【30選】クレーム対応で使える英語フレーズ集：トラブル時でも信頼を築くコミュニケーション術
クレーム対応は、どのビジネスシーンにおいても重要なスキルです。特に、英語でのクレーム対応となると、「言いたいことが伝わらない」「感情的になってしまう」といった悩みを抱える方も多いのではないでしょうか？本記事では、クレーム対応に特化した英語フレーズ30選をご紹介します。場面ごとのフレーズを覚えておくことで、トラブル解決をスムーズに進めるだけでなく、顧客との信頼関係を築く助けにもなります。
クレーム対応で使える英語フレーズ【30選】
以下では、「お詫び」「問題の確認」「解決策の提案」「フォローアップ」の4つのステップに分けてフレーズをご紹介します。
【1】お詫びを伝えるフレーズ
最初に顧客の不満に共感し、誠意を示すことで、顧客の怒りを和らげることができます。
【1】I’m sorry for the inconvenience this has caused you.
（この度はご不便をおかけし申し訳ありません。）
【2】Please accept our sincere apologies for the issue.
（この問題について、心からお詫び申し上げます。）
【3】I completely understand how frustrating this must be for you.
（どれほどご不満であるか、十分理解しております。）
【4】We apologize for any inconvenience and appreciate your patience.
（ご迷惑をおかけしたことをお詫びするとともに、ご理解に感謝します。）
【5】Thank you for bringing this to our attention.
（この件をご指摘いただきありがとうございます。）
【2】問題の確認・状況の把握をするフレーズ
顧客の問題を正確に把握することが解決の第一歩です。
【6】Could you please provide more details about the issue?
（問題について、もう少し詳しく教えていただけますか？）
【7】When did the issue first occur?
（この問題はいつから発生しましたか？）
【8】Can you tell me exactly what happened?
（具体的に何が起きたのか教えていただけますか？）
【9】Let me confirm the details to ensure I understand correctly.
（正確に理解するために、内容を確認させていただきます。）
【10】I’d like to clarify the issue before moving forward.
（進める前に問題を明確にしたいと思います。）
【3】解決策を提案するフレーズ
顧客のニーズに応じた解決策を提示し、信頼を回復します。
【11】We will look into this matter immediately.
（この件について早急に調査いたします。）
【12】Let me see what we can do to resolve this issue.
（この問題を解決するために何ができるか確認します。）
【13】We can offer you a replacement/refund as compensation.
（代替品の提供または返金で対応いたします。）
【14】I’ll personally make sure this doesn’t happen again.
（私自身で、同じことが再発しないようにいたします。）
【15】Would this solution work for you?
（この解決策でご満足いただけますでしょうか？）
【16】Here’s what we can do to fix the situation.
（この状況を改善するために、以下の対応を取らせていただきます。）
【17】We will prioritize this matter and get back to you shortly.
（この件を優先的に対応し、すぐにご連絡いたします。）
【18】I’ll make sure to escalate this to our management team.
（この件を管理チームに引き継ぎます。）
【4】フォローアップのフレーズ
解決後もフォローアップを行うことで、顧客に安心感を与えます。
【19】We appreciate your patience while we resolved the issue.
（問題解決までお待ちいただきありがとうございました。）
【20】Is there anything else I can assist you with today?
（本日、他にお手伝いできることはございますか？）
【21】Please don’t hesitate to contact us if the issue persists.
（問題が続くようでしたら、遠慮なくご連絡ください。）
【22】We’ve resolved the issue. Please confirm if everything is okay now.
（問題を解決いたしました。現在、すべて問題ないかご確認ください。）
【23】I’ve followed up with the relevant team to ensure proper action.
（関連チームと確認し、適切な対応が取られるようにしました。）
【24】Thank you for giving us the opportunity to make this right.
（この問題を解決する機会をいただき、ありがとうございます。）
【25】Your feedback is important to us. Please let us know if we can improve further.
（お客様のご意見は大変貴重です。さらなる改善点がございましたらお知らせください。）
【5】顧客の不満を和らげるための追加フレーズ
感情を和らげる一言を添えると、顧客の満足度が向上します。
【26】I can assure you that your concerns are being taken seriously.
（お客様の懸念を真摯に受け止めております。）
【27】We value you as a customer and appreciate your feedback.
（お客様としてのご意見を大切にしております。）
【28】I’m here to make sure this gets resolved to your satisfaction.
（お客様がご満足いただけるよう、この問題を解決するために尽力します。）
【29】Thank you for giving us a chance to address your concerns.
（ご懸念に対応する機会をいただき、ありがとうございます。）
【30】We understand how important this matter is to you.
（この件がお客様にとってどれほど重要か、理解しております。）
最後に
クレーム対応はただ問題を解決するだけでなく、顧客との信頼関係を構築する絶好のチャンスです。本記事で紹介したフレーズを活用し、適切かつ誠意ある対応を行いましょう。ぜひ、この30選を実践に役立ててください！