議事録の書き方のコツ
1. はじめに
8月に入りましたね🌻
毎日暑い日が続いて出勤するだけでも一苦労です🥵
Webディレクターとして働いてから早くも５ヶ月が経とうとしています。
最近では、MTGに参加させていただく機会も多くなり、私はその度に議事録をとっています！まだまだMTG中にわからない言葉が飛び交う環境ですが、議事録を取る習慣がついてから、知らない言葉をメモして自分で調べるという癖も自然とついてきた気がします。何事も積み重ねだと思うので、議事録を取っていく中でわかる言葉もどんどん増やしていきたいです🙂
さて、今週の記事では、誰もが理解できるわかりやすい議事録を書くためのコツについて特集していきます！
私もまだまだ誰もが理解できる議事録を書くことに苦戦中ですが、
先輩に教わりながらコツを掴めるように日々奮闘してます🤨
2.議事録の目的
議事録とは、MTGの内容やその時間に行われた会話などを記録することです。また、議事録で書かれた内容が報告書やクライアントへ送る納品物に使われることも多々あります。そのため、議事録とは会議を振り返るために必要不可欠な存在です。
議事録の最も大きな目的は、「正確な情報を具体的に記録し、共有すること」です。会議に参加した人が１週間後に議事録を見返してもその内容がすぐに思い出せるように、また、会議に参加できなかった人が見たとしてもその議事録を見ただけで正しい情報を共有することができるかどうかが非常に重要になります。
３.議事録に必要な要素
上記のような目的を果たすために、議事録を書く上で大切な要素を例を元に説明します！
例えば、１週間の案件状況報告会の議事録を取っていたとして、
加藤さんが以下のような報告をしました。
この報告を議事録に収めるとしたら以下のBさん、Cさんどちらの議事録がわかりやすいでしょうか？
きっとほとんどの人がBさんの議事録を選択すると思います。
では、Bさんの議事録の良いところを説明していきます！
具体的な決定事項
５W1Hという言葉があるように「When：いつ」「Where：どこで」「Who：だれが」「What：何を」「Why：なぜ」「How：どのように」を意識することを大切に議事録を書いていくことが非常に大切です。
この場合、加藤さんは「いつ」「何が」始まり、「どのような」案件なのかを具体的に報告してくれています。
「いつ」 ： 今週から
「何が」 ： A社案件が
「どのような」 ： 現在デザインフェーズでボリュームは大きくなく、
スケジュールも余裕がある
このように、耳で聞いたことを自分の中で5W1Hに置き換えて考えてみると、議事録が一気に書きやすくなると思います！
そのほかにも議事録を書く上で必要な要件は多くあります。
次までにやるべきタスク（To Do）を書く
会議の内容をただ書くだけではなく、
会議の決定事項から付随するタスクを明確に記録することは、議事録をみる人が「ありがたい！」と思う要素の一つだと思います。
また、誰がいつまでに何を行うべきなのかを書くことで、議事録で書いたToDoが証拠となり、会議に参加した人全員が全員分の課題を認識することができ、混乱や曖昧さが解消され、タスクの実行がスムーズになります。
数字は聞き逃さない！
会議中、予算や売上、締切日など重要度の高い数字の話が出てくることが多々あります！
「来週あたり」や「最近」「高め」「低め」など、曖昧な表現は良い議事録とは言えません。何月何日何曜日、何時か、明確な数字で記録するとわかりやすいです。
しかし、これらの数字に聞き間違いや漏れなどの齟齬があると、トラブルや大きなミスに繋がりやすくなるため、聞き間違いには非常に注意が必要です・・・もし聞き逃してしまったり、不安なときは曖昧にせずにもう一度正直に聞き返すことも大切ですね！
事前準備を怠らない
私のようなまだ議事録に慣れていない人は、事前準備をしておくことが非常に大切です⚙️
議事録には、基本項目として「日時」「場所」「参加者」「会議タイトル」などの情報を記載します。
それら項目の準備や、議事録全体の構成を考えておくことで効率よく議事録を取ることができます！
おわりに
今回は、私が最近学んでいるわかりやすい議事録の書き方についてご紹介しました！
議事録は、ただの記録ではなく、プロジェクトの進行をサポートする重要なツールです。
今後も自分なりのわかりやすい議事録を探究し続けて誰が見てもわかりやすい議事録が書けるように努力していきたいと思います！
これを読んだ方もぜひ実践してみてください🫶