【SHiRO長期インターン生密着企画！】バックオフィス編
こんにちは！株式会社SHiROのnote編集部です。
【SHiRO長期インターン生密着企画！】第3回目は、SHiROで「バックオフィス」を担当している長期インターン生の1日に密着しました！
長期インターン生って普段どんな風に働いているの？
そもそもバックオフィスってどんな仕事をするの？
長期インターン生の実際の声が聞いてみたい！
などの疑問や関心をお持ちの学生の皆様！
この記事を通して、バックオフィスを担う長期インターン生の働き方やその実態、大学生が長期インターンを経験しておいた方がいい理由などについて知っていただければ嬉しいです✨
それでは、SHiROでバックオフィスを担当する長期インターン生の1日をご紹介していきます！
◆今回密着したSHiROの長期インターン生◆
大学：明治大学3年
配属部署：バックオフィス
役職：バックオフィス
長期インターン歴：2023/04~現在（2024/10時点）
・・・・・
ーSHiROのバックオフィス職がやっていることは？
バックオフィスは一言で言うと営業業務を後方支援するお仕事です✨
株式会社SHiROとして当社に登録してくださった学生のみなさんに対して行っている面談サービスを安定して提供するために後方からサポートするいわば”縁の下の力持ち”！
また、学生のみなさんだけではなくSHiROで働く人たちが円滑に業務を遂行するための環境整備や、企業活動を健全に行うための仕組みづくり、事務手続きがバックオフィスの主な業務内容となっています。
とは言ってもなかなかその業務の流れが理解しにくいと感じている方も多いのではないでしょうか？
ここからは、そんなバックオフィス職を担当する長期インターン生の1日に密着してその実態に迫っていきます！
・・・・・
SHiROでバックオフィスを担当している長期インターン生の1日！
編集部✎：ここからは、SHiROでバックオフィスを担当している長期インターン生の1日をご紹介します！
｜10:00 大学に到着！→2限の授業に出席
｜17:30 オフィスに出勤
｜18:00 BOチームで週次ミーティング
｜19:00 業務開始！
｜21:00 退勤
｜21:30 同期と飲み会へ！
10:00 大学に到着！→2限~4限の授業に出席
今日は2限の授業からスタート。
大学では文学部に在籍し、西洋史を研究しています。3年生になってだいぶ授業数も減り、ゆとりが出てきました。
テストやレポートに追われる期間は大変ですが同じ学部の友達と協力しながら、なんとか乗り越えています！
17:30 オフィスに出勤
学校から直接オフィスに出勤。他のインターン生も学校終わりにオフィスに来ることが多いのでみんなに会えるのも楽しみの1つです！
18:00 バックオフィスチームで週次ミーティング
バックオフィスの業務は流動的で次々と新しい仕事が舞い込むため、週次でバックオフィスチームとしての現時点のタスクをみんなで確認・共有しています🔥
ミーティングで主に行っているのが以下の２つ。
・現時点の面談の実施状況確認
・各学生とキャリアアドバイザーの面談内容を踏まえてた推薦企業の選定
バックオフィスは現在、長期インターン生2名と社員の方1名で運営しています。3人で学生の皆さんに対するキャリア支援がスムーズかつ確実に行われるよう日々協力しながら責任感を持って頑張っています！
19:00 業務開始！
【主な業務】
・面談予定の学生さんにリマインドメールを送信
・SHiRO経由で企業の説明会に参加してくれる学生のに説明会の詳細とリンクを送信
面談予定の学生の方に、改めて面談日程と詳細についてLINEでお知らせします。リマインドメールを送るのは面談3日前と前日。学生のみなさんとSHiROのキャリアアドバイザーが面談を行う貴重な機会を無駄にしないために、この業務を行うことが大切なんです💪
学生のみなさんが面談に向けて相談したい内容を整理したり、添削をお願いするESや模擬面接に向けての準備を行うためにも責任感を持って取り組んでいます。そうした面談の中でキャリアアドバイザーが選出し、学生のみなさんに提案させていただいた企業の説明会を希望する方にはその詳細と説明会のリンクを送ります。
毎日、面談実施状況やその結果を追いかけながら学生の皆さんの思い描くキャリアを実現するために責任感を持って取り組んでいます❗
21:00 退勤
明日の面談予定を確認して今日の業務は終了！お疲れさまでした！
21:30 同期と飲み会へ！
退勤後はそのまま同期や後輩と一緒に飲みに行くことが多いですね🍺
長期インターンを通じて休みの日にも出かけるほど仲の良い友達ができました！何気ない会話から業務についての相談、さらに将来について熱く語り合うこともしばしば。
心を開いて真面目な会話もできる、かけがえのない友達に出会えたのも長期インターンをしていて良かったと感じるポイントです！
・・・・・
編集部✎：1日密着ありがとうございました！ここからは、「バックオフィス」という仕事により焦点を当てた質問をしていきたいと思います！
ーバックオフィスのやりがいは？
「1日の学生の皆さんに対するサービス提供を滞りなく進行できた時」に大きなやりがいを感じます。
バックオフィスは面談のスケジュール管理やキャリアアドバイザーとの情報共有など、学生の皆さんがスムーズにサポートを受けられるように準備を整える役割を担っています💪
自分のサポートが学生のキャリア形成に直接影響を与えると実感できたときや、学生とアドバイザーが問題なく面談を終えた時には自分の頑張りが実を結んだように感じてとてもうれしいですね。
ーバックオフィスって何が大変？
「業務が流動的で、想定外の業務が舞い込んでくるところ」は大変です。突発的な依頼や問題が発生することも多く、その際には柔軟に対応する必要があります。
例えば、面談予定が急に変更になったり、学生からの追加の質問が発生した場合、その都度スケジュールの再調整や必要な情報の提供を迅速に行わなければなりません💦
限られた時間の中でいかに効率よく業務をこなすかを念頭に置いて業務に励んでいます。
ー働く上で大切にしていることは？
「常に視野を広く持ち、細かな気づき」を大切にしています。
面談スケジュールや学生一人ひとりの進捗状況を正確に把握し、必要なサポートをタイミングよく提供するために常に「今できることはなんだろう」と全体を見渡すことを意識しています。
また、それぞれの学生のニーズに合わせた柔軟な対応が求められるため、臨機応変に行動する姿勢も大切にしているポイント。キャリアアドバイザーとの面談やSHiROとしてのサービス提供を通じて学生のみなさんが思い描くキャリアを形成できるように既存の業務以外にも今自分ができることを模索し続けています！
ーバックオフィスってどんな人が向いてるの？
ズバリ「スケジュール管理が得意で、時間に正確な人」です！
面談の日程の調整や紹介した企業の選考状況を把握し、必要なタイミングでアクションを取らなければならないため周囲の状況をしっかり観察し、自発的に動ける人が理想的です✨
また、学生のみなさんに対するキャリア支援がスムーズに行われるように、縁の下でチームを支える重要な役割を果たすため、社内からも信頼される存在になることが重要なんです！
そのためにただスケジュールを守るだけでなく、問題が発生した場合にはすぐに解決策を提案してサポートに回る柔軟な対応力も求められます。このように細やかな配慮ができることが、信頼されるバックオフィススタッフの条件です！
ーここまで記事を読んでくれた方に向けてメッセージ！
バックオフィスの役割は目立たないかもしれませんが、学生のみなさんが円滑にキャリアサポートを受けられるように影で支えるなくてはならない重要な存在です❗
長期インターンに挑戦することで自分自身のスキルや成長を感じ、将来のキャリアに役立つ経験を積むことができるはず！私自身も自分の頑張りが成果として実を結ぶことに成長を実感し、自分に自信が持てるようになりました。
就活においても、長期インターンで自分がやりきったこと、逆に挫折した経験を踏まえて自分の弱みと強みが明確になり、自己分析が深まります。
社会人になる前に「どんな環境で自分が頑張れるか」が分かったことは本当に大きな収穫でした。
少しでも興味があるあなた！ぜひ長期インターンに挑戦して、自分の可能性を広げてください！
編集部より
長期インターンでは、就活や将来のキャリアに直結する経験を得ることができます！同時に、社会に出る前に自分自身の強みや課題などに向き合える場でもあります。
「長期インターン面白そうだな」「長期インターンしてみたいかも」と感じた方は、ぜひ長期インターンへの参加を前向きに検討してみてくださいね！
引き続き、SHiROの「人」に関するエピソードや、サービスの魅力について発信していきます。皆様に役立つ情報をお届けできるよう、編集部一同努力してまいりますので、引き続きご愛読のほどよろしくお願いいたします！