メールで相手を逆上させる人

メールで相手を逆上させてしまいがちな人は、なにを理解していないのか


🔷言いにくいことほどメールで伝えてはならない


メールを送った結果、相手がカンカンに怒ってしまい、その後のやりとりが “泥沼化”してしまった、という経験があるでしょう。


⏹️相手が逆上するのには、それなりの理由がある。


⏺️メールは、読み手の好きなときに開封することができるメリットがあるが、開封したタイミングに読み手が送られてきたメールの内容を必ずしも受け止められる精神状態であるとは限らない。


⏺️相手が精神的に余裕のないタイミングで読んだとしたら、必要以上に相手を逆上させてしまうことがある。


⏺️文字でのやりとりは、読み手の受け止め方次第で意味合いが変わってしまう。


⏺️書かれている文字以外に、表情や声色など言葉のニュアンスを読み取る情報がない。


⏺️メールというのは、削除しない限り読み手の手元に残る。


⏺️メールを見返すたびに、読み手のネガティブな感情はどんどん増大する。

★相手を逆上させるメールの★


いつもお世話になっております。

〇〇社の★★です。

先日は弊社までご足労いただき、ありがとうございました。

あれから、あっという間に3週間、時間がたつのは早いですね｡

何度かご連絡いただいておりましたが、少しバタバタしており、回答まで時間がかかってしまい失礼しました。

ところで、ご提案いただいた新商品でのコラボの件ですが、実現できるかは、不透明な状況です。

ご提案のコンセプトがなかなかピンと来なかったことに加え、上司からのOKが取れなかったことも理由です。

それでは、引き続きよろしくお願い致します。



🔷怒りポイント①


最大の怒りポイント


⏺️相手企業との取引を見送るという重要な案件を、打ち合わせから3週間も待たせておいた。


⏺️メールのみで伝えている。


⏺️送り手が「バタバタしていた」のは事実なのかもしれないが、読み手としては、ほかの仕事の後回しにされ、ないがしろにされている感じが否めない。

■怒りポイント②


「実現できるかは、不透明」


⏺️この表現は、感触がよくないことはわかっても、ハッキリNGかどうかを断言していない。


⏺️「ピンと来ない」という主観的で曖昧なワードを使っている。上司のOKが取れない理由もわからない。



■怒りポイント③


⏺️「それでは、引き続きどうぞよろしくお願いいたします」


⏺️商談は断られているのに、何をどう、引き続きよろしくなのか、と相手の感情を刺激する。


⏺️メールの中で直接連絡する意思があることを伝える


❇️改善例❇️


平素は、大変お世話になっております。〇〇社の★★です。


先日は弊社までご足労いただき、誠にありがとうございました。


この度は、弊社諸事情により回答が大幅に遅くなり、ご迷惑おかけいたしました。

お詫び申し上げます。


さて、今回ご提案いただいた新商品でのコラボの件ですが、弊社としては見送ることになりました。


ご期待に沿えず申し訳ございません。


追って電話連絡を入れさせていただきますので、その折に詳しい経緯などお話させていただければと存じます。


今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

 

🔷改善案の考察


⏺️回答までに時間のかかったこと、意向に沿えなかったことへのお詫びと明確な取引中止の文言を明記。


⏺️直接説明する意思があることをきちんと表明している。


⏺️状況を電話で説明する意思があることを伝えることで、経緯を知りたい相手の思いに応えることができる。


⏺️最初から直接電話という方法もありですが、メールとの2段階作戦の方が効率的なこともある。


⏺️明確な文言と状況説明やすり合わせの申し出をきちんと書いていても、メールで感情的に怒りを露わにした返信が来る場合もある。



🔷謝罪する場合


⏺️単に「申し訳ございません」だけでは、相手に「取りあえず謝ればいいと思っている」と受け止められかねない。


⏺️何に対しての謝罪なのかを明確にする必要がある。

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