Googleスプレッドシート、ドキュメント、スライドでファイルを戻したり変更内容を確認する方法

要約

Googleスプレッドシート、ドキュメント、スライドでは、変更内容は自動保存されますが、変更履歴を確認することで、ファイルを戻したり、変更内容を確認したりすることができます。
これにより、ファイルを別名にしてバックアップする必要がなくなります。

ファイルの自動保存について

Googleドキュメント/スプレッドシート/スライドは、保存を意識する必要がありません。
WordやExcelを使っていて、保存せずにファイルを閉じてしまったことはありませんか？
Googleドキュメント/スプレッドシート/スライドでは、そんな心配はありません。
何かを変更したら、自動的に保存されます。

ファイルの変更履歴

Googleスプレッドシート、ドキュメント、スライドでは、ファイルを変更すると自動で保存されると同時に、変更履歴が保存されます。
変更履歴は、いつ、誰が、何を変更したかが記録されています。
そのため、誰かが間違ってファイルを変更してしまった場合でも、変更履歴から元に戻すことができます。

変更履歴を確認する

変更履歴を確認するには、以下の手順を実行します。

1. Googleスプレッドシート、ドキュメント、スライドを開く

2. メニューの「ファイル」をクリック

3. 「変更履歴」をクリック

4. 「変更履歴を表示」をクリック

すると、右側にファイルの変更があった日時が一覧で表示されます。
日付をクリックすると、その日の変更した時間が表示されます。
気になるところをクリックすると、中央に、そのとき変更した内容が表示されます。

変更履歴からファイルを戻す

変更履歴を表示したとき、上に「この版を復元」ボタンが表示されます。
このボタンをクリックすると、そのバージョンにファイルを戻すことができます。

例えば、誰かが間違ってファイルを変更してしまった場合や、ctrl+zでは戻せない場合などに、この機能を使うと便利です。

変更履歴に名前をつける

変更履歴は日時で表示されますが、特定の版として名前をつけることができます。
変更履歴の一覧で、右上の「バージョンに名前をつける」をクリックすると、その時点のファイルのバージョンに名前をつけることができます。
例えば、資料を提出した時点で、その時点のファイルのバージョンに「〇〇提出用」と名前をつけておくと、後から「〇〇提出用」のバージョンを確認することができます。
提出の度にファイルをコピーしてバックアップするようなことをしなくても、変更履歴から過去のバージョンを確認することができます。

変更したユーザーの確認

変更履歴では、変更したユーザーを確認することができます。
ただし、ユーザー名が表示されるのは、ユーザーを特定して共有されている場合のみです。
ファイルの共有を、「リンクを知っている全員」に共有している場合は、ユーザー名は匿名となり、誰が変更したのか特定することはできません。
そのため、ファイルを編集するユーザーが限られている場合は、ファイルの共有を「リンクを知っている全員」ではなく、特定のユーザーに共有することをおすすめします。

ファイルのバックアップ管理が簡単

何かのファイルを変更する際、バックアップとして、ファイル名に日付をつけて保存する方法はあるあるだと思います。
ただ、複数人でファイルを共有している場合、バックアップファイルが複数人でバラバラになってしまうと、どれが最新のファイルなのかわかりにくくなります。
また、何を変更したかを事細かくファイル名につけていると、ファイル名が長くなってしまい、わかりにくくなります。

Googleスプレッドシート、ドキュメント、スライドでは、変更履歴を確認することで、バックアップファイルを別に作成する必要がなくなります。

まとめ

Googleスプレッドシート、ドキュメント、スライドでは、変更履歴を確認することで、ファイルを戻したり、変更内容を確認したりすることができます。
また、変更履歴に名前をつけることで、特定の版として管理することができます。
是非、ご活用ください。