仕事効率のいい人とそうでない人は【考え方がどのように違うのか】

未🔵仕事効率のいい人とそうでない人は、考え方がどのように違うのか


⬛️仕事と勉強の共通点


仕事というのは実は勉強と重なる部分が多いもの。


仕事と勉強には、以下の共通点がある。


・「やったほうがいいこと」は無尽蔵にある


・限られた時間の中で「やらなければならないこと」に集中する必要がある


➡️仕事も勉強も取捨選択が重要。


❌勉強が苦手な人、仕事が遅い人、というのは、ともにこの取捨選択が極めて下手である。


【あなたが上司である場合】


「何をそんなに考えているの？」


「なんでこの順番で仕事をやったの？」


➡️この様に部下に思ったことは1度や2度ではないでだろう。


⬛️仕事も勉強も早くなるコツを以下の3つにまとめた


⏹️仕事が遅い人と勉強ができない人はともにこれができていない、ということである


①Quick and Dirty（完璧でないもの）で走れ


仕事において最も重要なのは、納期までにしっかりと仕事を仕上げきること。


お客様向けのプレゼンテーションであれば社内意思を統一して資料を整え、案件の受注などを獲得するのが目的。


それにもかかわらず、プレゼンの日の直前になって、ファーストドラフトを上げてくる人がいる。


➡️これは言語道断。


その後に上司の指摘が入り大幅修正になるかもしれないのに、直前に資料が上がってきたのでは、よい資料をつくることができない。


⭕️プレゼンの日が決まっているのであれば、少なくとも1週間前など早い段階でドラフトを上げることを心得ることが必要。


⏹️その後のプロセス


上司のチェック


ほかのメンバーのチェック


最終の誤字脱字チェック


➡️この様な業務が必要になるので、ファーストドラフトは早く、完璧でないもの（Quick and Dirtyなもの）をつくるのが正解。

⬛️勉強でも「早く1周すること」が重要


⏹️勉強においても、「早く1周すること」が非常に重要


★【具体例】おすすめポイント


歴史の勉強をするのであれば古代から近現代までひととおり学習を素早く終えてしまうべき。


古代の埴輪（はにわ）の名称を細かく覚えている暇があるのであれば、流し読みでいいのでテキストを早く1周してしまうことが肝心。


➡️仕事も勉強も、最終的には完璧に近づける努力をしていくのですが、最初から完璧にしようとすると失敗する。


🌸完璧でないものをなるべく早く仕上げる、という意識を持つだけで仕事のスピードはぐっと早まりますし、勉強もはかどるもの。


②納期は自分で区切れ


仕事でも勉強でも、初めから決まっている納期はある。


・会議


・プレゼンの日程


・試験本番の日


➡️それ以外の日程を自分で区切る人が非常に少ない。


【仕事の場合】⭕️改善策


ファーストドラフトを早く出すことを心がけるだけでなく、それを外部に表明する。


上司がつねに明確に期限を区切ってくれることはまれである。


上司のほうが多くの案件を抱え忙しいので、細かく納期管理をしている余裕はない。


★【具体例】


あのA社向けの資料、作っておいて」といったざっくりした指示が来ることはある。


・仕事が遅い人の返事


➡️「承知しました」だけ。


・仕事が早い人の返事


➡️「承知しました。◯日までにファーストドラフトをご覧いただけるようにします」と自ら期限を区切りる。


🌼自分にプレッシャーをかける意味はもちろん、上司にも仕事に予測可能性を持つことができ、安心してファーストドラフトを待つことができる


【万が一ファーストドラフトを出してくるのが上司のイメージより遅すぎる場合】


➡️即座にその点について指摘することも可能であり、理解に齟齬が生じない。


【勉強の場合】


上記の考え方と、まったく同じである。


・試験日に向けて漠然と勉強している人


➡️「もう試験まで1カ月しかない、やばい」となって、直前になってようやく事態の深刻さに気づくことになる。


・勉強スケジュールを細かく立てて、試験日から逆算して「◯月までにこれとこれを、その1カ月前の◯月までにあれとあれを」としっかりと考えられている人


➡️適切に勉強をこなしていくことができ、勉強計画のズレが生じても素早く気づくことができるので、計画を修正することも容易になる。

⭕️納期を自分で区切ることはプレッシャーが強くかかるので嫌がる人が多いが、これをやるだけで格段に仕事は早くなるし、勉強も進んでいく。


③インプットよりアウトプットが大切


⏹️仕事も勉強も、インプットよりもアウトプットの方が圧倒的に重要


【仕事の場合】


成果物としては資料やグラフといったものになる。


・成果物を作るのに最も早い人


➡️「早く成果物を作り始める」ことである。


・仕事が遅い人


➡️いつまでもいつまでもインプットをしている。


❌永遠に資料を探していたり、あーでもないこーでもないと頭の中で考えていたりする。


⭕️何らかのアウトプットが求められている以上は、アウトプットをまず先にやってしまうのが重要。


⬛️資料であれば目次をつくることで仕事は半分終わったも同然


⏹️目次を作るだけで頭が整理され、調べるべき事項、埋めるべき情報が判明する


➡️アウトプットすることで実は頭が整理されるのだ、ということを知らない人が多いので、「目次を最初に作る」ということを実践してみる事が大事である。


【勉強の場合】


➡️資料やグラフの成果物はないが、選択式の問題を「解く」、文章を「書く」ことがアウトプットになる。


❌テキストを読んだり講義を聞いたりするインプットではない。


⭕️アウトプットを主体に学習することで、結果的に知識は早く頭の中に入ってくる。


★【まとめ】


仕事が遅い人、勉強ができない人は「完全にインプットしてからでないとアウトプットできない（してはいけない）」と思っているが、これは大いなる間違い。


アウトプットすることでインプットする範囲もわかるし、早くインプットすることもできる。


🌸「やらなければならないこと」に集中し、適切に取捨選択することで、仕事も勉強も早く終わらせ、休みやアフターファイブを有効に使いましょう。

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