プロジェクトメンバー間のコミュニケーションに関して

本日は診断士の二次試験でしたが、受験生の皆様お疲れ様でした。
ご自身の実力を発揮できた方もいればそうでなかった方もいらっしゃると思いますが、とりあえずしばらくの間はこれまでの緊張をほぐしてゆっくりお過ごしください。

さて、今回はプロジェクトを推進するメンバーとの間のコミュニケーションに関して考えてみたいと思います。

教え方

プロジェクトを一緒に推進しているメンバーの中で、指示がうまく伝わらない場合があります。日頃、うまく伝わらないのは伝えるほうに問題があると考えておりますので、原因は私のほうにあると思っています。

ふとネットの記事を読んでいたところ以下のブログを見つけました。
（下記のブログは、最終的に有料のセミナーの紹介サイトにリンクされておりますが、そのセミナーを推奨する意図は全くありませんのでここではブログの中身だけに注目してください。）

教え上手な人と教え下手な人をわける着眼点の違い：ひといくNow！ -人材育成の今とこれから-：オルタナティブ・ブログ

以前から、表面的な指示ではなく、その目的や背景を共有しないと質の高いアウトプットは出てこないと思っていましたが、この記事に書かれている通り、指示する内容の背景を伝えたうえで（もしくはどの程度理解しているかを判断したうえで）その補足となる情報と合わせて指示することが重要であることを改めて認識しました。

上記のような対応を怠った結果上手く伝わらないのは、指示された側はその内容を字面だけで理解しようとするためであり、無理して対応しようとして指示した側の意図とずれた対応になってしまうか、最悪の場合は指示された側が内容を理解できず思考停止になってしまう可能性が高くなってしまいます。

一つのプロジェクトに長く携わっていると、同じ経験をしてきた仲間の間では、いわゆる阿吽の呼吸のようなものが生まれることが多いです。言葉の行間を読んで非言語のコミュニケーションが成立することになります。夫婦で営む自営業のような組織ではこのようなコミュニケーションが強みになることはありますが、多様な人材が集まる企業などの組織では逆に弱点となる可能性があるということです。

失敗談

ここで私の失敗談を紹介します。
あるお客様のシステムのメンテナンス時に、事前にメンバーとの作業内容の確認、意識合わせの中で作成した作業手順において一部指示が漏れていたことが後ほど発覚しました。事前に作成したメンテナンスの手順の中で、一部の設定項目に対する変更指示の記載が漏れていたのですが、その指示の漏れがきっかけで結果的に想定外の変更が加わってしまい一部の業務に影響が出る事態になってしまいました。

指示が漏れた原因は、このシステムに熟知していればその設定項目は無効にすることが前提であるということが頭にあり、作業手順で詳細な指示を記載するのを失念してしまったためです。振り返ってみれば少々レベルの低いミスなのですが、当時はこの程度の認識で作業メンバーに伝わると思っていたのだと思います。

製造業のお客様に状況と原因を報告をした際にいただいたコメントでは、誰が作業しても同じレベルの作業品質を保てるような作業手順を事前にまとめるべきであるとのことでした。製造業では危険と隣り合わせの現場で作業することもあったり、もしくは製造した製品の品質によっては購入者の健康を害することもあるため、作業品質に対する意識が高くこのような指摘をいただいたことが気づきになった記憶が残っています。

まとめ

今回はプロジェクトメンバーとのコミュニケーション、指示の出し方に関しての気づきに関する話でしたが、プロジェクトメンバーには様々な個性があります。察しの良い者やそうでない者、思い込みの強い者とそうでない者など、考え方に対する背景が違うものが集まっていると思われます。そのような状況でも円滑なコミュニケーションが取れるよういろいろ工夫が必要と思いますので、これからも注意していきたいと思います。