutes - Project Meeting - April 10, 2023
Attendees: John Smith, Mr. Tanaka, Mr. Sato, Ms. Nakamura
Agenda:Discuss new project proposal
Minutes:
The attendees discussed the new project proposal.
会議録 - プロジェクト会議 - 2023年4月10日
出席者です： ジョン・スミス氏、田中氏、佐藤氏、中村氏
アジェンダ新企画の提案について議論する
議事録：
出席者は、新企画案について議論した。
問題点に気づかれましたか？この議事録は不完全で、議論されたこと、決定されたことに関する有益な情報を提供するものではありません。また、アクションアイテムやフォローアップタスクも含まれていません。
もっと良い例を見てみましょう。
Meeting Minutes - Project Meeting - April 10, 2023
Attendees: John Smith, Mr. Tanaka, Mr. Sato, Ms. Nakamura
Agenda:Discuss new project proposal
Minutes:
The meeting started with a review of the project proposal presented by John Smith. The attendees discussed the feasibility of the proposal and brainstormed potential risks and opportunities.
After a thorough discussion, the attendees agreed on the following action items:Mr. Tanaka will review the financial projections and provide feedback by April 17th.
Ms. Nakamura will research potential vendors and provide a shortlist by April 24th.
Mr. Sato will draft a project plan with timelines and milestones by May 1st.
John Smith will follow up with all attendees to confirm their action items and provide additional information as needed.
The meeting concluded with a summary of the action items and a reminder of the next steps.
会議録 - プロジェクト会議 - 2023年4月10日
出席者です： ジョン・スミス氏、田中氏、佐藤氏、中村氏
アジェンダ新企画の提案について議論する
議事録：
ミーティングは、John Smithが提示したプロジェクト提案のレビューから始まりました。出席者は、提案の実現可能性について議論し、潜在的なリスクと機会についてブレインストーミングを行いました。
徹底的な議論の末、出席者は以下のアクションアイテムに合意した：田中氏は財務予測を検討し、4月17日までにフィードバックを行う。
中村は、ベンダー候補を調査し、4月24日までにショートリストを提供する。
佐藤氏は、5月1日までに、タイムラインとマイルストーンを含むプロジェクト計画を作成する。
ジョン・スミスは、出席者全員にフォローアップを行い、アクションアイテムの確認と、必要に応じて追加情報を提供する予定です。
ミーティングは、アクションアイテムの要約と次のステップの注意事項で終了しました。
この議事録は、より詳細で有益なものです。この議事録には、議論されたこと、決定されたこと、アクションアイテムやフォローアップタスクが明確にまとめられています。この情報は、出席者が自分のタスクを把握するために、また会議に出席していない他の人が決定事項を理解するために使用することができます。
最後に、会議のアジェンダについて説明します。会議の議題とは、会議で議論されるトピックのリストです。このアジェンダは、会議の焦点と軌道を維持し、重要なトピックがすべてカバーされていることを確認するために役立ちます。
以下は、不適切な会議アジェンダの例です。何が問題なのかわかりますか？
Meeting Agenda - Sales Meeting - April 15, 2023Sales update
Customer feedback
Miscellaneous
会議アジェンダ - 営業会議 - 2023年4月15日セールスアップデート
お客様の声
その他
問題点を見つけられましたか？この会議の議題は漠然としていて、各議題について十分な詳細が記載されていません。また、誰が議論をリードするのか、どのような結果を期待するのかも明確ではありません。
もっと良い例を見てみましょう。
Meeting Agenda - Sales Meeting - April 15, 2023Sales update - John Smith
Review sales figures for Q1 2023
Discuss progress towards Q2 targets
Customer feedback - Ms. Nakamura
Review customer feedback received in the past month
Discuss strategies for addressing customer concerns
New product launch - Mr. Tanaka
Review launch plan for new product
Discuss potential risks and opportunities
Miscellaneous - All
Any other business
会議アジェンダ - 営業会議 - 2023年4月15日セールスアップデート - ジョン・スミス
2023年第1四半期の販売台数を見直す
Q2目標に対する進捗状況を議論する
お客様の声 - 中村様
過去1ヶ月にいただいたお客様の声を確認する
顧客の懸念に対処するための戦略について議論する
新製品発表会 - 田中氏
新製品の発売計画の検討
潜在的なリスクと機会について議論する
雑感 - すべて
その他の事業
この会議のアジェンダは、より詳細で情報量が豊富です。各議題の明確な説明、誰が議論をリードするのか、どのような結果が期待されるのかが記載されています。これによって、会議の焦点が絞られ、重要なトピックがすべてカバーされるようになります。
グローバル化した今日のビジネスシーンで会議を成功させるためには、英語での効果的なコミュニケーションが不可欠であることを忘れないでください。効果的な会議の招待状、議事録、アジェンダの書き方を参考に、会議を円滑に進め、目的を達成できるようにしましょう。
今週も一緒に英語勉強ありがとうございました！それではまた来週！