隠れたファシリテーター～議事録とファシリテーション～

Kaoriです。
普段はアプリ開発のプロジェクトマネージャーをしています。
ファシリテーター Advent Calendar 2022の10日目を担当します。
実は今回が初めてのAdvent Calendarの参加です。ドキドキ。
日々、私が思っていたことを「隠れたファシリテーター～議事録とファシリテーション～」というテーマでお話ししたいと思います。

まずはじめに

ここでの「議事録」の定義は、
・社内外に展開できる状態の会議記録（日付/参加者/アジェンダ/タスク/決定事項/議事内容（発言者）が明記されているもの。
・会話録ではない。
とします。

私が録る議事録で意識していること

・誰が見ても情報の受け取り方に齟齬がない
・決定事項・課題がわかる（わかりやすい/目に付きやすい）

議事録って必要なの？

さて、会議をするときみなさんは「議事録」を録りますか？
また、議事録を録る目的はなんでしょうか？
このnoteを読み終わるまでに、ご自身の場合はどうかな？と考えるきっかけにしていただけると幸いです。

議事録がないと困ること
・言った言わないで揉める。（人間の記憶を疑う）
・工数、非生産的な交渉へ発展、信頼関係、内部も疲弊する。
・タスクが消化されない。（後続へも影響）

議事録を録っていて良かった例
・開発の仕様についての認識齟齬確認（トラブルへの発展防止）
・決定事項の合意内容（合意内容の確認）
・発注時期の合意（議事に基づいた対応）
・過去経緯の確認（仕様決定の経緯など）

議事録録るひと＝隠れたファシリテーター

議事録を書いているとゴール未達成に気が付きやすいことに気がつくと思います。
そうしたら迷わず、「〇〇についてはいかがですか？」、「〜ということでよろしいでしょうか？」と議論や意思決定を促してみてください。
全体を見渡すことができ、正しく流れを変えることもできる、それが議事録担当者の特権で、特徴だと考えています。
それが私が隠れたファシリテーターと思う所以です。

私の場合はどうしているのか

私は基本的に社内外問わず、すべての会議で議事録を作成します。
それは自分も含めて人間の記憶って曖昧で、その場の雰囲気で決定したつもり、議論したつもりになっていることもあるからです。（すごくクイックな社内の会議は議事メモにすることもあります。）
議事録の存在は、タスクや期限の合意に対してもとても重要な役割を発揮します。

具体的にどうしているのか

私が会議を行うとき、必ず議事録のテンプレートも準備しておきます。
開催日、参加予定者名、アジェンダ、前回のToDo（タスク）を記載して会議を迎えます。

会議って目的（ゴール）が必ずありますよね？
（無い会議もありますが、今回は目を瞑りますｗ）
どんな議事録を残したいかイメージするとその会議のゴールが見えてくると思います。
今まで議事録って苦手だな、面倒だなって思っていた方もこの機会に是非議事録を取ってみることにチャレンジしていただければと思います。
やってみると大変ですが、見える世界が変わってくると思います。（私がそうでした。）

最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。
皆さま、素敵なクリスマスを🎄