職種紹介：年末調整PJ担当
こんにちは！ラクラス株式会社・採用チームです。
今回は、年末調整サービス部の部長を務めるモトイさんに年末調整サービス担当の業務内容や期待される役割などについてお話を聞きました。
「年末調整BPO・導入支援担当」のポジションをご検討中の方は、コチラの職種紹介をご参照ください。
業務内容
採用チーム：まずは年末調整プロジェクト担当の業務範囲を教えてもらえますか？
モトイ：私が所属する年末調整サービス部は、当社がお客様に提供するに「年末調整BPOサービス」のサービス/システムの構築とプロジェクトの運用管理を担当しています。
年末調整とは、毎月のお給料から源泉徴収された「仮の税額」と、保険料控除や住宅ローン控除などを反映させた「正しい年税額」を一致させる清算手続きです。
「年末調整で生命保険の保険料証明書を人事に提出したら、年明けに税金が還付された」というようなご経験がある方も多いのではないでしょうか。
ラクラスでは、この年末調整という業務をお客様企業の人事担当者に代わって運用する「年末調整BPOサービス」を提供しており、2024年時点で従業員数にして約23万人にご利用いただいております。
年末調整期間においては、お客様人事担当者に代わって以下のような業務を担当します。
・お客様従業員への事前案内
・年末調整作業スタッフの管理と指示出し
・お客様従業員への必要書類の送付
・お客様従業員からのお問い合わせへの対応
・必要書類（控除証明書等）の受領
・控除証明書のスキャン（画像化）
・控除証明書の内容の読み取り（AIを活用）
・読み取りデータのチェック
・給与計算に用いる控除データの作成
・控除証明書の返却
採用チーム：年末調整プロジェクト担当の年間スケジュールも教えてもらえますか？
モトイ：年末調整は年に一度、10月から12月にかけて行われます。その他の時期はサービス改善のための取り組みや、次回の年末調整に向けた事前準備を行います。
具体的には以下のような年間スケジュールで業務を進めます。
4月～10月前半
■サービス全体の改善
・サービス仕様の見直し
・業務プロセスの見直し
・システムUIの改善、追加機能開発
・AIとOCRの読み取り精度改善
・協力会社の選定と人員の手配
10月後半～12月中旬
■年末調整プロジェクトのリーダー（SV）業務
・拠点スタッフのマネジメント（最大40名程度）
・控除証明書の受領とスキャン
・控除証明書の画像読み取りとデータクリーニング
・お客様従業員からの問い合わせへの対応
※期間中はプロジェクトが実施される拠点近辺に常駐します。
12月下旬～3月末
■プロジェクトの後片づけ、振り返り
・作業拠点の片づけ、レンタル機材の返却
・控除証明書の返却
・業務分析用の統計データの作成
・来期に向けて改善が必要な事項のリストアップ
新規契約のお客様の導入支援や、既存のお客様の契約更新やオプション追加などの作業は「年末調整BPO・導入支援担当」が行います。
採用チーム：年末調整BPOサービスに関わるメンバーについても教えてもらえますか？
モトイ：昨年までは各部門からメンバーが集まってプロジェクト形式で運用していましたが、ここ２年ほどでお客様の数が大幅に増えたため、24年度からは正式な部署として活動を開始しました。
年末調整サービス部のメンバーは現在５名ですが、プロジェクトには他部門からも10名ほどが参加します。また実際の年末調整の時期には、協力会社から100名を超えるスタッフが参加します。
毎年お客様の数が増えているので、今後はさらに大きなチームになっていく可能性がありますね。
必要なスキルや素養について
採用チーム：年末調整プロジェクト担当として必要なスキルを教えてください。
モトイ：人事労務やシステムに関する知識は業務を通じて身につけることができますので、入社時点でそれらの知識があることは要求していません。
年末調整の対応にあたっては所得税法に関する知識やシステムに関する知識が求められますが、入社直後から幅広い知識を求められることはありませんのでご安心ください。
年末調整BPOサービスの導入支援は別部署（カスタマーサクセス部）が担当しますが、お客様からのヒアリングや提案にあたっては打ち合わせに同席することがありますので、傾聴力や説明力があることは必須です。
あと、お客様向けの案内文やマニュアルなどを作成することも多いので、分かりやすい文章が書けることも求められますね。
採用チーム：求められる素養についても教えてもらえますか？
モトイ：年末調整期間においては拠点のスーパーバイザー（SV）として作業スタッフのマネジメントをご担当いただきますので、リーダーシップがあり「面倒見が良い」ことが求められます。
また、限られた期間の中で業務を完了される必要がありますので、業務の優先順位付けができること、臨機応変でスピード感のある対応ができることも求められますね。
将来的にはサービス仕様の改善やシステムのUI/UX改善などをご担当いただくことを想定していますので、すでに決まっていることや指示されたことを正確に実行するというだけではなく、「年末調整業務のあるべき姿」をイメージしながらそれを実現するための創意工夫ができることも必要だと思います。
期待する役割
採用チーム：新しく入社される方に期待する役割についても教えてもらえますか？
モトイ：入社時期や入社時点でのスキルにもよりますが、まずはプロジェクトのメンバーとして先輩社員の指示を受けながら議事録作成、レンタル機材の手配、封筒の発注といった作業からスタートしていただきます。
年末調整期間においては、拠点のSVとして作業スタッフのマネジメントをご担当いただきます。
各拠点には40名程度の作業スタッフが配置され、書類をスキャンして画像化する作業や、AIとOCRを用いて読み取られたデータを２次チェックする作業などを行っています。スタッフからは、システムのエラーに関する問い合わせがあったり、「急に子供のお迎えに行かなければならなくなった」といった勤怠関連の相談があったりしますので、それに対して適切な指示出しやフォローを行うことも役割の一つです。
ある程度当社の年末調整サービスに関する知識が身についてきたら、新規契約のお客様のシステム導入支援などもご担当いただく予定です。
最後に
採用チーム：最後に応募を検討中の方に向けたメッセージをお願いします。
モトイ：年末調整サービス部の業務は人事労務とシステムの両方の知識を広く身に着ける必要があるので、最初はそれに苦労するかもしれません。
その分、市場価値の高い「人事労務×BPR」「人事労務×DX」といったスキルと経験を得ることができるので、チャレンジしてみたいと思っていただけるようであれば、ぜひ一度お話しを聞かせてください。
ご応募をお待ちしています！