ビジネス英語メール - 会議後のフォロアップメールの書き方
ミーティングの後、同僚とフォローアップして、両方がミーティングについて同じ理解を持っていることを確認することが重要です。 会議後に同僚とフォローアップすることには多くの利点があります。そのうちの 1 つは、会議での発言に混乱がないようにすることです。もう 1 つは、相手の発言に関心を示し、相手の意見や考えを気にかけていることを示すことです。 最後に、会議後のフォローアップは、チームまたは会社のメンバー間に誤解がないことを確認するのに役立ちます。
ここでは、ミーティング後に次のステップやアクションアイテムを確認するためのフォローアップメールの一般的なアウトラインを紹介します。
フォローアップメールのアウトライン
メールの冒頭で、挨拶と会議への言及をする。
最初の段落では、会議の要点と決定事項を要約する。
次の段落では、合意された行動項目と次のステップを概説します。具体的に、可能であれば箇条書きか番号付きリストで列挙する。
これらのアクション・アイテムをいつまでに完了させるか、タイムラインを提示します。
相手の時間を割き、会議に参加してくれたことに感謝する。
メールの最後に、結びの言葉と自分の連絡先を記す。
続いて、フォローアップメールの重要性と、送信時によくある間違いについて説明します。また、これらの間違いを回避する方法についても説明します。
多くの人は、会議後のフォローアップに苦労しています。フォローアップ メールを送信するのを忘れるか、送信が遅すぎます。これは、出会った人との関係に悪影響を与える可能性があり、会社の機会を逃す可能性があります。
これらの間違いを避ける最善の方法は、いくつかの簡単なルールに従うことです。
フォローアップメールのよくある間違いを回避するルール
ミーティングから 24 時間以内にフォローアップ メールを送信してください
内容を短く、プロフェッショナルにする
送信相手の関心を維持するために、会議の具体的な内容について言及します
以下は、フォロアップメールの内容の一例です。
フォロアップメールの一例
Subject: Follow-up from Monday's marketing meetingHi team,I wanted to follow up on the marketing meeting we had on Monday and review the action items and next steps that were discussed.During the meeting, we discussed the following main points:
The status of our current marketing campaigns
The results of our customer survey
The proposal for a new social media strategy
As a result, we agreed on the following action items:
Sarah will create a report on the results of the customer survey and share it with the team by next Friday.
Jake will create a rough draft of the social media strategy and present it at the next meeting.
The team will brainstorm and come up with a list of potential influencers to work with for our next campaign.
These action items should be completed by the date listed above.Thank you for your time and participation in the meeting. If you have any questions or need further clarification on any of the points discussed, please don't hesitate to reach out.
Best regards, [Your Name]
件名 月曜のマーケティング会議のフォローアップこんにちは、チームの皆さん。月曜日に行われたマーケティング会議のフォローアップと、議論されたアクションアイテムや次のステップについて確認したいと思います。このミーティングでは、主に以下の点について話し合いました。
1. 現在のマーケティングキャンペーンの状況
2. お客様アンケートの結果
3. 新しいソーシャルメディア戦略の提案
その結果、以下のアクションアイテムに合意しました。
1. サラが顧客調査結果のレポートを作成し、来週の金曜日までにチームと共有する。
2. ジェイクは、ソーシャルメディア戦略のラフを作成し、次回の会議で発表する。
3. チームはブレーンストーミングを行い、次回のキャンペーンに協力するインフルエンサーの候補者リストを作成する。
これらのアクションアイテムは、上記の日付までに完了させてください。お忙しい中、ミーティングにご参加いただき、ありがとうございました。ご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
よろしくお願いします。
[あなたのお名前］
最後に、フォロアップメールのテンプレートを添付します。ぜひご参考にしてください。
Subject: Follow-up from today's meeting
Hi [Name],
I wanted to follow up on the meeting we had today and review the action items and next steps that were discussed.
During the meeting, we discussed the following main points:
- [Point 1]
- [Point 2]
- [Point 3]
As a result, we agreed on the following action items:
- [Action item 1]
- [Action item 2]
- [Action item 3]
These action items should be completed by [date].
Thank you for your time and participation in the meeting. If you have any questions or need further clarification on any of the points discussed, please don't hesitate to reach out.
Best regards,
[Your Name]