仕事が積みあがっていて手が付けられない……そんなときの１×１０×１システム
たくさんの仕事があってどれから手をつけたらいいかわからない……という方はいませんか？
もしくは、一仕事終えるたびに、溜まった仕事の山から何をやろうか考えている人はいませんか？
今回はそんな方のために、仕事を効率よく終わらすための「１×１０×１システム」についてご紹介したいと思います。
タスク切り替えは最小限に
本題に入る前に少しお聞きしたいことがあるのですが、皆さんはついスマホをさわってしまう時ってどんなときですか？
私は勉強やこういったブログ制作が一区切りついたときに、ついつい手を伸ばしてしまう癖がありました。
その癖をどうにかしたいと思って、今ではスマホをさわる前にタイマーをかけるなどして、結構コントロールできるようになりましたが、意識しないといつのまにかスマホに熱中していたりしますよね。
このように、人はタスクの切り替え時に大幅に集中力が下がることが分かっています。
ですので、できるだけまとめられる仕事はまとめて行った方が良いわけです。
１×１０×１システム
できるだけ仕事をまとめて行うためには、しっかりとしたスケジューリングが重要になります。
例えば、朝仕事を始める前に、今ある仕事をどういった手順で行うのかきちんと考えるのが良いでしょう。
こうすれば、次の仕事を始めるときにも、間に「決断」を挟まない分スムーズにタスクの切り替えができるようになります。
ではどのような基準でスケジューリングを行えばいいのか……その方法が「１×１０×１システム」です。
１×１０×１システムによるスケジューリングは、以下の３つのルールに基づいて行われます。
１．「１分前後で片付くタスク」は今すぐに行う
２．「１０分以内で片付くタスク」はできるだけ早い時間にやる
３．「片づけるのに１時間以上かかりそうなタスク」は、今後２，３日の間のどこかに、とりかかる予定を組み込む
１分、１０分、１時間で「１×１０×１」なわけですね。
このようにスケジューリングすることで、その日の手順が朝のうちに明確になり、スムーズに仕事をこなせるようになります。
１日２回の空白タイム
この際に注意すべきことは、１日２回の「空白タイム」をスケジューリングすることです。
こうすることで、もし急ぎの仕事が入ってしまったりしても、その「空白タイム」を利用することができるからです。
しかし、この空白タイムは、本当に予定があるものとして考えなければなりません。そうしないと、「まぁ空白タイムがあるから、もうちょっとのんびりやってもいいかな」と仕事効率が落ちてしまいます。
ですので、空白タイムを使って仕事の遅れを取り戻すことは基本的にできないと考えなければなりません。
忙しい中でさらに時間を作ることはなかなか大変かもしれませんが、時間を作ろうという意識がなければ時間は失われていくばかりですので、ぜひチャレンジしてみてください。
決断力を高める「１０-１０-１０」
似たような名前のもので、「１０-１０-１０」という決断方法があります。
こちらについて詳しくはぜひこちらの投稿を。
また、１×１０×１システムのように明確でシンプルなルールは、とても役に立ちます。こちらについての詳しい解説も、よろしければぜひ。
シンプルルールが世界を支えているといっても過言ではないという話
参考文献：SINGLE TASK 一点集中術――「シングルタスクの原則」ですべての成果が最大になる（デボラ・ザック）
ｐｓ
最近は、名刺サイズのカードに一つのタスクを書いてtodoリストを作ることにはまっています。