[仕事]F太自分は要領が良くない、と思い込んでいる人のための仕事術
表題のイベントに参加してきました。
タスク管理の視点から、仕事をコントロールするというものです。
自分がここで参加する視点は大きく分けて次の3つ。
自分の構築しているタスク管理手法へのヒント
他の人(参加しようと思う人)がどのような層なのか
F太さんの人心掌握術
自他ともに、これを必要としているということは即ち、この重要性を認識しているということです。その認識が具体的にどのようなものなのかはそれぞれ違う。それをつなげる視点と実行がなければこのイベントには至らなかった。これらが三つの視点の理由です。
では、内容をざっくりと記します。
次回以降で、そこから自分で解釈を加え消化していきたいと思います。
そもそも、ここにきているということは。
タスクを、処理しきれていないと感じているから。
このご時世、情報は多く、やることもたくさんある。
では、どうしたらうまいことコントロールできるか。
まずは現状の問題を整理しよう。
自分自身で何をするのか頭の中で整理しきれていない。
まぁそりゃそうだ。だからコントロールできないわけで。
そして外乱もある。
やろうとしていたタイミングで別件の話を振られる。途中までたどり着いたが席を外さなければならない。周りの話声で気が散る。枚挙に暇がない。
コントロールできないのも無理はない。
自分と回りの二つの視点で挙げてみた。では、その問題を掘り下げてみよう。なぜできないのか。
よく言われているのは、人間の同時に7つの事しかできないということだ。マジックナンバーというフレーズで、2000年代に流行って今は廃れてきているのかな。あまり聞かなくなって、説明で数字を言われてすぐには思い浮かばなかった。
マジックナンバー7±2というのは、人間の短期記憶の容量のことを言っていて、同時に考えられることは7個まで、個人差で±2ということだ。
短期記憶というのは、Short Term Memory でSTMと呼ばれている。
自分はこの試験を受けたことがあるが、並列思考と並列記憶は区別しておかなければならない。ここではあまり区別していなかったが、考える段階と、認識する段階では思考が異なっている。今回は、あくまで抜け漏れない記憶管理というのが主眼であることを強調しておこう。
どうでもいい小話だけども、ここでホワイトボードに±7という書き方をしていた。自分としては突っ込みたかった…せめて7±αとしてほしかった…
では、ここまでで明らかになった現状の問題をまとめよう。
問題
対応件数が脳のキャパシティを超えてしまっている
それでは、その問題にどう対応するか。
自分の脳のキャパシティの問題なので、外部リソースを使うしかない。
メモを取る、ファイリングする。しかし、それも混在してしまって意味をなさない。だれしも経験していて、何種類もでているタスク管理アプリで対策を講じていると思う。
そこで、さらに踏み込んで具体的な対策を見せてもらった。
これはあまり公にしない方がいいのかな。
自分で作っているタスク管理と合わさるところをピックアップして記してみる。
一か所にまとめる。
完了しているものだけピックアップして一覧化。
期限を示して順序付け(個人的に話してみると、重要度も加味しているようだ)
期限は仮決めしてしまう。
大項目と、その中のタスクとしての小項目を分けて示す。
これは、あくまで一覧化することに絞っている。あくまで自己不信の不安を取り除くものとして使うのだ。使いやすいと思う。
ロジックはシンプルで、開くことへの心理的ハードルも低くなっている。
一覧化できることで、不要な焦燥感も対策できる。
そして、完了したものが可視化されるので自信にもなる。
正のスパイラルになっている。
対策
エクセルに書き出す
タイトルとタスクを分けて整理する
日程を組んでしまう
効果
一覧になると不安が減る
できたことが可視化される
ここまでが、その講習の主軸でいいと思う。
ここから色々な枝が表れてくるが、それはまた次回以降で。
では、自分からの考えをメモとしてしたためておきたい。
機能性をもっと持たせたいのだ。タスク管理だけではなく、その効率化も見据えたものをつくりたい。もちろんタスクは自己完結するものはまれで、誰とやるか、その人の特性を一覧に、そこからなにを引き出すか、アウトプットはどこまでで完結とするか、日程から逆算して優先順位やタスクのステージ管理、品質の管理、そこまで掘り下げたものを作りたい。
もっと具体的に、現在組み込めているものを記す。
スケジュールへの落とし込み、類似項目での所要時間をFB、チームとして、そのタスクに要するメンバーの一覧、行う場所と紐づけて一度に対応可能なものを一覧に。といったものが現在組み込めているものだ。
そして今見据えているのが、「軸」からのアプローチだ。
上で、場所と相手での共通性を見出す軸は提示した。ここから、「時間軸」での整理を追加していきたい。まだ上手く言語化できていないが、次のようなものだ。
タイトルに対してタスクが細分化されていく。それを日程に乗せる。そこまではよい。そこから、その日に何をどう順序だてて行うかを一目で見ることができればさらに思考のリソースは効率的に活用できる。そこに全体像の中での進捗と最終アウトプットを意識させるようにしてまとめるインターフェースを作りたい。
最後に、F太さんの人心掌握について。
驚いたのが、女性参加者の多さと、注意を引き寄せる話術。
さらに、相手の理解を観察しながらスピードをコントロール、言い方をイメージしやすく受け止めやすい表現にしていた。
これはスゴイ。
相手を受け入れている姿勢で伝えたいことを強すぎず弱すぎずに表現するというのはなかなかできない。
この準備のシーンを見せてもらいたいぐらいだ。
話しをしてわかったのが、同時に色々な立場で思考が駆け巡り、それを瞬時に濾過して粋だけに絞ってそこへのイメージを伝えているのだ。粋だから伝わりやすいし、話すのが長くなってもイメージがついていくので不快感がない。
