会議の進め方など　再考

3年前にこのような記事をまとめていました。

先日もまた会議の進め方には工夫が必要だと思う機会がありましたので、今回は改めて会議について記事を書いてみようと思いました。

無駄な会議

会議のイメージはどのようなものでしょうか。

世間一般には会議は無駄が多いという意見を聞くことがあります。
ですが、なぜ無駄が多いと言われるのでしょうか。それは以下のような状況がみられるからではないでしょうか。

・参加者が無駄に多い
・会議の趣旨がつかみにくい
・結論が出ない
・議題がないのに定例会が開催される

会議の開催理由について考えてみると以下の目的があると推測されます。

・意思決定
・情報共有
・相談

これがあいまいだと議事進行が適切に行われなくなり議論が十分に活用できなくなる。

情報共有が目的の会議であれば、最初に発信者が要件に従って情報を発信し、関係者の質問を促して理解を深めることに注力できるよう会議を進行するのが望ましい。
ただし単純な情報共有だけであれば、そもそも会議ではなくメールなどで発信するだけでも済むかもしれないので、会議を開く必要がある内容かどうかも合わせて検討すべきであるでしょう。

相談であれば、まず相談者が背景も含めて相談内容をきちんと伝えたうえで、関係者はどのようにその相談内容を解決していくか議論する形に進めなければならない。

意思決定の場合が一番議事進行者の手腕が問われると思われる。

意思決定と一言で言っても通過儀礼的な意思決定会議や重大案件の意思決定など種類があると思われる。通過儀礼的なものは果たして必要なのかどうかの議論もありますが、重要な意思決定であれば意思決定が必要な背景、条件、望ましい結果などを共有したうえで意思決定権者に正しい決断をしてもらうための工夫が必要です。

このように、会議の開催理由を明確にしたうえであらかじめ進め方を検討、整理しておくことが議事進行のポイントであり、無駄な会議の開催を減らすことにつながると考えます。

次の会議に向けて

また、会議の終了時には以下の点を整理しておくことも次回までの円滑な推進に役立つと考えます。

・本会議の議題、決定事項のまとめ
・次回予定の確認
・次回までの各担当のタスクの整理

会議室の予約時間が終了したので尻切れトンボで終わらせてしまう会議に参加することがたまにありますが、せっかく会議で議論した内容が整理できないまま終わってしまうことになります。
そんなことがないように時間配分も見ながら議事進行することが重要です。
会議時間を考えて、最後5分くらいで議論を終わらせて残りの時間で次の会議に向けてまとめの時間にするくらいの余裕が必要だと思います。

以上、今回は会議の進め方について改めてコメントしてみました。