一週間より先の予定を入れないようにするライフハック

毎日皆さん、忙しい忙しいと言ってませんか？
私自身も、いろんな方とお会いしたり、いろんな会議に出たりと、使える時間は限られていて、ついつい忙しいと思ってしまうことがあります。
昨年のIVS DOJOにて、社長の仕事の大事なことの1つは機嫌よくいることって言う話をしたんですが、私自身もともと短気ですぐに怒ってしまうタイプなので、機嫌を維持するために、余白をしっかり持って、あまり忙しくしないことと、ちゃんと寝ることに心がけています。
さくら田中氏「社長の機嫌が悪くなると会社は傾く」 成長企業をつくるために、経営者が心がけるべき“余白”の実践 - IVS DOJO 田中邦裕 氏

そのために私がやっているのが、1週間より先の予定は半分以上入れないというメソッドです。
基本は、アポ依頼があれば直近から入れていくと言うもので、例えば1週間先の予定をお願いされた時は、「まだ予定が立っていないので、調整はまた来週させていただいてよろしいでしょうか？ちなみに今日の◯時か、明日の◯時であれば空いていますがいかがでしょう？」という返信をします。
もしくは仮予定として入れさせて頂きつつ、確定は来週にさせてほしいという返信をすることもあります。
ちなみに、以下の図は来週金曜日の予定ですが、11時半からの1時間と、17時からのフライト、20時からの会食だけが入っていて、調整中になっているのは仮予定で、ブロックになっているのはこれから入るかもしれない予定のための余白です。
ちなみに、実際には1時間とりつつも、先方には30分でお伝えして、状況に応じてバッファにしたりしますし、会議も早く終われば早く終わるし、実際前回の取締役会は、比較的足元が順調なこともあって30分で終わりました。

多くの忙しい人は、もう二ヶ月先までいっぱいみたいなことを聞きます。
実際私もそうでした。
ただ、会って話したいことが二ヶ月先まで出来ないのは意思決定を遅らせるし、チャンスも失います。
そもそも二ヶ月前に入れた予定でミーティングするっていうのは自分も相手も熱量を失ってますし、どういう案件だったのかも忘却の彼方です。
そういう案件ばかりのよくわからない予定で忙殺されると、そりゃやる気もなくなります。
要は、早く決まった予定から入れるのではなくて、どうしても予め決めておかないといけない重要度の高いものから入れるという事です。

なお、私がこの方法を取ることによって得られたものとして、余白によって予定のマッチングをしやすくなり、他の役員や忙しい外部の人との予定を合わせやすくなったことや、長めの予定(2〜3時間かかる予定)を入れやすくなるということです。
例えば、バケツに大きな石と小さな石を入れるときは、大きな石を先に入れて小さな石を詰めていかないといけないわけで、仮に先に小さな石で埋めてしまうと大きな石が入らないということになります。
スケジュールも、何週間も先まで細切れで入れてしまうと、逆にスループットが下がるということです。

なお、毎週の定例MTGとか、外部の「ご挨拶に伺いたいんですが」というやつは、全て断ることも重要です。
私の場合は、基本的に毎週定例であるのは役員定例会だけで、それ以外は直前でMTGを入れています。
月1回の月例で確定しているのは、さくらインターネットや社外取締役をしている会社の取締役会と、大株主との連絡会など、一部のものだけです。
ただし、日程は事前に決めないものの、必ず月一回以上入れようと決めていているのが、役員やその他直接面倒を見ている部下との1on1です。
そして、優先順位が高めなのは、上記以外の社内の1on1や、未踏のクリエイターとのMTGと、エンジェル出資先の経営者のメンタリングです。
このように、何でも引き受けるんではなくて、自分の中で優先順位をつけることも重要です。
あと、社内でスケジュール調整するときは、上記以外がブラックボックス化すると良くないので、Slackの #executive_assistant という公開チャンネルで、スケジュール調整リクエストを送ってもらっています。
例えば、会議のリクエストだけでなく、社長や役員とランチや飲み会したいとか、稟議が停滞している場合に早よやってくれとか、そういう書き込みで賑わっています。

ちなみに、アシスタントや秘書を抱えている方の場合は、上記のようなスケジュール調整の方法をみんなで合意しておくことも重要です。
さくらインターネットの場合は、私のほか役員のスケジュールなどのサポートのために3人の秘書の皆さんがいるので、ドキュメント化によってノウハウを形式化しています。
社内のドキュメントはConfluenceで管理しているのですが、そちらに田中さんのスケジュールの登録のルールというのを作ってくれていて、日々アップデートされており、私の部分の出せるところだけ、少し紹介します。
(社外MTGに関しては、ハックされると困るので2つ以外は秘密です㊙️)

なお、あくまでもルールでしかないので、例えばどうしても明日入れたいので9時半から良いですか？とか、昼休みをランチミーティングにして良いですかとか、どうしても懇親会の開始を先方の都合で20時からで良いですかとか、そういうやりとりはあります。
ちなみに、社内はSlackメインで、先出の#executive_assistantの運用も、この3人がやっていますが、秘書3人と私とのやりとりはFacebookメッセンジャーが多く、その理由は既読が分かるので素早く両者が確認できる(特に私が見たかどうか)とか、社外の人含めてメッセンジャーグループ作って調整しないといけない場合に便利という事からです。
ただ、個人のアカウントを使いたくない人もいるし、会社用にFacebookアカウントを別で用意してもらうこともありますし、あと気を付けているのはLINEは社内で出来るだけ交換しない、しても仕事は送らないというのが鉄則にしています。

ここまで色々とつらつら書かせて頂きましたが、皆さんの手法もぜひ教えてもらえると嬉しいです。
一般的に、スケジュールが余りなくピタッと全て埋まると、見た目はすごく達成感があるのですが、それを実行しないといけないのは苦行でしかありません。
ですので、興味のあることや重要なことへの時間配分のプライオリティを上げて、機嫌良く充実した毎日を過ごすのが重要だと思います。

なお、「先週note見ましたよ。2週間先も実は空いてるんでしょ」とか、「実は1時間と言いつつもう少し時間あるんでしょ」言わないでくださいね ;-)
あと、電話で調整される場合は、うちの場合は後回しになりがちなので、メールやメッセンジャーで頂くのが良いと思います。
最後に言いたいのは、秘書やアシスタント、社長と一緒に出てくる現場担当者の人は大切にした方がいいという事です。
いつもアシスタントの方へ、スイーツとか持って行ったり、すごく丁寧に対応するビジネスマンの方がおられますが、こびを売るかどうかは別としても、社長にこびを売るより何千倍も好感度が高い気がします。

とにかく時間は重要で大切なものです。
それを奪う人から逃げる事、どの順番で時間を使うかを決めること、余白を持ってスケジュールのスループットを上げることが大事ですね。