Notionを導入しました！
どうも！コクヨ株式会社 ビジネスサプライ事業本部 VPoE のこたにんです。
現在社内では、ドキュメントが一元的に管理されておらず、さまざまなツールやフォルダに個別管理されています。
それ自体が悪いことではないですが、より良い方法があります。
ドキュメント管理ツールを利用することです。
ツールを利用することにより、個別に格納されていた情報が集まることで、社内の情報が一元化され、だれでも目的の情報に簡単にアクセスできる状態が作り出せます。
蓄積された知識をもとに、チーム間のコミュニケーションの改善、迅速な意思決定、そして生産性の向上を図ることができます。
ということで、ドキュメント管理ツール『Notion』を導入しました！
今回は、Notion導入の背景や流れなどを書き留めておきます。
なんでNotion？
ドキュメント管理ツールの導入を検討しはじめ、いくつかのツールを比較検討しました。
検討する中で大事にしていた軸がありました。
「直感的に簡単に操作できること」
ドキュメント管理ツールは、いち組織だけではなく会社全体に導入することで、より大きな資産になりより大きな効果を生み出します。
その世界をめざそうとしたときに、ツールを「簡単に」使えることが大事です。
使うのが面倒だったり難しかったりするものは、なかなか使い出すことができないものです。
せっかく導入しても、使い慣れないままツールから離れてしまい、効果が出ないまま終わってしまうこともあります。
そうならない、全員が使いこなせる世界線をめざすには「直感的に簡単に操作できること」が非常に大切というわけです。
その点において、いくつかのツールを実際に触っていく中で、Notionは非常に優れていると感じたため、Notionを選びました。
細かい機能や使いこなせば強力な機能などももちろんありますが、それらも含めて簡単に使えて、すぐに使いこなせるようになる感覚がありました。
導入までの流れ
Notionと決まれば、あとは導入に向けて走り出すのみです。
ドキュメント管理は早くはじめるに越したことはありませんので、ここからはとにかく走り抜けます。
導入においては、ノースサンド様にお手伝いいただきました。
ノースサンド様は、世界初のNotion販売代理店として、国内でもさまざまな企業へ導入支援の実績を持っています。
「日本円で支払いたいから販売代理店探すか〜」と軽く検索したのが出会いでした。笑
導入までの流れを立案
必要な手続きの共有
社内説明のための情報サポート
トライアル環境の準備
これら全てを常に伴走して支援いただきました、ありがとうございました！！
ということで、ノースサンド様のお力もお借りしながら社内手続きや説明を進めていきました。
スケジュールとして7月導入をめざして、その1ヶ月前からトライアル環境を準備いただき、使用感の再確認や、導入のための事前準備などをしっかりと進めることができました。
導入後やっていくこと
予定していた7月に無事に私の所属する本部内での導入ができました！
「導入しました！使っていきましょう！」だけでは使い出すのはなかなか簡単にはいかないので、ここからは以下を進めていく予定です。
メンバー全員向けの説明会の実施：アカウントを配布した全員に対してNotionの説明会を実施し、ドキュメント管理でめざす世界を共有
eラーニングコンテンツの配布：自走して使えるようになるためのコンテンツを配布
テンプレートの共有：ドキュメント作成の参考になるテンプレートを用意
ノースサンド社の研修の共有：導入支援いただいたノースサンド様が定期的に開催しているオンライン研修の共有
コンシェルジュ体制の構築：とにかく何か少しでも困ったときにサポートする体制を構築
利用率のトラッキング：標準で備わっている分析機能で利用率をトラッキングします
めざす世界は「何かを書き残したり資料を探したりする第一想起先にNotionが出てくるようになる」です。
これまで使っていたドキュメントツールを使うなというわけではなく、あたりまえに使っているツールになっていたいです。
そのためには、使い始めのつまづきを1つでも少なく、毎日のようにドキュメントがどんどん生まれ続けていく状態になるまで部内でしっかりとサポートを続けていきます。
自分たちでコーディングしてアプリケーションを作るだけではなく、ツールやしくみを組み合わせてより良い業務ができるように業務全体をエンジニアリングしていくことも、開発エンジニア組織として価値を出せる取り組みです。
全社で活用する未来に向かって、これからNotionを浸透させていきます！
一緒に働く仲間も引き続き募集しておりますので、興味のある方はこちらからぜひエントリーください！
https://ats-entry.hito-link.jp/sites/kokuyo/matter/matters/100112