ITが苦手でも大丈夫！ChatGPTでできる業務改善の始め方
こんにちは！neco🐈⬛です。
この記事では、日々の業務改善を考えている管理職の方に向けて、ITが苦手な方でも始められるChatGPTの活用方法をご紹介します。
少しでも「業務を効率化したい！忙しい日々をなんとかしたい！」と思っている方に、ちょっとでもサポートができたら嬉しいです:)
私自身、エンジニアやPM、ディレクター、そしてCTO秘書として業務改善や一人当たりの生産性向上など、効率化について多くの企業でサポートを行ってきました。
今回は、そんな私がお勧めするChatGPTを使った「業務改善の最初の一歩」をお届けします。「まずは気軽に試してみよう！」と感じていただければと思います。どうぞリラックスして読んでくださいね！
ChatGPTを使った業務改善に一歩踏み出してみませんか？
忙しい業務の中で、「もっと効率よくできたら…」と感じることはありませんか？特に管理職の方なら、業務改善の必要性は感じていても、どこから手をつけるべきか迷うことも多いと思います。そんなとき、まずは小さな一歩から始めるのが大事です。
少しずつでも業務改善を進めることで、仕事がスムーズになり、チーム全体の活気も増していきます。ChatGPTは、そんな最初の一歩にぴったりのツールです。
ChatGPTで解決できる業務改善の例
ChatGPTは、AIがテキストであなたの業務をサポートしてくれるツールです。どんなことができるのか、具体例を見てみましょう。
1.会議の事前準備
ChatGPTに「次の会議のポイントを簡単にまとめて」とお願いするだけで、要点を整理したり、アジェンダを作ることができます。会議準備が楽になると、ちょっと気持ちも軽くなりますよね。
プロンプト例
「次の会議のポイントを簡単にまとめてください。会議のアジェンダも含めて、主要な話題と話し合うべき内容を要約してください。」
追加例
「〇月〇日に行う会議のためのアジェンダを作成してください。話し合うべきトピックと、それぞれの要点を簡潔にリスト形式で示してください。」
2.報告書の自動生成
毎月の報告書作成も、ChatGPTが基本の構成を作成してくれるので、手直しするだけで済みます。報告書って、意外と時間がかかるんですよね。ChatGPTに頼んでみてください、楽になりますよ！
プロンプト例
「〇〇の報告書の構成を作成してください。各セクションの見出しと、それに関連する要点を簡潔にリストアップしてください。後で手直ししやすいように、分かりやすくお願いします。」
追加例
「毎月の報告書のための基本構成を作ってください。タイトルやセクション見出し、各セクションに含めるべき主要なポイントを要約してください。」3.メールの自動返信
ChatGPTなら、問い合わせへの簡単な返信もお手の物です。例えば「承認の返信をしたい」ときも、適切な言い回しで返信文を作成してくれます。文章に悩む時間が減るだけで、時間に余裕ができるはずです。
プロンプト例
「この内容に対して承認の返信をしたいので、適切な言い回しでメールの返信文を作成してください。相手にわかりやすく、丁寧な文面にしてください。」
追加例
「〇〇について承認の意思を示す返信メールを作成してください。フォーマルな言い回しで、敬意を示しつつシンプルな文面にしてください。」ChatGPTの簡単な使い方
「やってみたいけど、ちょっと不安…」という方もご安心ください！ChatGPTは簡単に始められるツールです。ITが苦手でも、すぐに使える方法をご紹介します。
ChatGPTにアクセス
まずは公式サイトかアプリからアクセスしてみましょう。アクセスも簡単で、初めてでもサポートがあれば心配いりません！メッセージを入力する
「会議のアジェンダを作成したい」と入力するだけで、ChatGPTがすぐに提案してくれます。専属アシスタントがいるような感覚で、手軽に使えますよ！内容を業務に活用する
この記事に書いた内容を参考に、まずは小さく試してみてください。「これなら簡単だ」と感じたら、少しずつ他の業務にも活用を広げていけますよ！
一緒に、まずは小さな一歩から！
クライアントさんと話していても、そういうのならすぐ効率化できますよというケースが多々あります：）
この記事を通じて少しでも「やってみようかな」という気持ちになっていただければ嬉しいです。みなさんの毎日が少しでも楽になることを、心から応援しています！
具体的な業務改善系ChatGPT活用法もいろいろ記事出しているので、参考にしてもらえると嬉しいです：）