Webディレクターのスケジュール管理方法

2024年7月5日 13:49

はじめに

Webディレクターになってから、どんな時も必ず頭の隅で考えなければいけないことがあります。
それが、「スケジュール管理」です📑
Webディレクターの役目は、プロジェクトを監督・指揮・管理することです。そのためには、円滑にプロジェクトが進むためのスケジュールを作成し、プロジェクトにかかわる人全員が効率よく作業できるように管理する必要があります。
今回の投稿では、そんなスケジュール管理の方法やコツについて特集していきます😉

スケジュールを作成する目的

私は、これまで「締め切り」に何度も苦しめられてきました。
夏休みの宿題やレポート提出、申し込みなど、なにをやるにも締め切り日は必ずついてきますよね、学生の頃は締め切り前日までやるべきことを溜めてしまったり、結局締め切り日に間に合わなかったりした経験もたくさんありました、、、😥
そのようなミスをせずに、締め切り日を守って計画的に生活していくうえで必要になるのがスケジュールです。
スケジュールを立てることで効率的な時間管理をしながら作業を進めることができ、期限内に作業を終わらせることができます！

Webサイト制作においても、プロジェクトを動かしていくうえで、いつ、だれが、いつまでに、何の作業をしなくてはいけないかを把握する必要があり、これがWebディレクターの重要な役割でもあります。

作業者ごとのスケジュールを作成し、管理することで、プロジェクトの全体像を常に把握することができます！
また、もしスケジュール通りに進行しなかった場合でも、早期に問題を発見し対応策を考えることができます。

スケジュールの作成方法とコツ

Webディレクターはスケジュールをどうやって立てていくのか、手順を説明していきます📑

STEP１．プロジェクトの内容・状況理解

まずは、クライアントからの依頼内容を理解し、そのプロジェクトがどのくらいの作業量か、テストアップの提出日や公開日はいつか、修正にはどのくらいの期間が必要かなどなど…大まかでよいので頭の中で把握する必要があります。
この作業を疎かにしてしまうと、ゴールがわからないままスケジュールを立ててしまい、結果的によいスケジュールは立てられません。

STEP２．タスクの洗い出し

次に、プロジェクトに必要な全てのタスクをリストアップします。
例えば、新規サイトを作成する場合に必要なタスクを洗い出してみました！

【制作側】
・企画・要件定義
・サイト構造設計（ワイヤーフレーム・指示書作成）
・デザイン（デザイナーアサイン）
・開発（コーダーアサイン）
・修正・確認（修正指示書作成）
・テスト（反映確認・検証）
・公開作業（反映確認）
・メンテナンス・運用
【クライアント】
・ユーザーリサーチ
・要件定義
・ご確認、お戻し
・リリース後の反映確認

このようにタスクを洗い出すことによって、各作業の工程に誰が必要でどのくらいの期間が必要かが明らかになると思います。
また、特に忘れがちなのが、クライアント側のタスクの洗い出しです。
Webサイトの制作期間には、クライアントの作業期間も含まれます。
そのため、制作側のタスクだけでなく、クライアント側のタスクも洗い出し、全体像を把握する必要があります。

STEP３．工数の割り当て

STEP2で洗い出したタスクごとにかかる工数を割り当てます。
工数とは、作業時間のことです。
Webディレクターは実際に作業をするわけではないので、デザインやコーディングにどのくらいの時間がかかるのかは、知識を持っていない限り、作業者にしかわかりません。そのため、デザイナーやコーダーさんに工程ごとに何人日で作業できるのかを聞く必要があります。

※人日とは1人が1日でできる作業量（８時間）を1としたもの
　例：5日かかる作業（40時間）＝５人日（40÷8=5）

工数を算出するうえで特に重要視するべきポイントが、「作業者のレベル」です。同じページを制作するとしても、歴10年以上のベテラン作業者と歴2年目の若手作業者では作業時間やできる範囲が異なるのは当たり前ですよね、そのため、担当する作業者のレベルにあった工数を算出することが大切です。

STEP４．スケジュールを書き出す

STEP1～STEP3で作業内容や工数を洗い出した情報を当てはめながら、スケジュールを組み立てていきます。
ここで重要になるポイントが、納期から逆算して考えることです。
開始日から作ってしまうと、締め切り日に近づくにつれて作業時間が足りなくなってしまったり、納期に間に合わなくなってしまうことがあります。
そのようなミスをなくすには、納期から逆算して、各工程の期間を考える必要があります！

STEP５．スケジュール確認

作成したスケジュールをクライアントや作業者に共有します。
ここで重要になるポイントが、その作業者だけのスケジュールと全体のスケジュールを両方共有することです。また、スケジュールの共有方法は様々ありますが、どんな方法だったとしても、スケジュール確認の依頼をしたこと、またそのスケジュールに対してクライアントや作業者から合意を得られたことを見える形で「証拠」として残すことが大切です。
そうすることで、クライアントも作業者も、全体的なスケジュール感を把握しながら、お互いを把握しながら作業を行うことができます。

おわりに

今回は、スケジュール作成と管理方法についてご紹介しました。
スケジュールとこんなにも向き合ったのはwebディレクターになるまで経験したこともありませんでした。
スケジュール作成を通じて、プロジェクト全体の期間設定や各フェーズの期間割り当てについても学ぶことができました。
また、今回紹介した手順でスケジュールを作成すれば、効率的な時間管理と進捗状況を常に把握でき、プロジェクトの成功へと導くことができます。
皆さんも是非参考にしてみてください！

今後も、プロジェクトの規模や複雑さに応じて柔軟に対応しながら、最適なスケジュールを作成し、管理していきたいです😺