メールが多すぎる？

仕事をしている上でメールの処理にかかっている時間ってどれくらいあるのでしょう？

日によって違うと思いますが、私はかなりの量のメールのやり取りをしていると思います。

情報共有、報告、連絡、相談など様々です。

メールで厄介なのがCCに自分の名前が入っている時です。

相手がどのような意図でCCに入れてきたのかを探りながら、深く入り込むべきか、流し読みで済むものか、読むことさえ不要かなどを判断する必要があります。

全て読んで、入り込んで、対応までするとメールの処理だけで半日が終わってしまうなんてこともありえますよね。

過去のメールの検索も時間が経つと大変です。そこに添付ファイルなどがついていると、どれが最新版なのかわからなくなることも多々あります。

日本人ビジネスマンの生産性が悪い一つの原因はこのメールのやり取りであることは間違いないですね。

メールのやり取りをしていることで仕事をしている気になっているところもあると思います。

また、メールは枕詞として挨拶文が必ず入ります。これも社内のメールなどは正直無駄ですよね。

お願いしたことを対応してくれたことに対するお礼メール、これもやりすぎるのはどうかと思います。

これらの無駄を改善するものとしてチャットがあります。社内、社外を問わず一つのプロジェクト単位でチャットグループを作ってしまえば、そのプロジェクトのやり取りは一つのチャットグループでやり取りされるため、メールを検索したり、無駄な挨拶文を打ったり、お礼メールをしたりということが減ると思います。

あと最近よく思うのが、それメールにする必要ある？っていうことです。電話一本で済む話や、チャットでできる話とか、直接話すことで解決するようなことです。

メールにすることで変な誤解を生んで、本来起こることのなかった事象が起きたり、他の人を巻き込んでしまったりと、メールにすることで失敗することも多いですよね。

こういうことが起こらないようにと文章を考えすぎて、長文になり、結果意図が伝わらなくなったりとドツボにはまっていくこともあります。笑っちゃいますよね。

こういうことってほとんど社内で起きることだと思いますが、日本は社内営業が仕事上の多くを占めてしまっているということですかね。

もちろん根回しは大事だと思います。特に会議の前や後など、根回しすることで仕事の進み方が目に見えて違うということになることが多々あります。

ただ、あくまで仕事ですし、遠慮は不要なのでやりすぎるのもどうかと思います。たまにそのやりすぎを求めてくる人も多いですが。そういう人とは距離を置いた方がいいかもしれませんね。

いわゆるテイカーといわれる人たちですが、有名なユーチューバーの方もそういう人たちを「死神」と名付けられています。

話がメールから人になってしまいましたが、いろいろ複合的に絡んで生産性が落ちているということでしょう。

システムを導入する立場の人間としては、こういう事象を仕組みで解決していけるような提案をしていけるようにしないとですね。それではまたです。