会議の進め方など
昨今ビジネス活動の中で大きく様相が変わったものの一つに会議があげられると思います。商談などにおいて従来は客先に訪問してFace to Faceで行うのが普通でしたが、人と人との接触の回避が求められる今の状況において、Zoomなどリモート会議が主流になってきたことは大きな変化だと思います。本業では顧客との定例会議の議事進行を行う機会が多く、会議の進め方や議事録の作り方などを考えることがあります。
今回はそんな会議に注目し、後輩に議事録の作成を指導する場合に重要視している点なども併せて記事にまとめたいと思います。
議事録について
まず議事録に関して考えてみます。
「議事録」で検索すると以下の記事がトップに表示されました。
こちらの記事では非常にお手本的な議事録の書き方が紹介されている印象です。一言一句逃さずメモを取り、内容を整理してテーマ、議題に沿って内容をまとめて記録に残す方針を紹介されております。ただし、会議の発言録メモから要点を切り出してまとめるフェイズを挟むため、議事録の提示まで非常に時間がかかる印象を受けました。
国会の議事録
参考に国会の議事録としてどのような記録が残されているのかに興味がわきましたので以下の会議録検索システムを確認してみました。
いくつかの議事録を読みましたが、こちらで記録されているものは議事録というより発言録といった印象を受けました。本来の議事録はこのようなものなのかもしれませんが、国会という場で一言一句責任の発生する発言を記録するためにはこのような形になるのが必然なのかもしれません。
議事進行を任せられている会議においての議事録
少し視点を変えて、自身の経験に一番近い形の会議体で作成している議事録の工夫を紹介します。
ここで紹介する方法は独自にまとめた内容ですが、議事の進行をスムーズにし、できるだけ早く会議の記録をまとめるという意味では非常に有効な方法と考えております。
・あらかじめ想定されている議題を会議の進行に合わせてまとめておく。
定例会議などでは前回の持ち越し議題や新たな検討事項など会議の前にあらかじめ決まった議題があるはずです。議事進行を事前に想定するのと合わせて議題とその要旨を議事録にあらかじめまとめておけば進行がスムーズになるのと合わせて、会議後に議事録をゼロから作成する手間を省くことができます。
・YES/NO、GO/No GO などの2択の結論はあらかじめ記載しておく。
会議の中である程度結論が見えている部分が多いという経験はないでしょうか。特にYES/NOやGO/No GOのような2択を決断するような議題に関してはある程度事前に結論を想定し、その後の追加議題も想定することが可能と思います。そのような内容もあらかじめ議事録に記載しておけば、決まった内容に沿って議事を進めればよいだけになります。
・2択で決まらない内容に関しては、可能性のある結論をいくらか用意しておく、もしくは空欄を用意しておく。
こちらも上記同様、あらかじめ可能性のある選択肢、結論をいくらか記録しておけば、議事を進行するうえでも議事録を取りまとめるうえでも非常にスムーズに進められるはずです。
つまり上記の通り会議の前に議題とその内容をあらかじめまとめておけば、会議の前に大部分の議事録は出来上がっている形になります。リモート会議ではあらかじめ作成した議事録を共有しながら会議を進めれば論点がぶれずスムーズに会議が進められます。また、議事録の残りは実際の会議の内容に合わせて2択の結論のどちらの記録を残したり、個別の議案、結論を追記していくだけで議事録は最短で完成します。
特徴的な会議の進め方
Amazonの特徴的な会議例が日経ビジネスの記事で紹介されておりました。
記事の内容では、図やグラフ、パワポ資料が禁止され、WordのA4 1枚の資料のみ会議で配られて議論するということです。誤解を生まないよう簡潔な文章で説明をまとめることや、会議の冒頭でその資料を黙読することで発表者のメッセージを予断なく参加者にインプットすることが可能となり、会議全体をスムーズに進めることができるということです。ただしこのような方法を実践するためには、発表者にはA4 1枚に正確に伝えたい内容を文章でまとめる能力と、参加者には文章を正しく読み取りルールに従って会議の進行を徹底する能力が求められるため、おいそれと真似ができるものではないと思われます。
今回は会議をテーマに記事をまとめましたがいかがでしょうか。よく会議は無駄が多いといわれることがありますが、議事をあらかじめ整理してスムーズに進行をすれば時間は有効に使えると思います。そのため、今回の記事が皆さんの参考になればと思います。
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