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カンファレンス好きな私が、初めてボランティアスタッフに参加した話🏃‍♂️

キャメ

どうも、キャメ🐢です。今回、初めてカンファレンスのボランティアスタッフに参加したので、「自身の体験談」と「ボランティアスタッフとして参加するまでの手順」を紹介しようと思います。この記事を読んで、少しでもボランティアスタッフに興味を持っていただけたら嬉しい限りです！

ボランティアスタッフになるまでの意気込み

これまでカンファレンスには何度も参加したことはあるものの、ボランティアスタッフとしては一度も参加したことがありませんでした。

せっかくなら今までお世話になったプログラミング言語やフレームワークのカンファレンスのボランティアスタッフとして少しでも役立ちたいとぼんやりと思っていました。

ちょうどX（旧Twitter）でJJUG（日本Javaユーザグループ）をフォローしており、たまたまボランティアスタッフを募集しているのを見かけ、開催日も都合が良かったので、勇気は入りましたが、⭐️気合い&ノリ⭐︎で申し込んでみました。

ボランティアスタッフの参加までの流れ

ボランティアスタッフになるにはいくつか手順があります。私が実際に取り組んだ手順を詳しく紹介しようと思います。

  1. どのカンファレンスがスタッフを募集しているか目星をつける
    あらかじめ興味のあるカンファレンスのXをフォローしておくのがありかもしれません。カンファレンスの公式サイトを常にウォッチしておくこともありですが、フォローしておいた方が断然気がつきやすいです。そのほか、スタッフ募集が開始されると、知人がリポストしてくださることを頼りに見つけることもありかと思います。

  2. スタッフ募集を見つけて"すぐに"申し込んでみる
    JJUGの場合、カンファレンスの一般参加とは別枠で1ヶ月前くらいに募集が始まっていました。特に、"すぐに"が大事であり、一般参加よりも〆切が早いことや、満員になったら募集が停止する可能性もあるので、見つけたら"すぐに"申し込むのが良いと思います。JJUGの場合は、フォームに氏名やメールアドレスを入力するだけで簡単に申込できました！

  3. ボランティアスタッフ用のSlackへの参画
    幹事と当日のボランティアスタッフ用の連絡先としてSlackでやりとりすることになります。事前ミーティング日時もSlackで連絡するため、必ずSlackは見れるようにしておきましょう。

  4. 事前ミーティング（役割の割り振りと当日スケジュールの確認、等）
    ボランティアスタッフは、主に部屋付き担当、受付＆列整理担当のどちらかで割り振りされます。それらは、スタッフの当日スケジュールの参加可否と照り合わせて、時間帯で分けて割り振りされます。
    ※部屋付き担当は基本的には2人体制で、初めての方＋慣れている方でセットで組むので安心できました。
    ※集合時間の相談等もあるので、初めてスタッフとして参加する方は必ず参加するようにした方が慌てずに良いかもしれません。

  5. カンファレンス当日本番
    いよいよカンファレンス当日です。当日はスタッフ用Tシャツが支給されます。担当する時間帯に合わせて、スタッフ用Tシャツを必ず着るようにしましょう。私は午後から担当でしたが、張り切って開催時間30分前に来て着用しました（笑）
    ※Tシャツを着ている間は来場者からスタッフとして認識されるので、その心構えが大事です。

私が担当した業務について

私が担当した業務は下記になります。

  • 担当部屋のセッションへの案内や誘導

  • セッション毎の参加人数カウントと報告

  • 登壇者の写真撮影

  • セッション開始後のドアの開け閉め

  • 弁当の配布や空箱の回収

  • 後片付け

※JJUGの場合、司会をやりたい等、事前ミーティングで幹事と気軽に相談できるので、必ずしも決められた業務ではないので安心してください！

当日の雰囲気

Max4(+1)部屋同時にセッションがありました！規模が大きい！
セッションによっては満席状態！立ち見するほど混んでましたw
廊下ではスポンサーブースだけでなくLT会もあって賑わってました！

全体を通しての感想

何よりも、ボランティアスタッフの業務を知ることで、幹事やボランティアスタッフのありがたみをたくさん知ることができました。ボランティアスタッフの業務は本当に多岐に渡ります。こうして一般参加では気付けないところもボランティアスタッフとして参加することで気付けて良かったです！

また、コミュニティの繋がりを持つことができたことです。今回、初めて会う方ばかりでしたが、こうして顔合わせできたことによって、次回以降会う時も挨拶や会話がしやすくなると思います。

そして、見たいセッションの時間帯に合わせて、ボランティアスタッフ同士で事前にスケジュール調整することができたこともありがたかったです。ボランティアスタッフをしながらも、Web技術やJavaの知見を得ることができることもカンファレンスの醍醐味です。

長文でしたが、ここまで読んでくださりありがとうございました。私も今回が初めてのボランティアスタッフで不安なことも多々ありましたが、幹事や経験者がしっかりサポートしてくださります。この記事を読んで、少しでも多くの人がボランティアスタッフに興味を持っていただけたのなら嬉しい限りです。国内カンファレンスを一緒に盛り上げていきましょう！