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Notionでプライベートのタスク管理を始めて一年が経ちました。

きよし

自分のプライベートでの「やること・やりたいこと」管理を本格的にNotion化しよう！と思い立って始めてから一年が経ちました。

様々なYouTuberさんを見たり、使いながら試行錯誤したりして、自分なりのデータベースやホーム画面を構築したので、初めてNotionについて書いてみようと思います。


ちなみに、Notion自体は前々から使っていたのだけど、日々のひとこと日記を書き溜めるスペースとして使っているくらいで、いわゆるタスク管理には使っていませんでした。

あれから一年…


いまの見た目（ホーム画面）

ホームと言うと、Notionで少し前に出た「ホーム」機能と混同してしまいそうなので、僕は「DASHBOARD」という名前に最近変えました。

レイアウト面はまだまだ工夫・改善の余地ありだと思っているけど、現時点ではこうなっています、というところ。

一応ギリギリ文字は読めないくらいのサイズに圧縮しています笑

名付けるなら上から「ToDo管理エリア」、「ルーティン管理エリア」、「日記エリア」、「プロジェクト管理エリア」です。各エリアの詳細は後述します。

見た目のところで最近参考にしたのはこちら。


構築の初期要件

24年初頭に自分が掲げた要件がこちらです。

  1. 日々生まれる雑多な予定をメモしたい：タスクDB

  2. 持ってる本とか整理したい：書籍DB

    • 読んだ本、読み途中の本、積み本などのステータス管理したい

    • 「読む」というタスクも管理したい

  3. 同様にブルーレイとか映画とかも管理したい：映画DB

    • それを観たらリレーション、またはリンク貼りたい（観るタスク）

    • ついでに感想とか書いておきたい

  4. その日の出来事は日記として記したい：日記DB

    • 週次で、月次で定期の振り返り、とかは特に考えていないが、見直しやすいようにしたい

  5. 毎朝タスクリストから移動してーーその日の終わりにタスクリスト完了にしてーーとかはしない

    • 今日やること、明日やること、みたいな仕事的な予定立ては非現実的

    • ただし、各タスクの作成日・完了日は一応管理したい

  6. プロジェクトに紐づくタスク管理もしたい：プロジェクトDB

    • 娘の誕生日準備、みたいなイメージ（複数のタスクが紐づく）

  7. 調べる系タスクの結果を残せるようにしたい（タスク内に書くと完了で見えなくなるため）

  8. 終わらない系(蓄積系？)・不定期繰り返し系タスクを管理したい

    • 欲しいものリスト的な管理？

    • 繰り返しのタスク管理はどうする？

実現方法として「○○DB」というのが書かれているものの、それらの間のリレーションとかカラムの内容は作りながら（使いながら）改善しよう！というアジャイル精神で開始しました。


データベースリスト

当初作ったものと、使いながら追加していったものとがあるけど、2025年現在のタスク管理のためのDBはこれらです。

タスク管理系DB

  • PROJECT

  • BACKLOG

  • ROUTINE

関係性は手書きで図にしたのでそれを貼ります。

いや、たぶんこれじゃ伝わらない・・・。

簡単に書くと、

  • BACKLOGが単発のタスクで、基本はこれで管理しつつ、複数のタスクによって成立するものをPROJECTと呼び、リレーションを持つ。

  • ROUTINEは最近追加したもので、作業自体は単発だけど、毎日とか毎週とか短い間隔で繰り返すようなもの。もしくは習慣にしたいもの。


続いて、タスクの成果になる情報管理のためのDBがこれらです。

情報管理系DB

  • DIARY

  • BOOKS

  • APPLIANCES

  • MOVIES

  • RECIPES

  • PLACES

情報管理系DBはまだ他にも少しあるのだけど、現時点で主要っぽいやつを並べてみました。大きく分けるなら、DIARYとそれ以外、です。

DIARYはその名の通り日記を書くDBで、育児noteを書く際などにもよく読み返していて、いまや書くのが日課になっています。ある意味タスク系DBにも近い存在です。

それ以外はいわゆるデータベースで、例えばBOOKSは読んだ（読んでいる）書籍のDBだし、APPLIANCESは持っている家電製品のDBです。

BOOKS DBはギャラリービューが定番

情報管理系のほうは、対象によってプロパティが異なります。書籍なら出版社とか著者とかを持つし、家電なら型番とか購入日とかを持つなど。


各エリアの詳細

あとは初期要件を満たすように、上記のDBを組み合わせつつ、ページを構成していっている、という感じです。

ToDo管理エリア

一部ぼかしいれてます笑

ここはいわゆるファーストビューであり、日々最も更新をかける部分でもあります。3つに分解して紹介していきます。

左には【QUICK】という見出しの下に2つのボタンが配置してあって、これを押下すると日記の追加やタスクの追加がさくっと行えます。その下は単なるリンクなので割愛。

スマホでもファーストビューに入るように配置してます。


中央はメインの【TODO】で、粒度・規模など問わずとにかくBACKLOGに入れたものを表示しています。ただし、グループ機能により、スプリントごとにグルーピングされるようにしています。

また、【やらない】としたものは消すのではなく、そういうスプリントにぶち込むようにしています。あまり見返さないけど、稀に見返して「あ！やっぱりやろう」とか。

スプリントはこんな感じの4種類で運用中。

一応、完全Privateなものをデフォルトのタブにして、メモ的なNotesと、あまり数は多くないけど仕事でこれしたいなー系はWorkというタブに出るようにしています。

仕事(会社)ではNotionを使わないので、あくまで休日とかに思いついた仕事関連のメモ、みたいな位置づけです。(本当にやるとなったら仕事用のToDoに移してこっちでは完了にします)


右は【COMPLETED】と【MEMO】で、上はその名の通り完了したタスクです。中央からここにD&Dするだけで完了状態になります。
※これは去年見たYouTubeのアイディアを真似ているので、ソース貼りたかったのだけどどれかわからなくなってしまいました・・・。

また、タブをTW(This Week)、LW(Last Week)と分けています。あまり切り替えて見ることはないけど、今週完了したもの・先週完了したもの、を見ることができます。

MEMOは現時点ではBlog(note)に書きたいネタ帳ってところです。ちなみに本記事は下から3番目のやつです。

MEMOのところはもう少し改善の余地がありそう。


ルーティン管理エリア

まだ始めたばかりの運用です。

ここは最近、下記のYouTubeを見て真似たものです。テンプレ配布はなかったので、自分なりの工夫をプラスして独自構築しています。

ROUTINEのタスクに対し、週ごとに日曜日〜土曜日までで達成した日にCheckを付けていきます。タスクごとに週何回以上を目標とするか、を定めていて、それ以上になったら❌️が⭕️に変わります。


日記エリア

一部タイトルにぼかしいれてます。

ここはシンプルな日記のカレンダーです。ひとこと日記を2021年11月頃から毎日付けるようにしていて（稀に書いてない日もあるけど）、それを表示しています。

右の1394はチャート機能で日記の総数とタグの割合を見える化しています。圧倒的に「育児」タグが付いた日記が多いことがわかります笑


プロジェクト管理エリア

カバー画像はなんとなくのイメージで選んでいます。

前述したように、複数の単発タスクから成るものをPROJECTと呼んでいて、その一覧を表示しています。

ただ、これは運用してからの気付きなのだけど、プライベートではいわゆるPROJECTってあまりなく、どちらかと言うと、「半永久的に終わらない、または継続発生するタスク」が多いのです。

継続発生するならROUTINEのほうに入れればいいのでは？というと、ちょっと違っていて、例えば、

  • ポケモンでやりたいこと

  • 確定申告をする

  • 育児noteを書く

といったものがあります。定期的なものもあれば、不定期だったり、そもそもタスクの内容が繰り返しのものじゃないこともあります。

これをいろいろ検討した結果、いまは下記の3つに分類するところに落ち着いています。

Ongoingは「継続的」なプロジェクト。

例えば、趣味として「ポケモンでこういうことをしたい」（色違いを捕まえたい、レイドイベントに参加したい、など）をそれぞれタスク化(BACKLOG)し、ひとつの親を紐づけて管理する、という場合。

「こういうことをしたい」という曖昧さなので、定期的に発生するわけでも、繰り返すわけでもない。けど、なんとなくグルーピングはしたい、という感じ。


Regularは、ROUTINEより頻度は低いけど、「ある程度定期的」に発生するタスク(をまとめたもの)。

例えば、「確定申告をする」とか。

確定申告の場合はAnnual(年次)だけど、「育児noteを書く」なら2-3ヶ月おきだったり(完全な定期ではない)、「moneyforwardの整理」とかMonthly(月次)もあったりする。ので、Regular。


Onetimeはいわゆるイメージ通りのプロジェクト。紐づいた単発のタスクがすべて完了したらそれも完了になる、親みたいなもの。

例を挙げたいところだけど、正直まだ2つしかないのと、1つはまだタスクが1つしかなく、もう1つはナニソレ的な内容なので割愛します。


初期要件を満たせているかどうか

冒頭に書いた要件については一応ほぼ満たせている状態を作れました。ただ、一部の情報管理系DBはまだ運用ができていなかったりはします。

  1. 日々生まれる雑多な予定をメモしたい：タスクDB

  2. 持ってる本とか整理したい：書籍DB

  3. 同様にブルーレイとか映画とかも管理したい：映画DB

  4. その日の出来事は日記として記したい：日記DB

  5. 毎朝タスクリストから移動してーーその日の終わりにタスクリスト完了にしてーーとかはしない

  6. プロジェクトに紐づくタスク管理もしたい：プロジェクトDB

  7. 調べる系タスクの結果を残せるようにしたい（タスク内に書くと完了で見えなくなるため）

  8. 終わらない系(蓄積系？)・不定期繰り返し系タスクを管理したい


今後の展望

  • 週間のROUTINEを継続運用し、月間や年間での達成度を可視化

  • DIARYの拡張(情報管理系DBとのリレーション強化など)

  • 調べる系タスクの管理の見直し(分類しづらいもの、追記したいもの)

  • (まだ契約してないけど)Notion AIに自身のnoteの過去記事を学習させて、記事のブレスト、下書き作成など

  • デザインに「遊び」を取り入れる

こんなところです。2024年はとにかくNotionを使い倒してみる！ということでやっていたので、2025年は見える化とか使いやすさとかを追求してみたいな、と思っています。

というわけで、「Notionでプライベートのタスク管理を始めて一年が経ちました」というお話でした。

今回は各データベースの詳細なプロパティとか、リレーションとかにはあまり触れていませんが、気が向いたらまた書いてみようと思います。

では、どろん。

HHKBのクリスマスプレゼントに当選しました！かわいい！


2025.01.23 追記

続編を書きました。

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