困っているはずなのに課題を見つけるのは難しい

日々の業務で、「もっと効率的なツールはないのか。」「会社にこういうところを改善してほしい。」と思うことはたくさんあるのに、いざ課題は？と聞かれると、ぱっと出てこないことも多いです。

今回は、単純作業の自動化と情報共有の方法について、どんなツールを使えば改善できそうかを考えてみました。

①出社日の朝、効率的に時間を使いたい

●課題：天気が悪いとバスと電車がよく遅延するため早めに家を出ないと間に合わないけど、朝はバタバタしていて遅延情報を自分で調べるのがめんどくさい

●改善案：出社日の朝に天気予報と京葉線の遅延状況をLINE Botがお知らせ

●実装案：Power Automate・LINE Bot

●実現性：60％

②シフト表からOutlook予定表にシフトを自動転記したい

●課題：Outlook予定表に毎月シフトを一日ずつ入力するのが手間

●改善案：エクセルのシフト表からOutlook予定表

●実装案：Power Automate

●実現：70％

③ファイルサーバー上の資料を探す時間を短くしたい

●課題：ファイルサーバーのどこに必要な資料が入っているのか探すのに時間がかかる

●改善案：キーワードを入力すると資料の格納場所を教えてくれるBot

●実装案：Power Automate・LINE Bot

●実現：50％

※ファイルサーバーとは：社内の資料を格納しているところ

④予算達成まで応援してくれるBot

●課題：今月の予算達成まであとどれくらいなのか定期的にリマインドがあると数字を意識しやすい

●改善案：定期的に予算差異をお知らせしてくれるBot（応援もしてくれたら嬉しい）

●実装案：Power Automate・LINE Bot

●実現：30％

⑤最終退勤管理シートをスマホから更新したい

●課題：最終退勤管理シートは紙に手書きしていて、記載漏れも多い。

●改善案：スマホからチャットするだけでエクセルのシートに打刻されるようにする

●実装案：Power Automate・LINE Bot

●実現：50％

※最終退勤管理シートとは：事務所で部署の最終退勤管理者が戸締り等をチェックして退勤時間と名前を記載するもの

⑥主催ウェビナーやツアーの集客力アップ

●課題：告知媒体が少なく、集客力が弱い

●改善案：LINEやSNSの活用

●実装案：LINE Bot

●実現：70％

⑦貸し会議室手配の効率化

●課題：条件に合う会議室を探して空室照会をするのが手間

●改善案：全国の会議室一覧から条件に合う施設のみを抜き出して空室照会のメールを配信

●実装案：Power Automate

●実現：20％

⑧会議室から利用客が帰ったかどうか知りたい

●課題：自社運営の貸会議室から利用客が何時に退出したのか、利用客からの連絡なしでも分かるようにしたい

●改善案：会議室の電気が消えるとLINEに通知が届く

●実装案：LINE Bot・Iot

●実現：20％

⑨情報共有できる場所がほしい

●課題：他部署からアドバイスをもらいたいこと、好事例の共有、企画書の共有、などを1つの場所でスタッフ同士がインタラクティブに投稿し合える環境をつくりたい

●改善案：掲示板や社内SNSの整備

●実装案：Share Point

●実現：60％

⑩社内研修の過去動画を探しにくい

●課題：社内研修の動画はMicrosoft Streamにアップされるが、リスト化がされていないため見たい動画が探しにくい

●改善案：キーワードで自動にリスト化

●実装案：Power Automate

●実現：50％