あと、何通送ればいいの？面倒なメール送信を「PAD（Power Automate Desktop)」で自動化したいと思った。
皆さん、こんにちは。とある企業で働く会社員Aです。今までも身近な課題を解決するためにどうすればいいか解決策を模索して参りましたが、今回は作業の自動化に挑戦。実際の作業を自動化するのは、簡単に思えて非常に複雑で難しい・・。
◆今回の課題
私の部署では、毎週月曜日に「欠品調査」という業務があります。簡単に言うと、先週に自社倉庫からお店に出荷できなかった商品について、なぜ出荷されなかったのかを調べるものです。なぜ調査が必要かと言うと、その自社倉庫にある在庫は、性質上お取引先様から預かっているものであり、所有権はお取引先様になります。なので、欠品になれば、その理由をお取引先様に調査してもらう訳です。その欠品理由は色々で、在庫不足、発注過多、期限切れ等などがあります。その調査依頼のために、各お取引先様へ欠品詳細を添付して、メールで送るという作業が発生します。それが、1日で数十社・・。それぞれの宛先に、該当のファイルを添付して自動で送れたら楽ですよね。
◆現状と解決案
まず、全取引先様の欠品リストをエクセルで作成します。それをフィルターをかけて、各取引先様ごとに切り分けます。切り分けたファイルを各取引先様に1通1通メールに添付して送付するという流れになります。
切り分けについては、百歩譲って我慢するとしても、メール送信の部分は、せめて「PAD」で自動化して、楽ができると思います！
◆完成品(動画）
◆使用したツール
PAD(Power Automate Desktop)
◆作成過程（プロセス）
◆フィードバック（作成前）
今回はまず、自分の業務を振りかえって考えました。作業時間が意外とかかっているのは、メール送信ということに気づきました。同じ内容のメールを異なる宛先へ、何通も送付しなければならないのは面倒。
次に、同僚・部下にヒアリングすると、同じような内容のメールを異なる宛先へ送付するという業務があり、作業時間もかかっていることが判明。【FB対象：同僚、部下】
「PAD」を使って、作成したい自動化ツールを説明。（今回は、各宛先ごとに、該当のファイルを添付した上で、自動的に送信するという内容）⇒「それは、だいぶ楽になる」「いいね」という感想をもらいました。【FB対象：同僚、部下】
◆フィードバック（作成後）
1、部下の方からは、「すごーい！」「結構やるやん！」という言葉をいただきました。⇒これは、地味に嬉しかった(笑)！
２、同僚からは、事前準備として行う①取引先別のファイル保存②送信先の宛先登録③本文内容の作成、この3つが都度更新が楽に出来て、メンテナンスが簡単になっていれば、使ってみたい！⇒確かに、宛先変更などは結構ある話なので、簡単に更新出来なくては意味がないと思いました。
3、もしも、違った宛先に送付してしまったら大変なので、ファイルと宛先の相互チェックが出来るような仕組みがあればいい。⇒これも、確かに！間違いのリスクを減らせる仕組みを組み込まなくては・・。
◆まとめ（今後の改善）
今回は、「PAD」を使って、多くの宛先にメールを添付ファイル付きで自動で送るということにチャレンジしました。各宛先ごとに1つのファイルを添付して送るということは出来たが、ファイルを取得⇒Outlook設定という行程にしているため、宛先が増えれば大変になってしまいます。理想としては、宛先リストから順に宛先を読み込み、該当ファイルを添付して送るというものが良いように思われます。今後は、別の方法も色々検討していきたいと思います。