情報共有化の実態は「かけ声ばかりがカラ回り」

　なぜIT化するのか。そう問われたらあなたは何と答えるだろう。おそらく「まずは情報の共有化が必要だから」というのではないだろうか。
　IT化する目的は、企業によって様々だろう。経営の効率化、顧客満足度の向上、在庫管理や品質向上などなど…。しかし、そんな中でも「情報の共有化」は、企業規模の大小を問わず最もプライオリティーの高いものの1つであるはずだ。というのは、「経営の効率化」にしても「顧客満足度の向上」にしても、まず情報共有がきちんとなされた上に成立するものであることは、もはや周知の事実だからである。

　そこである朝、某社の経営者が訓示を出した。“我が社でもこれからIT化するぞ。情報の共有化を実現するんだ”。社長の言葉は明確だ。古株・中堅社員はもちろんのこと、入社したばかりの新入社員であっても、その言わんとするところは大意において理解できるだろう。だがこの時、経営者が思い描いている「情報の共有化」と現場でのそれとは、実は大きなギャップが存在していることには誰も気付いていない。

●「情報」ではなく「知恵」を共有する

　経営者の考える情報の共有化とは、つまるところ「経営情報の共有化」である。クレーム情報、営業情報、顧客情報などをスムーズに流れさせ、それを基に経営者が的確なアドバイスや指示を出したいということだ。当然、社員に対してはそういう用途に‘役立つ情報’を上げてくることを期待している。ところが現場ではどうかというと、「えーと、ここに予定を書き込んでおけばいいんだね」「要するに電子メールを使えばOKなんでしょ」程度のレベルに留まっていたりする。

　経営者は何も「本日、どこそこに商談に行きます」「これこれの契約が取れました」といった表層的な情報が欲しいわけではない。将来に利益をもたらすかもしれない情報、あるいは自社の危機を察知するきっかけとなるような情報こそを求めているのだ。経営情報の共有化とは、本質的には「情報」から抽出された「知恵」の共有にほかならない。その辺りの認識に経営者と社員との間で乖離があると、結局いつまでたっても情報共有は進まないし、何のためのIT投資なのかも分からなくなってしまう。

　好意的に解釈すれば「経営者と社員とでは、経営に対する洞察力に差があるのだから仕方ない」と言うこともできる。しかしながら、その彼我の差を埋める努力なくして成功はあり得ないことは納得していただけるだろう。具体的に言えば、社員一人一人の情報リテラシー、すなわち情報に対する感度や、情報を誰にどう配信するかを判断する能力を高めていく努力なくして「情報の共有化」の成功もあり得ないということだ。

●情報リテラシーは日々の業務を通じて磨くしかない

　昨今の「情報の共有化」は、誤解を恐れずに言えば「分かりやすい」手順を踏みやすい。LANを組む、ファイル共有する、グループウエアを導入する、という具合に比較的可視的であるし、その重要性や効果についても盛んに喧伝されているからだ。しかし、こうした分かりやすさに目眩まされてか、経営者と現場との間に温度差を生じていることに気付いていない企業は残念ながら少なくない。

　そうではない。改革の本質は旧来の「ホウレンソウ（報告・連絡・相談）」を極限まで磨き上げることにあるのだ。

　改めて強調しておこう。「情報の共有化」とは、社員の情報リテラシーを高めていくことと表裏一体である。IT時代の人材育成とは、パソコンやソフトの操作に習熟させることではなく、企業の中でのチームワークの取り方に習熟させることである。ITツールは一つの手段にすぎない。だからこそ、集合教育ではなく、上司や先輩によるOJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）の重要性が、今後一層増してくるだろう。しかも、「先輩のやり方を盗め」という従来の自由放任的なものではなく、もっと質の高い日々の指導がである。

　さて、あなたの会社はどうだろうか。「情報共有するぞ」のかけ声がカラ回りすることのないよう、心して取り組んでいただきたいと思う。

(本記事は、「SmallBiz（スモールビズ）※」に寄稿したコラム「近藤昇の『こうして起こせ、社内情報革命』」に、「第10回　情報共有化の実態は『かけ声ばかりがカラ回り』」として、2001年11月5日に掲載されたものです。）
※日経ＢＰ社が2001年から2004年まで運営していた中堅・中小企業向け情報サイト