自分の考えを言語化して相手に伝えよう

最近、働いている時に自分が思っていることはなるべく意見として伝えたり、自分が感じたことは感想として伝えたり、一緒に働く人に自分の思っていることや感じていることを積極的に言語化するようになってからコミュニケーションが円滑になったと感じるので、自分の考えを言語化する上での心構えをお伝えしてみます。

大前提　自分が思っていることは言葉にしないと何も伝わらない

当たり前ですが思っているだけのことは当然相手に伝わりません。

基本マインド

　〇 相手の立場に立つ

相手の立場や周りの状況をよく考える。

　〇 主体的に動く

他人から明示的に求められなくても、やった方が相手のためになると思ったら率先して行動する

　〇 相手に開示した方が良いことは開示する

ポジティブなこともネガティブなことも、相手に開示した方が今後のためになると思ったら開示する

相手が答えやすいように質問する

先輩などに分からないことを聞くときは、どこまではすでに理解していて、どこからが分からないのかを伝えたり、なぜ質問しているのか質問をすることになった背景や目的を伝えることで、質問される側が回答しやすいように聞きます。

何の前情報も与えない状態でただ「これってどうやればいいんですか？」と聞いた場合、質問する側は既に知っていることがあるのにも関わらず質もされる側は一から教えなければならなかったり、質問している背景が分からないと「そもそもなんでそんなこと聞くんだろうか」とモヤモヤしたり、質問する目的が分からないと回答内容がずれてしまうことがあります。

回答する側が最低限の負担で済むように、どこまでは理解していてどこからが分からないかなど理解している部分と分からない部分を明確に言語化したり、質問することになった背景や目的を相手に聞かれる前に伝えることで、何のために聞かれていてどのような答えが求められているのかが分かるので、相手はモヤモヤすることなく質問する側が求める情報を提示してくれます。

また、回答する側が回答するにあたって必要なインプット(資料やメール・slack等のメッセージなど)がある場合、すぐにアクセスできるようにファイルパスやURLを記載する、インプットがのっている箇所のキャプチャを取得して添付するなどして、質問する側は回答する側の負担を極力減らすように努めています。

できなかったことは次できるようにするためにどうするか考える

仕事をしていて、分からないことや出来ないことが発生して、周りの人にフォローしてもらったり、資料を作成したもののケアレスミスや漏れが出て指摘を受けてしまうことはよくあるでしょう。

そうなった時に、「今回はもう片づいたからいいや」ではなく、次同じようなことが起きた時に自分で解決できるようにするにはどうするか、同じミスをしないようにするためにはどうするか考える必要があります。

フォローしてくださった人にどのように解決したのか手順を聞いたり、自分のミスはなぜ起きてどうすれば今後同じミスが発生せずに済むか対策を打つための相談をすることで、分からないことや出来ないことが着実に減っていきます。

何か説明を受けた時はどう理解したか伝えることで認識齟齬を減らす

何か新しい知識や作業手順を教えてもらったり、自分から分からないことを聞いて教えてもらった時は、教えてもらったことをどう理解したのかについて要約して伝えたり、そのまま復唱したりします。

自分がどう理解したのかを言語化することによって、自分の認識が確実に正しいことを実感できるので不安がなくなりますし、相手も自分の伝えたことが確実に相手に伝わったことを確認できるため安心させることができます。

それに、仮に認識齟齬が発生していることに気づかなかった場合、誤った認識で行動してしまうことで誤った手順で作業をして最悪大きなミスに繋がったり、決められた納期に間に合わなかったりすることもあります。

安全で確実に仕事を進める上で、説明を受けた側がどのように理解したか相手に伝える技術は必要不可欠です。

相手の話に納得できないときは納得してる部分とそうでない部分を明確にする

上司や先輩から何か提案や指示、指摘を受けた際、その内容に納得がいかない場合は、「すべてに納得がいっていないのではなく、ここまでは同意だが、ここからはよく分からない」など、納得ができている部分と納得ができない、またはよく分からない部分を明確に伝えます。

相手の提案が良いと思ったら賛同していることを伝える

相手の提案に対していい提案だと思ったら素直に伝えるなど、ポジティブな気持ちや意見は積極的に開示した方が良いと思います。

自分の考えをオープンに

特にコロナ過でテレワークが増えると、メールやチャットなどの文字のやり取りによるコミュニケーションが中心になります。

文字のやり取りは当然、相手の表情が見えないため自分が考えていることや感じていることを積極的に言葉にして相手に伝えないと必要に以上に不安にさせてしまったり、業務のスピードが落ちたり、認識のずれが発生してしまいます。

自分の考えをオープンにし、積極的に言語化するように努めることで、一緒に働く人とのコミュニケーションは円滑になるのではないでしょうか。

編集後記
書いてあること意味不明だったらごめんなさい。