オンボ施策とその変遷を振り返る 【Happy PX通信 5月】
こんにちは、PX古屋です。例年より早い入梅の候、みなさま如何お過ごしでしょうか。
今月のPX採用通信では4月よりリニューアルしたオンボーディングについてご紹介していきます！入社後のオンボ施策については各社ユニークな取り組みがあるかと思いますが、今回は弊社のオンボ変遷を振り返りつつ、何かみなさまにGiveしていけたらいいなと思っています！少しでも参考になる要素があれば嬉しいです。
では早速、まず始めに弊社オンボ施策のざっくり年表をご覧いただきましょう。
意外にも？オンボ施策の歴史は浅く、2年前に取り組みを開始しました。ここからは各期の変遷に沿う形で、その変化をお伝えさせていただきますね。
★前提★
以前下記noteにも記載しましたが、弊社はモメンタムを生む観点からも採用や人事施策に関わるあらゆる言葉をPOL流にアレンジし活用しています。
オンボーディングも多分に漏れずPOLenと名付け使用していますので、予めご認識いただけますと今回のnoteもスムーズにご理解いただけるかと思います。詰まるところ、POLen＝POL Orientation(POLのオリエンテーション)という意味合いなのですが、私自身この言葉を初めて聞いたときは「うまいこと言うなあ」と感心いたしました笑
立ち上げ期〜安定期: POLen施策スタート！
2019年5月社員数が40名近くなり、新メンバーのキャチアップスピードと質を高める為にも研修として全部署の説明会を開くこととなりました。
その名もPOL Orientation、略してPOLen(ポルエン)です。（誕生っ！
この時期のPOLenは、新メンバー入社後1ヶ月以内を目処に実施していました。私自身は2019年7月入社なのですが、確かPOLenに参加したのは8月上旬。研修がだいぶ先にあるなあ、みんな忙しいのだろうなあ〜とぼんやり思った記憶があります。また、POLenまでの1ヶ月は(良くも悪くも)野放しで自走を求められるので、能動的にリーダーへ1on1を申し込み仕事内容のキャッチアップが必要でした。
POLenの内容は1日かけて各部署のリーダーが部署内容やメンバー紹介、QAを20分程度で行うというオーソドックスなスタイル。会議室にこもり、各部署のリーダー達が入れ替わり立ち代わり部署の詳細を説明する、というものでした。個人的な感想としては、1ヶ月間自身でキャッチアップしてきたものが線につながり体系的に理解でき、やっと「POLの人」になれた気がしました。
変革期：各部署留学制度のはじまり
まず初めに変えたことは、「入社日にPOLenを開催する」ことでした。
（・・そこから？という声が聞こえてきそうですが汗 昨年の時点でもまだそれくらいカオスでございました）
弊社は2019年12月から再度採用を加速し出したのですが、それまで入社1ヶ月以内、2週間以内、1週間以内実施と月やメンバーの予定状況によりふんわりとオンボ実施を決めていたものを「やるならば入社日当日に」と確定させ、同時にPOLenのみならず各部署に体験留学をしていただく部署留学制度をスタートしました。（2020年2月以降はリモート体制下となりましたが、オンラインでも同様に実施しました）
留学の意図としては、部署理解を頭での理解で終わらせるのではなく、体感値をもって能動的にインプットしていくこと。1ヶ月間、１週間毎関わりの深い部署に在籍し、朝会・夕会・お客様との商談や部内会議など、部署の流れや実際の業務を体感いただくことで本配属先での業務に活かしていただくことを目的に開始しました。
何よりも大きな特徴は、個人別に留学内容をカスタマイズしていたこと。。！また終了後には、1ヶ月間の留学を経て学んだことや今後改善していきたいことを提案資料としてまとめ発表するという時間も設け、すぐ取り入れ可能な改善策は即導入をするなどし、インプットのみならずアウトプットの質を高め活かす方法を模索しました。
(↑とある新入社メンバーの部署留学予定表。当初は新メンバーの強みや期待値などを熟孝し、受け入れ部署の責任者と共にToDoを作成。)
2020年6月入社の方より留学を開始し、都度メンバーやリーダーからフィードバックをもらいPDCAを回していきました。毎月細かな改善点がありましたが、留学制度を実施した半年間の大きな変更点は下記2つでした。
1. PX中心の設計から配属先リーダー考案のスケジュール設計へ
→ 新メンバーのバックグランドを考慮した上でPXメンバーがメインに留学Todoを設定していたのですが、月の入社人数が増加したことから工数面の関係もあり、配属先のリーダー・バディと共に設定いただく運用へ変更
2. 留学期間を1ヶ月から2週間へ短縮
→ 1ヶ月間の留学を数ヶ月運用した結果、新メンバーの入社温度感や本配属先の業務キャッチアップ等を鑑み期間の短縮を決定
アンケート結果によると、業務理解が深まったと前向きな声の他に、1ヶ月は長い / (他部署理解が必須なのは理解しているが)早く本配属先で貢献したい等のFBもあり、メンバーの体験を優先するためにも上記変更に至りました。
制度自体には前向きなFBも多かったのですが、採用強化の後毎月の入社者が膨らむことを見据え、オンボの大幅なリニューアルを考え始めたのが本年2021年3月です。
発展期(現在)：いざ、原点回帰っ！
現在弊社は積極採用強化中でして、ありがたいことに毎月複数名を新たにお迎えすることが出来ています。個別カスタマイズ留学設定の工数面や、今後さらに毎月の受け入れ人数が十数名へ膨らむことを考慮し、今一度オンボの在り方を疑ってみることにしました。
具体的に始めたことは、まずは各社のオンボ施策を学ぶこと。人事コミュニティでのオンボに関する勉強会参加や、note等読み漁り学んだ結果「そもそもオンボは究極的にシンプルでも良いのかもしれない」と結論に至りました。
シンプルと言っても何もしない訳ではありません。自走の上キャッチアップいただきたい事柄と会社が提供する情報を確りと線引きをする、このことが大事なのではないかと考えたのです。そのため、まずはスターターキットを導入し、POLのオンボの在り方を明確に明示し入社前に把握いただくことにしました。
同時に、自ら学び得て欲しい情報や内容も予めシェアすることで、高い自走力を持って入社していただくことを期待値としてお渡ししています。
スターターキットの内容を一部公開しますね。
（↑こちらはSmart HRさんのオンボを参考にさせていただきました！）
またPOLenの在り方も大きく見直し、根本から変更を行うことにしました。改めて目的とゴール設定、そして指針となるスローガンの見直しから。今期のPXスローガン「Empower」と絡め再設定しました。
更に加えて、これまでの当たり前を疑い新しい形に発展を！ということで、大きく2点変化を起こし、新しい風を吹かせることにしました！
・単日で行っていたPOLenを3日間に拡張
・各部署留学の廃止（但し、部署判断により各自実施は可能）
POLenは時間をかけ組織/ 部署説明を段階的にうけることで、より構造的にPOLという会社を理解していただく形にシフト。また本配属先での早期パフォーマンスを期待し、部署留学は原則中止といたしました。
これまで部署説明がメインだったPOLenですが、今回の発展により各種ツール説明やファイナンス状況の共有も開始。より具体的に「POLという組織」を学んでいただく機会設定といたしました。
また部署留学においては、入社後の高い温度感を維持するためにも早期に配属先にて活躍いただくことを大事にするため、PXからの要望としては中止に。ただ、業務や役割によっては他部署理解もとても重要である為、4日目以降配属先にて適宜キャッチアップを行なっていただく手筈としました。
下記はCS配属メンバーの本配属後オンボスケジュール一部です。（こちらも部署毎に内容をカスタマイズしています）
※その他バディ制度などもありますが、また別の機会にご紹介させてください
実際にこの発展部分での変更は2021年4月から運用を開始し、来月6月をもって3回目の実施を迎えます。説明を一方的に行う / 聞くだけではなく、じっくり時間をかけたコミュニケーションができることや、より具体例や課題などまで想像を馳せることができるということで、現時点では参加者より高評価をいただけています。（一安心です）
（↑実際に行う6月のPOLen予定表です。3日間隙間なくぎゅぎゅぎゅっとインプットいただくため、負荷が高いことが要改善ポイント。。涙 PXメンバーは各回進行役として同席し「がんばれ〜」とエールを贈っています。）
まとめ
ここまで約2年間のオンボーディングの歴史をご覧いただきましたが如何でしたでしょうか。正直なところ、オンボ設計にゴールはなく、現在の発展期を経てしても今後更に変化していくのだと思っています。
弊社ではPXのみならず新メンバーはもちろん、各部署リーダーからの声を生かしながら各種PDCAを回し施策改善を行なっております。全員で考え、互いに高みを目指していくことは、まさに弊社のValueの1つであるGrowing Togetherそのものです。
オンボーディングで大切なことは、何よりも「新メンバーが1日も早く組織に馴染み、彼らのパフォーマンスが最大限発揮されるよう土壌を整えること」最前線で事業を発展・成長させてくれているメンバーが心地よく立ち回れるよう、PXメンバー一同その環境づくりにしっかりと向き合い、愛をもって対応していく所存です。
今後もPOLのオンボーディングがどのように変化していくのか、どうぞご期待ください。そして入社いただく未来のPOLファミリーの方、どうぞ楽しみにしていてくださいねっ！
最後までお読みいただきまして、ありがとうございました。
POLでは「未来を加速する（Accelerate the Future.）」をミッションに、研究者の可能性を最大化させ、日本の科学技術の未来を明るくしたいと思う仲間が集まり、日々切磋琢磨しています。
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