【PM】アジェンダは言葉を選んで

2023年7月1日 20:39

丁寧に言葉を選ぶ

会議を開催するときは、参加者に目的が伝わるようにアジェンダを作成します。

アジェンダには、議論する内容を項目立てて、箇条書き等で示します。

このとき、簡潔な箇条書きであっても、内容が伝わるように丁寧に言葉を選んで書くようにしましょう。

文章は、読む側に正しく伝わらなくては意味がありません。

会議のアジェンダは、会議の参加者はもちろん、参加者以外のプロジェクトの関係者の目にも触れます。

文章を受取った人が、口頭で補足説明しなくても理解できることが大事です。

アジェンダに記載する章タイトル、確認項目の箇条書き等を以下のようにキーワードだけ並べているケースをよく見かけます。

１．基本設計
・ネットワーク設計書
・試験仕様書のフォーマット

これを下記のように、より具体的に、何を協議するのか分かるように、最後まで言い切る形で記載します。

１．基本設計について議論
・ネットワーク設計書のレビュー
・試験仕様書フォーマットの方針決定

これによって、何を議論するのか、そして議論のゴールは何なのか、読み手がイメージできるようになります。

毎回顔を合わせているメンバーなのだから、そこまで書く必要ないし、分かるだろ！？という人もいるかもしれません。

しかし、人というのは、それぞれいろいろな考えを持っているものです。
自分が考えていることと、他人が考えていることは驚くほど違うものです。

文章を丁寧に書くことで、人の考える方向を少しでも同じ方向に向けられたなら、それは会議の効率を良くすることにつながります。

アジェンダは、内容が伝わるように丁寧に言葉を選んで書くようにしましょう。

参加者が会議の意図を汲んでくれて、きっと効率の良い会議につながります。

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