仕事で大切な気づき

仕事で必要な能力として「気づき」があると思います。仕事の経験年数がながければ長いほど気づく確率は高くなると思いますが、経験年数が短くても気づける人はいます。

意識の問題もあると思います。仕事を単なる作業として行っている場合気づきは少なくなりますね。流れ作業のように仕事をしていると見えるべきものも見えないときがあり、後々、なぜ気づかなかったのだろうと思うことって誰にでもありますよね。

直ぐに対応しなければならないときなど、急な仕事に対応するときも気づかずミスにつながることがあります。これは普段なら実施しているチェックをしなかったり、急いでいて視野が狭くなり勘違いしていることに気づかなかったりなどでしょうか。

ミスが起こってしまった場合は、まずは対応です。その後はミスが起こった原因を反省して、次に同じミスが起こらないように対策をしなければなりません。

ミスの原因は、人為的なものと仕組的なもの２種類があるとよく言われます。人為的なミスはやるべきチェックを怠ったてしまったり、計算間違いをしてしまったり、勘違いをしてしまったりということでしょうか。

仕組的なミスは仕事のやり方自体がミスがおこるような仕組になってしまっているということです。

人為的なミスは仕組によって解決することをができるように持っていくことで減少します。

気づきという点では、気づく仕組を作ることでミスを減らすことができます。

経理では取り引きが発生すると複式簿記を使って仕訳をし、勘定科目ごとに集計するという一連の流れがあります。複式簿記は最終、勘定の貸借が一致することで正しいことがわかるという仕組なのですが、これも素晴らしい仕組ですよね。

勘定科目ごとに集計した帳簿は総勘定元帳という一覧表のようなものに集約されます。仕訳をするときに、取り引きの内容を「摘要」に記載しますが総勘定元帳にはその摘要が表れます。

この摘要を細かなルールを決めて記入することで、気づきが発生する確率が大きく上がります。会社の取り引きは毎月、毎年同じような取り引きが行われますので、摘要もほぼ同じような内容になります。この摘要を人それぞればらばらに記入していると、一覧表でみても統一性がなく、いわゆる汚い元帳になります。

摘要を何月分、内容、支払先という風に書く内容と書く順序を決めておけば綺麗な帳簿になり、月を間違えていたり、支払先を間違えていたとしてもパッと分かるようになります。

税務調査があっても、元帳がしっかりしていると、調査もスムーズに進むこともあるのではないでしょうか。

こういうちょっとしたことですが、やるとやらないで業務効率も変わってきます。AIが進化すればAIにも覚えさせやすくなるでしょうね。一石二鳥以上の効果があるかも知れませんね。それではまたです。