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導入ハードルは低い！チーム全員で役立つLark Baseの魅力とコツ

Lark学ぼう　〜世界一のDXツール〜

私は普段、オフィスワークをしながらLarkの機能をコツコツ研究しています。最近注目しているのが「Base」です。表計算シートと似た画面なのに、実はデータベースとして動き、かんばんビューやガントチャートなど多彩なビューで情報を整理できるんです。今回は、そんなLarkのBase機能について、特徴や使い方のポイント、私なりの活用アイデアを紹介します。


Lark Baseとは何か

Baseは、情報管理や業務管理を目的としたLarkのアプリケーションです。プロジェクト管理や注文管理など、複雑なデータを扱う場面で力を発揮します。
一見すると表計算ソフトのようですが、実は複数のテーブルを作成でき、データの関連付けも可能。たとえば「顧客リスト」と「商品リスト」を連携して、オートメーションで請求書を自動作成するといった使い方もできます。
さらに面白いのは、リアルタイムで編集が反映される点です。誰かが作業していると、ほかのメンバーも即座に変化を確認できます。これは離れた場所にいるチームでも同じデータを共有しながら進行できる大きな利点だと感じます。

LarkBase機能についてわかりやすい記事でした↑

テーブルとビューの概要

Base内では、まずテーブルを作るところから始めます。一つのBaseに対して複数のテーブルを持てるため、「プロジェクトA」「プロジェクトB」といった感じで、用途別に分けることも可能です。
テーブルは行（レコード）と列（フィールド）で構成され、各列に入力されるデータの形式がそろっています。たとえば「ステータス」という列なら、選択肢を「未着手」「進行中」「完了」などに設定しておけば、データを標準化できるわけです。
一方ビューは、テーブルのデータを表示する方法を変える仕組みです。デフォルトはグリッドビュー（表計算風）ですが、かんばんビューやガントビュー、カレンダービュー、ギャラリービューなど、用途に合わせた形に切り替えられます。たとえばガントビューなら、プロジェクトの進捗状況をタイムラインで俯瞰できますし、かんばんビューならドラッグ＆ドロップでタスクを直感的に管理できるんです。
私もチームのOKRを管理するとき、「ガントチャートで全体スケジュールを確認したい」「でもタスクの内容を編集するにはグリッドが早い」といった場面が多々あります。そんなときはビューを切り替えるだけで、別の角度から同じデータを活用できるのでとても助かっています。

具体的な活用事例

  1. プロジェクト管理
    タスクごとに担当者や期限、進捗度を設定し、かんばんビューでステータスを一目で把握。日付情報を入れたら、ガントビューに切り替えてスケジュール全体を俯瞰できます。

  2. 在庫管理や注文管理
    商品ごとに在庫数や納期、取引先などをテーブルで一括管理。Baseのデータ連携機能を使って、別テーブルの顧客情報を参照できるようにすれば、複雑な管理もスムーズです。

  3. ナレッジベースの作成
    ギャラリービューに添付ファイルを登録しておくと、画像やPDFを一覧で見られて便利です。製品カタログや社内マニュアルをまとめておくなど、多目的に使えます。

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Baseを使って感じたメリット

私がBaseを試してみて「これって便利だな」と思ったのは、以下のポイントです。

  • 表計算とデータベースの融合
    コピペやセル編集など、普段Excelなどで慣れた操作感を保ちながら、背後ではデータベース的に動いている。このハイブリッド感が絶妙です。

  • リアルタイム編集
    離れたメンバーが同時にデータを入力しても衝突しにくく、更新内容をお互いが即座に把握できるので、情報共有のタイムラグがありません。

  • 豊富なビュー
    グリッド、かんばん、カレンダー、ガント、ギャラリー、フォーム。これだけ揃っていると、どんな業務にも対応しやすい。しかも編集内容は全ビューにリアルタイム反映されます。

  • オートメーション機能
    特定の条件を満たしたら通知する、ステータスが「完了」になったら担当者に連絡するといった仕組みを作れるので、手動チェックが減らせます。

注意点と今後の展望

一方で、Baseを使うにはチーム全体のルール整備も大事かなと思いました。データの関連付けや権限設定を適当にしてしまうと、逆に混乱を招きかねません。最初は小さく始めて、徐々に機能を活用していくのがおすすめです。
今後は、Larkの他機能との連携がさらに進化しそうな予感もします。チャットやカレンダーとの連動はもちろん、他のツールとのデータのやり取りがスムーズになれば、Base上だけで大半の業務を完結できるかもしれません。
今日も自由研究だと思って、まだ使ったことのないビューやオートメーションの設定を試してみる予定です。上限や制限もあるようですが、私の使い方ではまだ天井が見えていません。これからも積極的に探検してみようと思います。

これは私の自由研究のアウトプットです。最後まで読んでくれてありがとうございました。
今日の学びはここまで。自由研究みたいに、また明日も試してみます！

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