大学生の企画,イベントの作り方マニュアル(仮)　③-準備1 ～情報共有と広報～

　次に準備段階について。最も重要な場所だが、これを全て一般化するのは難しいので、自分が感じた重要な点に絞って述べていく。

①グループとしての進め方

　進めるべき仕事によっては個人プレーで済む場合があるが、今回はリーダー的立ち位置である人やチームで同じ役割を担う人を対象に書く。
グループで仕事を進めていくにおいて、やはり「情報共有」は重要である。こんな事は分かり切った事だが、実際の手段を持ち合わせている人は少ないと思う。

　手段の一つとして提案したいのがチームコミュニケーション用のWebアプリを「うまく」活用する事だ。(大抵のサークルや団体で既に使っているだろうが)
　僕は今までcybouz,Trello,slack,chatworkといった色々なコミュニケーションツールを使ってきた。紹介は後ほど行うが、重要なのは使い方である。グループにおける情報共有で重要なのは「自分に必要な情報を効率よく取得し、相手に重要な情報のみをこちらも提供する」事であると思う。大量の情報をぶん投げられ、そこから自分に必要な情報をピックアップしてくるのは効率が悪い。全体に共有する情報は全体が関係する情報のみ、後は各々が必要な範囲で必要な情報を共有する。これが理想だが、これが難しい。
これに対する解決策として提案したいのが「slack」「Trello」の活用だ。

　これらはどちらもチームコミュニケーションwebアプリである。そして、「グループの細分化」に適している。slackならワークスペース＞チャンネル＞ダイレクトメッセージ、Trelloならボード＞リスト＞カードというようにグループが階層構造になっており、同じ集団の中で細かいグループを作成できる。そして、その中でチャットであったりファイルの共有を行うことができる。グループに応じて必要な情報のみを共有すればいいのでとても効率がいい。リーダーも各グループを自由に閲覧できるので各メンバーの進捗把握も簡単になる。簡単に二つの特徴を以下に挙げておく。

〇メリット
slack : チャットが使いやすい　Trello : 目的のスレッドがすぐ見つかる
●デメリット
slack : ファイルの管理が難しい　Trello : チャットが不便

　LINEで良くね？って意見もありそうだが、これはオススメしない。いくつも理由があるが、公私混同であるという点(情報の重要性が分かりにくい)と共有したファイルが一定期間で消える点 等が挙げられる。(細かい連絡はLINEでも良いと思う)

　これと同時にオンラインオフィスツールも活用したい。オフィスツールとはOffice365のようにワープロ、表計算、プレゼン作成ソフトなどの事だ。これらのオンライン版の存在を知っているだろうか。
　これらをうまく利用すれば遠隔地でも共同作業が可能になる。skypeやappear.in、LINE等と上手く併用すれば、話をしながら同一のファイルを共同で編集する事ができる。(≒余計に集まる必要がなくなる)
　office365のオンライン版も良いが、Google Apps(document,sheet 等)はGoogle Driveとの併用しやすさが抜群に良いので、そこら辺は各々の環境に応じて上手くやってほしい。

②広報について

　せっかく良い企画を作っても人が来ないと意味が無い。となると、上手く広報して人を引き込む必要がある。だが、これが難しい。実際僕はこの問題に今まで何度もぶち当たってきたし、この前の企画でも広報に課題が残る形になった。
　学生が主催する事と言えば飲み会やサークル・団体の伝統イベント的なものであり、こういったものに人が集まりにくいというケーズはほぼ無い。(もちろん他の面で難しさはある)
なぜかというと「参加者側が参加するメリットを認識している」からだ。

　新しい企画や、そうでなくても毎年参加者がリセットされたり内容が大きく変わったりする場合、参加者側が参加するメリット(面白み、成果物 等)を認識していないことが最初の壁になっている。
　この壁を超えるにはまず主催者側(自分達)が企画のメリット(& デメリット)をしっかり把握する必要がある。メリットを把握したうえで参加者に具体的な企画のイメージを沸かせる必要がある。
　イメージが沸かないと「なんか面白そう」で終わる。だが、逆にこの「メリット」「企画の具体的なイメージ」さえ参加者に届けば、引き込める可能性はかなり高いと考えている。

　だが、これだけ分かっても中々結果に結びつけるのは難しいかもしれない。「参加者に」これらを把握させるという点が非常に難しい。というのも、企画内容、ターゲットの層によって方法は大きく変わるからだ。
となると、ターゲットを絞った効果的な広報があるはずである。これは僕も色々試したわけでは無いから具体的な策は分からないが、上記の二項目に重点を置くと良いと考えている。

〇まとめ
・webアプリケーションをうまく使って効率良いグループワークを！
・どんなイベントで参加するメリットは何か、広報で掴ませる。

次はオトナ(社会人),大学との接し方について。