＃25 個人事業主のための「時間管理術の身につけ方」
こんにちは、kurokoです。今回のnoteでは「個人事業主のためのスキルアップガイド」第5回として、「時間管理術の身につけ方」について書いてみようと思っています。
個人事業主になってから、会社員の時よりも時間がないと感じることが多くなりました。なんでだろう…。
朝会や1on1、定例MTG等で一定量の時間をロックされていたと考えると、会社員のほうが自由に使える時間は少ないはずなのに。
なぜこんなことが起きるのか。
今の時間の使い方を整理してみたら、理由は明らかになりました。
当然ですが、営業にプランニング、顧客対応まですべての業務を１人でやっているので、メイン業務に充てられる時間は限られます。加えてメイン業務以外の雑務もあります。そのため単純に作業量がこれまでより多かったんですね。
納期が重なったりすると「時間が足りない」「何から手をつけるべきか」と悩むことも多々あります。とりあえず目の前の作業を進めていたら、気づけば夜。そんな風に日々に振り回されてしまい、もったいない時間の使い方をしてしまったな、、、と悔やむことも。
ということで、今回は効率よくタスクをこなすための「時間管理術」をテーマに書きます。具体的な方法や使えるツールを紹介してみます。同じく時間の使い方にお悩みの方はぜひ読んでみてくださいね。
時間管理（タイムマネジメント）とは？
概念
時間管理とは、限られた時間を最大限に活用するための技術や考え方です。タイムマネジメントの基盤は、1950年代にアメリカの経営学者ピーター・ドラッカーが提唱した「自己管理」の考え方にあります。単なるスケジュール管理にとどまらず、目標達成のために必要な優先順位付けや効率化まで含まれる、という点が重要です。
時間管理の目的
では、なんのために時間管理をするのでしょうか？当たり前すぎることですが、改めて確認しておきます。
生産性の向上
重要なタスクに集中し、ムダな時間を減らすストレス軽減
計画的に動くことで「やり残し感」をなくし、精神的な余裕を持つワークライフバランスの確保
仕事とプライベートのバランスを取り、充実した日々を送る
１日２４時間のうち、労働に使える時間は会社員なら毎日８時間で週４０時間、個人事業主であっても、家事や育児、睡眠時間をきちんと確保することを考えれば、１日長くとも１０時間で週５０時間くらいまでが使える時間の限度かなと思います。１０時間という時間をどう使うか、フルに使って大きく稼ぐのか、タイパを上げて労働時間を短縮していくのか…
ここは戦略の練りどころになりそうですね。
そのためにも、①何の業務に②どのくらいの時間を③どんな頻度で使っているのかを定量的に把握する必要があります。まずは些末なものも含めて業務を把握することをやってみましょう！
時間管理に使えるフレームワーク
①何の業務にの部分が明確になったら、業務を仕分けていくといいです。
ということで、時間管理をすることを目的とした場合に使えるフレームワークを２つご紹介します。私自身よく使っているフレームワークです。
1. 時間管理マトリクス（緊急度・重要度マトリクス）
スティーブン・R・コヴィーの著書『7つの習慣』で紹介されたフレームワークです。ご存知の方も多いかもしれないですね。タスクを以下の4つの領域に分類し、優先順位を決めて処理していくというものです。
緊急かつ重要（危機対応）
重要だが緊急でない（計画や成長）
緊急だが重要でない（他人の依頼）
緊急でも重要でもない（ムダな時間）
みなさんはこの4象限にタスクを分けたとき、どの象限のタスクを優先しますか？実は手をつけるとお得なのは「重要だが緊急でない」領域。
重要だが緊急ではない仕事というのは、今すぐやらなくてもいいけどいずれは実施したいもの、ということです。長期的な成果につながるタスクが振り分けられることが多いので、ここを計画的に進められるとより良い結果を生み出すことにつながります。
2. ポモドーロ・テクニック
フランチェスコ・シリロによって考案された時間管理方法です。「ポモドーロ」はイタリア語で「トマト」の意味で、トマト型のキッチンタイマーを使っていたからその名がついたとか。ちょっとかわいいですよね。集中力を高める方法として有名な手法で、基本ステップは以下の通りです・
タスクを選ぶ
完成させたい作業や取り組むべきタスクを明確にする。タイマーを設定する
25分間に設定します。この時間を「1ポモドーロ」と呼びます。集中して作業する
タイマーが鳴るまで、選んだタスクに集中します。この間は中断しないよう心がけます。短い休憩を取る
タイマーが鳴ったら、5分間の休憩を取ります。散歩をしたり、水を飲んだりしてリフレッシュしましょう。4回繰り返したら長めの休憩を取る
4つのポモドーロを完了した後、15～30分の長めの休憩を取ります。この間に心身をリセットします。
25分間作業 + 5分間休憩のセットを繰り返し、4セット後に15〜30分の長めの休憩を取る。1区切り25分というと短い！と感じるかもしれませんが、この短い＝時間が潤沢にはないというのが、集中を高めさせるきっかをくれます。そして、時間を区切り休憩を挟むことで集中力を持続させてくれて、効率的に仕事を進められます。
特に、３の緊急だが重要でない（他人の依頼）ような業務はダラダラと着手するのは時間の無駄なので、この１セット中に終わらせよう！など明確に時間を区切って作業するのがおすすめです。
時間管理の実施手順
次は時間管理をしていくための手順を紹介します。優先順位付けには時間管理マトリクスを、実行フェーズではポモドーロ・テクニックをぜひ使ってみてください！
目標を設定する
日・週・月単位で達成したいことを明確にする。タスクをリストアップ
すべての作業を洗い出し、漏れがないようにします。優先順位を決める
時間管理マトリクスやタスクリストを活用し、重要なタスクを上位に配置。スケジュールを立てて実行する
カレンダーやタスク管理ツールを使い、現実的なスケジュールを設定し実行する。定期的に振り返る
1日の終わりや週末に振り返りを行い、計画の修正や改善を行う。
以外と忘れてしまいがちなのが、５の定期的に振り返ることです。習慣化してしまえば忘れずやれるので、金曜の１７時から１０分間など固定してスケジューリングしておくのもお勧めです。
時間管理に使えるツール
タイムマネジメントを効率化するためにはITツールの活用はかかせません。自力で頑張るのにも限度もありますし、リマインドやタスク管理はツールにまかせて、“とにかく毎日決まった時間にツールを開く”とだけ決めてしまうだけでもいいですよ！
Google Calendar
視覚的にスケジュールを管理できますし、繰り返しタスクはリマインダー機能を使って登録してしまえば抜け漏れも減りますよ！通知は必ずONにしておいてくださいね！Trello
タスク管理に適したボード形式。これも有名ツールなので使ってる方も多いはず。私はプロジェクト単位でボードを作ってtodo/wip/done/omitとステータスを用意して進捗を可視化し遅延を防いでいます。Notion
これも結構浸透してきてるので使っている人も多いかもしれないですが、多機能なデジタルノートです。タスク管理や目標設定にも活用可能ですよ！Forest
フレームワークで書いたポモドーロ・テクニックを実践するのに最適なアプリです。作業時間に応じて木が育つ仕組みで、モチベーションが高まります。
時間管理関連本の紹介
時間管理について、もっと体系的に知りたい人は、ぜひ本も読んでみてください！
『エッセンシャル思考』グレッグ・マキューン
本当に必要なことに集中するための考え方が学べます。『7つの習慣』スティーブン・R・コヴィー
時間管理マトリクスを始め、自己管理の基本を網羅した名著。『タイムマネジメント研修』佐々木直樹
ビジネスシーンに特化した時間管理の具体的な手法が紹介されています。
まとめ
いかがでしたか？できそうな気がしませんか？
時間は誰にとっても有限です。だからこそ、うまく使えるようになるとより有意義な時間を過ごせるはずです。自分に合った時間管理術を見つけてみてくださいね。
次回予告
次は「自己投資のコツ」というテーマで、スキルアップをより効率的にする方法やみんな気になる(？)の資産運用についても書いてみようと思っています〜！ではまた〜。