【リモート】Teamsテキストの功罪【テキストコミュニケーション】

コロナ禍の始まりのころ、会社要請に伴いリモートワークが突如はじまり、そのタイミングで組織にもTeamsが導入されました。
もともとはリモートワークを推進するためにTeamsを導入したが、その他にも効果が大きかったので、その模様を紹介いたします。
ここで記載するのは、Teamsを用いた「テキストコミュニケーション」であり、Teams会議のことではないので、その点はご留意願います。

前提条件

・会社全体では上場企業であるが、自分が所属する組織は、約20名程度で私含めて管理者2名
・社内システムや電話対応を除き、リモート可能業務
・コロナ禍と言えども業務は止められない「エッセンシャルワーカー」
・月～金勤務。全員フレックス。コアタイム無し

実際にやったこと（1週間）

・コロナ前までは全員出社だったのを、会社要請に伴い、ごく一部（２～３名／１日）を除き全員在宅勤務（リモートワーク率80～90％）
・Microsoft365のTeamsを全員のＰＣに導入
・Teamsのチャネルでのテキストコミュニケーションを最大活用

実際にやってみてTeamsテキスト効果を強く感じたもの４つ

もともとの目的はリモートワークを推進することであったが、それ以上に稼働削減やスピード感の醸成が図れた。

①情報拡散力の最大化

・会議や電話対応、またメールやチャットのやり取りに比べ、Teamsのチームのチャネルにテキストで書き込むと、そのチームに入っている全員に一気に情報が伝わり、拡散力が高い。
・従来型の会議参加⇒議事メモ作成⇒メール等回覧⇒質疑応答等々、に比べ、会議自体をテキスト化するため、圧倒的なスピード感。
・社内電話でのお問い合わせの場合、担当者に引きついだり、同様な質問が複数来ることも多いが、初めからTeamsに書いてもらうことで、そのカキコミを見ている多くの方からの質問が無くなる。
・トラブルが発生したときに、そのトラブルをTeamsテキストで情報発信し、反応をしてもらうことで、そのトラブルが自分の部署だけで発生しているのか、多くの部署で発生しているのかがわかる。

②スキマ時間の最大活用

・仕事と仕事の合間や、移動中などにスマホ等で、Teamsテキストで新しい情報が見れるので、今、何が動いているのかが確認できる。
・特に判断が必要ケースにおいて、特に軽微な判断であれば、担当者を待たせることなく、GOサインを出すことができる。
・従来では会議付議まで上司への相談を温めていた案件も、Teamsテキストでどんどん書き込むことで、プロジェクト全体が加速化され、担当者のストレスも軽減される。

③情報の蓄積

・言われても忘れてしまうこともあるが、Teamsテキストに記載されているので後から見返すことができる。
・自分に直接的に関わらない情報も、時間のある時に見ることで、隣の担当が何をしているのかわかる。

④トラブルの未然防止

・うまの合わない同僚・上司部下間において、やり取りをTeamsテキストにし、周囲から見える形でテキスト会話してもらうことで、関係が悪化するリスクを軽減。
・音声よりテキストだと意思疎通が図りづらいリスクがあるが、周囲のメンバから書き方をアドバイスしてもらうことで、意思疎通リスクを最小化。

コロナ禍もおちついた現在

・出社するメンバも増えてきたものの、①～④の効果は非常に大きく、社員からも受け入れられているため、Teamsテキストコミュニケーションは継続されている。
・ちなみに、Teamsテキストの効果について社員にアンケートを取ってみたが、①～③に均等に分配された。人によって効果が異なると思ったことと、④は管理者ならではの目線なのかもしれない。

全ての組織でTeamsテキストは効果があるのか

実際にやってみて感じたことだが、効果があるのかどうかは
・業務内容
・社員の特性（ITスキルなど）
といったことにも依存するが、それより大きなポイントは
・Teamsチャネルの構成
がうまくできるかどうかによると思う。少なくともデフォルトの「一般チャネル」でテキスト会話をしていたら、うまくコミュニケーションが取れず、Teamsを使わなくなっていたと思う。

実際にどのようにTeamsチャネルを構成したかは、また棚卸をしたあとに、時間があったら記載してみたいと思います。

また、これをみていただいた方で、Teamsテキストコミュニケーションで成功した方はその事例を教えていただければと思います。これから導入する方は、ご協力させていただければと思います。

長文になりました。ここまで読んでいただきありがとうございます。