社内でSalesforceのレポート作成講座を開催した話

みなさんこんにちは。

昨年12月からメインで財務業務をなさっていた方が退職した関係で、
これまでSalesforceの管理者と財務の業務の割合は8:2だったものが
年明けてからはその割合が逆転し、慌ただしい日々を送っています。
（すきますきまでSalesforce界隈でお世話になっている方と何人か
お仕事でお会い出来る機会を得られていることが本当に救い…涙）

月に2回の更新、早速出来ない状況になってしまいもどかしいですが
すきま時間に記事を下書きして今出来ることをきちんと進めています。
（嗚呼、そして2月公開予定が結局ずれ込んで3月になってしまった…）
今回は社内でレポートの講座を実施した話についてお送りします。

1.レポート作成講座を実施することになったきっかけ
2.自社のSalesforceレポート活用状況について
3.内容の構成などなど
4.開催した側として得られたこと

レポート作成講座を実施することになったきっかけ

今年に入ってから、ふと現在社内にあるレポート作成に関する資料を見ると
Salesforce導入当時の公式資料しかなく、Adminなら分かるだろうけど
若手のユーザがこの内容を読んでみてピンと来るのか？
そもそも資料の存在を知っている人はいるんだろうか、、という疑問が湧き
ユーザー向けの社内に合わせた資料を作成・社内サイトにリリースしてから
レクチャー形式のライトな感じでレポート講座を開催することにしました。

自社のSalesforceのレポート活用状況について

と、どんなことを実施したかというお話をする前に
自社のSalesforceのレポートの活用状況についてお話しようと思います。
Adminに任命され、講習やポイントスタディで取り上げられている
レポートのコンテンツの扱われ方は、どちらかというと難しい括りとして
扱われているみたい…という印象と、他に前向きな気付きがありました。
「うちのユーザってレポートにアレルギー持っとる人少ないごたぁ…」
（自社のユーザは業種柄、良くも悪くも柔軟な頭の持ち主が多い模様）
実際、管理者講習で難易度が低くないという括りで教わっていたレポートは
私がユーザ時代でも0から作成をしていましたし、どの形式が見やすいか
確認をしてもらったり、数式項目もあまり考えず追加できていました。
ある程度数字を追うマネージャー層やチーフ層も既存のレポートを見ながら
「あー、こんな感じでやるんだ」というポイントをつかめているようで
電話やメールでの問合せで「レポートの作り方がわかりません！」など
異動してAdminになってからも問合せをあまり受けたことがなかったです。

ちなみに、自社のレポート総数は未整理公開レポートを含めて
四捨五入すると5桁な4桁です…（ばり多いっちゃけど！！／笑）

嗚呼、ビューで見てみると2000+…。

年次更新ごとにレポートが作成されていたり、名前違っててもかぶってたり
色々自由に作成されていていいんだか悪いんだか、、ですが
それくらいSalesforceのレポートは感覚的に使いこなせる優れものであると
社内で証明されている証拠なんだと一旦そこは前向きに置いて居ります。

内容の構成などなど

そんなわけで自社の活用状況はかなり前ノメっているほどではありますが
ひとまず講習で勉強した内容を参考にしながらユーザ向けに作り展開。

スケジュール：1月最終週に1回・2月2週目と3週目に各1回（1H）
受講対象者：レポートが使用できる全てのプロファイルのメンバー全員
　展開方法：テレビ会議での実施（自分のスクリーンに本番組織を投影）
　　　　　　あらかじめ告知しているスケジュールのどこかに任意参加。
　　　　　　※講師役の私は顔なしで声のみの出演です（笑）
　　その他：中だるみ防止で上司に項目ごとに補足を入れる役割を依頼。

講座の構成（ざっくり）
　1.レポート作成について
　2.レポート形式について
　3.数式・検索条件・バケット項目について

最初が肝心だったと痛感したのはレポート作成のところでした。

社内向けのため、公開できる情報が限られていますが汗
実際身近に業務で必ず開いているオブジェクトを2つほどピックアップして
実際に見てみたい情報のレポートをゼロベースから作る場合に下記2点を
レポートを作る際のポイントとして参加者にお伝えしました。

1.どの情報を集計したいか？
2.集計したいものはどんな内容か？

この2点をきちんと決めておくと、レポートタイプが適切に選びやすいこと
一度オブジェクトの組み合わせを誤ってしまうと作り直しになること含めて
ここは特に時間をかけて説明しました。

このページには更に続きを作っていて
各事業ごとのレコードタイプのレイアウトのキャプチャを示して
「ここの項目がレポートに出てくる」というところまで嚙み砕きました。

冒頭の構成に頭を悩ませましたが、各レポート形式・数式や検索条件の
ロジックの説明についてはとにかく両方視覚に訴えられるようにしました。

レポートの編集画面の説明と各レポート形式を実際にスクリーン上で
サンプルのレポートを編集しながら資料は講座後に思い出せることに絞り
「この操作だと直感的に作れる」という動きを中心に見せました。

もはやここまで来ると戦後の墨塗り教科書状態ですね（笑）
それぞれのレポート形式についてこの構成でテストレポートを見ながら
やりたいことを示しておくと、手を動かしながら見てもらえたようです。

他にもお見せしたいんですが…。
ますます墨塗り教科書状態で体を成さないためここで紹介できず…。
拙い説明になってしまうんですが、他の項目は文字だけでお伝えします。

読者の方が携わっている組織と当てはめて想像していただきながら
「あー、こんな感じでレクチャーしたんだ」と目に浮かべば幸いです。

数式項目
数式項目は、マトリクス形式で数式項目を追加する際に
初めから数式を作る手順を伝えて、後半の資料に手順を明記しておく流れで
つまづきにくいようにしました。（資料を見ながら手を動かせる仕組みに）

検索条件設定
実際に10個以上設定をしているレポートで、Eメールアドレスの情報が
1つでも記載されている結果を出すという構成のものをピックアップして
ひとつひとつ項目を読み上げて、検索条件の設定の手順を説明しました。
（ANDとORの組み合わせでイメージを掴みやすいオブジェクトだと
説明する側もスムーズで説明を受ける側も実行画面で理解がしやすい）

開催した側として得られたこと

最後に開催して得られた実感は、大きく3つありました。

1.レポートに触れたことで刺激が与えられた
アレンジをしたことはあるけれど、作ったことがなかった
アレンジも0から作ったことがなかった…新卒出身などの若手を含めた
社内ユーザが結構いたことに驚きました…が反応はやはり独特でした。

反応1：某女性社員
「どんな仕組みでこのレポートって作られているんだろうと思っていたら
この講座のおかげでいろんな謎が解けて勉強になったし面白かったです！」
そっちかー（笑）！でも面白かったと言ってもらえただけでも最高（涙）
「やりたいことが決まったら作りたい」と言ってもらえて嬉しかったです。

反応2：某男性社員
「いやぁ、Salesforceって本当に面白いですねー」（お前は水野晴郎か笑）
ユーザになりたてだった頃、さほど自社組織には興味がなかったらしいのに
後日、自部署で自分の所属する事業に基づいたレポートの勉強会を実施して
更に理解度を深めてくれる取り組みを行ってくれたことで更にハマって
「Salesforceへ転職したいんですけど…」と後日相談されることに（笑）
そっちなのかー！！！でも立場抜きで正直すんごくマッチしてると思うから
更に気持ちが固まるならそれはそれでいいよ…応援するよ…。
と広い範囲でSalesforceの魅力を講習で伝えられたことを実感しました。

2.久しぶりにユーザ目線に立てた時の気付き（数式項目で）
たくさんカスタム項目を作っている組織だとAdminだったら
API参照名でどこのオブジェクトのどの境目がという察しがつくと思うけど
ユーザが数式を作る場合、異なるオブジェクト名で項目名がかぶった場合は
どの項目選べばいいか分かんないよな…(´･ε･｀)むぅ
もちろん自社都合だけどそんなユーザ目線での不便さを認識しました。

3.久しぶりにユーザ目線に立てた時の気付き（総合的なところで）
私がかれこれ6年ほど地方の拠点で事務職に携わっていた当時から
既に実感していたことだけれども、これは参加者が最後の締めの感想として
「とにかく作ってみて数をこなすのが近道と感じた」
3日程とも異なる人を指して感想を聞いたのに、全員同じ回答に吃驚。
当時の私とおんなじこと言いよるやん！！！いっちょん変わっとらん！！
うーん、何年経ってもこれはレポートにおける真理なのかもしれない…。

総合的に伝えることの難しさもあったけれど
受け取る側に前向きなものを得てもらえたという実感は何物にも代え難く
とてもいい経験をさせていただきました。

今回はコンテンツの構成上、一気読みがいいかと思いまして
記事は分けずにお送りさせていただきましたが（汗）
自社の取り組みで支障が出ないように取り組んだことも
また機会があった場合にこういう形でお伝えできればと思います。

それではまたみなさま次回お会いしましょう！