リモートワーク・ナレッジ 〜「仕事体験＝ワークエクスペリエンス」を充実させるための6つの症例と施策〜
私がリーダーを務めるナレッジワーク社は今年の4月1日の創業以来、全員がフルリモートワークで働いています。
メンバーは7名（私、プロダクトマネジャー1名、エンジニア3名、デザイナー1名、コーポレートスタッフ1名）なのですが、全員で顔を合わせたのは、創業前の会食で１度きり。
しかし、デジタルツールを活用することで、大きな不自由や不具合を感じることもなく働けています。
私たちは KnowledgeWorkというプロダクトを通じて、世の中の仕事体験＝ワークエクスペリエンスを充実させていく会社なのですが、もしかしたら私たちの会社の取り組みが、チームでのフルリモートワークに初めて取り組まれる方の役に立つかもしれないと思ったので、ご紹介させて頂きます。
（もともとリモートワークに取り組まれている方々であれば、当たり前の内容かもしれませんが、ご容赦下さい。）
●リモートワークの現状
こんな調査結果があります。
パーソル総研の直近で実施した全国2.5万人規模のテレワーク実態調査で、下記のような項目について、多くの人が低下を感じている結果になりました。
・組織の一体感が低下（36.4％）
・仕事への意欲・やる気が低下（32.8％）
・仕事の満足度が低下（31.0%）
・組織に貢献したい意欲・気持ちが低下（25.6%）
・組織への帰属意識が低下（24.8%）
リモートワークは通勤時間の削減などで効率面でのプラスはありますが、業務意欲の低下などの意欲面でのマイナスも大きそうです。
リモートワークにおけるワークエクスペリエンスを良くしていくためには、効率と意欲を両方とも向上させていく必要があるでしょう。
●前提①ワークエクスペリエンスを左右する3つの要素
私は日々のワークエクスペリエンスは「対業務」「対同僚」「対時間」の3つの要素で構成されていると思います。
「対業務」とは、まさにひとりひとりが日々取り組む様々なタスクとそれを通じて生み出されるアウトプットそのものです。これに適切に関わっていくことで、アウトプットの最大化をしていかなければいけません。
「対同僚」とは、一緒に仕事をするメンバーとのコラボレーションにあたります。多くの人がすべての仕事を一人では完結できないので、タイムリーに連携をしていく必要があります。
「対時間」とは、日々の時間をどのようにマネジメントしていくかにあたります。オフィスワーカーの最大の資源である時間の活用の仕方がパフォーマンスを左右すると考えています。
●前提②ワークエクスペリエンスの最適化に必要なデジタルツール
私たちが主に活用しているデジタルツールは下記の通りです。
GoogleDrive（ファイル管理ツール）
Asana（タスク管理ツール）
Doc Base（ドキュメント管理ツール）
Slack（コミュニケーション活性化ツール）
Zoom（テレビ会議ツール）
基本的には、これらのツールの中で業務や連携が展開されていくことになりますので、ほぼすべての施策がどれかのツールと結びついています。
●課題と施策：対業務編
・問題①：目標喪失症
「普段なら隣の席にいる上司から細かく指示があるが、リモートのためその頻度が減る。本来であれば自分で考えてどう動くかを決めていかなければならないが、自分の目標や役割が曖昧なため、何を実現するために仕事をするのかを見失ってしまう…」
・施策：Management Structure
スタート時に丸2日を使って、チームとしてどのような目標を掲げ、それぞれのメンバーはどのような役割を果たすのか、を丁寧にすり合わせました。
具体的には、自分たちのミッションをベースに、ビジョン（ミッションやスタイル）→戦略（バリューポジションやビジネスプロセス）→PDCA（マイルストーンやモニタリング手法）→メンバー（モチベーションやスキルの向上）を丁寧にブレイクダウンしています。
これらを会社全体のものをチーム別に、更にそれをメンバー別にブレイクダウンしています。それらは最終的にメンバーごとのOKR（Obeject＆Key Result）となります。
通常の会社でもそれらのことはやっていると思いますが、メンバー全員が迷ったら常にそれに立ち返れるように、それらをまとめたミッションツリーを「Management Structure」としてGoogle Drive上で共有しています。
・問題②：業務怠慢症
「普段なら隣の席にいる上司が見ているし、同じ部署にいる同僚が頑張って仕事しているので、頑張って仕事しようと思える。しかし、リモートだと誰も見ていないのでついついサボってしまう…」
※「そんなヤツはいらん」っていう意見もあるかもしれませんが、かくいう私も昔から家だとついつい勉強サボりがちで、自習室に行かないと勉強できないタイプでした（笑）
・施策②：Task Management Sheet
タスクが発生したり、依頼したりする際に、Asanaというツールにタスクと担当と納期を記入して、全員に共有しています。
タスクのスケジュール管理くらいやってるよって方も多いと思いますが、これを経由しないとタスクが始められない、頼めないくらいに徹底します。
ついついSlackなどのフローのツールでタスクを頼みがちですが、それだと漏れてしまいがちです。
しかし、Asanaだと担当にリマインドまで飛ぶので、漏れが少なくなります。
また、担当ごとにソートをかけることができるので、今自分がどのような仕事を抱えているかが明確になります。
更に、同僚や上司から、今自分がどれくらいのタスクを受け持っているか、終わらせたかがハッキリするという効果もあります。
●課題と施策：対同僚編
・問題③：支援欠乏症
「仕事で分からないことがあった時に、普段なら近くに座っている同僚や先輩に聞ける。しかし、リモートだと気軽に聞くことができず、自分で悩んだり調べたりしているうちに無駄な時間がかかってしまう…」
・施策③：Times
Slackなどのチャットツールのチャンネルの作り方というのはリモートにおけるチーム内コミュニケーションに大きな影響を与えます。
「Times」というのは僕たちのSlackチャンネルの名前です。
ひとりひとりのメンバーに「Times Koji」「Times Maya」「Times Eri」などのTimesチャンネルを開設します。
その上で自分が業務をしていて嬉しかったこと、困ったことなど、何でもTwitterに呟くようなノリで気軽に呟いて行きます。
ランチの写真と共に「ご馳走様でした」と呟いて、同僚が「美味しそう」とコメントを返す、というような気楽な場です。
その中に、「このITツールの使い方が分からなくて困っているんだよなぁ」などと呟くと、それに詳しいマネジャーや他のメンバーがヘルプをするという場面もよくあります。
・問題④：会議不全症
「リモートでもミーティングはできる。しかし、リアルで手軽に使えるホワイトボードや付箋が使えないので、ブレストなどの発散的なミーティングは盛り上がりにくい…」
・施策④：Create ＆ Make Choice
社内ミーティングはZoomもしくはGoogle Hungoutを使っており、音声や映像は非常にクリアです。
しかし、やはり一緒にプランを練る、アイデアを出す、などはリアルのミーティングと比べるとやりにくいのが現状です。
そもそも、ミーティングをうまくワークさせるためには、その目的を明確にすることが大切です。
ミーティングの目的は「情報共有」「意思決定」「企画創造」「問題解決」などに分類されます。
この中でリモートだとやりにくいのが「企画創造」にあたります。
僕たちはこれをうまくやるためにCreate＆Make Choiceという手法をミーティングに取り入れています。
Create Choiceとは日本語に訳すと「発散」であり、Make Choiceとは「収束」です。
まず、企画創造系のミーティングにおいて今が「Create Choice（発散）」の時間なのか、「Make Choice（収束）」の時間なのかを明確にします。
Create Choiceに際しては、極力事前に個々人がアイデアをミーティング前に準備する、もしくはミーティング中に個人ワークを実施するなどをします。そしてアイデアを伝え、練っていくタイミングでは、Doc Baseでファシリテーターが発言を書き出していくことで、ホワイトボードの役割を果たします。
Make Choiceに際しては、生まれたアイデアをいくつかの選択肢にまとめ、選択基準を明確にした上で一つずつ評価していき、最終的に実行するプランを決定します。こちらも、選択肢や選択基準、評価をDoc Baseに書き込みながら進行していきます。
このように、「今、何のために何をやる時間なのか？」を明確にすることで、リモートの不便さを少しは解消できると考えます。
●課題と施策：対時間編
・問題⑤：勤怠曖昧症
「『通勤する』『オフィスのドアを開けて入る、閉めて出る』といったフィジカルなアクションがリモートによってなくなることで、業務開始や終了の境界線が曖昧になる。結果としていつ働き始めて、いつ終わるのかが見えづらく、ダラけてしまう…」
・施策⑤：Hello
Slack上に「Hello」というチャンネルを開設しています。
1日の最初の業務を開始するタイミングで「始めます」、休憩や昼食をとるタイミングで「外れます」、最後に業務を終了するタイミングで「終わります」と書き込むだけです。
Slackのリアクションに「おはよう！」や「お疲れ様！」などの絵文字をインストールしておくとオフィスにおける挨拶までバーチャルに再現できます。
（僕なんかは多少コミュ障なところがあり、面と向かって「おはよう！」と言うのが、何だかむず痒いというか、小っ恥ずかしいところがあるので、こちらのやり方の方がやりやすいです（笑））
勤怠管理ツールなどに入力するやり方もあるのでしょうが、こちらのやり方だと、朝みんながオフィスに集まってきて、夜みんながオフィスから帰る感覚を疑似体験できます。
「自習室効果」ではないですが、この人も今仕事しているんだと思うと、不思議と頑張る気持ちが湧いてきたりします。（僕だけかもしれない（笑））
・問題⑥：意欲減退症
「ひとりでずっと仕事をしていると、何故だか分からないが、気が滅入ってしまう。最初は新鮮だったリモートも段々飽きてモチベーションが下がってしまう…」
・施策⑥：Good ＆ New
当社はフレックスタイム制で、コアタイムが11:00-15:00なのですが、毎日11:00-11:15の15分間、Zoomを使って「Good ＆ New」をしています。
Good ＆Newは、「24時間以内に起こった良かったこと、もしくは新しかったことを一人ずつ共有する」というシンプルなセッションです。
僕は神田昌典さんの「成功者の告白」というスタートアップが起業してから成長するまでのストーリーを描いた小説で初めて知ったのですが、このセッションはチームメンバーの気持ちを前向きなものにしてくれること間違いなしです。
物事には良い面と悪い面の両面がありますが、このセッションをすると物事の良い面にもきちんと目を向ける癖がつきます。
また、小さな喜びをチームでシェアすることで、その喜びが増し、協働することの尊さを感じることもできます。
（物事の良い面ばかりに目を向けすぎるとよくないので、マネジャーとメンバーの1on1などでは、困っていることや辛いことなどもきちんと把握できるようにしています。）
そして、1日に1回、ルーティングとしてGood&Newが入ることで、集中力を高めるために必要な「区切り」が時間に打ち込まれて、濃い時間が生まれます。
●最後に
世の中には、「自分のモチベーションは自分ひとりで上げるべき」と仰る方もいらっしゃいます。
勿論、プロとしてそうあるべきではあるのですが、なかなかそれができないのが人間です。
いや、むしろモチベーションを完全に自己完結できる人間など、この世界には存在しないと僕は思います。
人間は他者を通じて、自己を認識しています。世界中から自分以外の人間がすべていなくなったら、自分という人間の存在を証明することすらできなくなります。
そして、人間は他者との相互影響関係の中で生きている、いや生かされているのです。
そう考えると、リモートワークで他者との関わりが薄くなれば、モチベーションが下がるのも自然の摂理です。
冒頭のリモートワークの実態調査はまさに、それを表しているのではないでしょうか？
まだまだ僕たちもリモートワーク初心者なのですが、現状を適切に把握して、工夫を重ねながら、自分たちのワークエクスペリエンスを高め、パフォーマンスを最大化させていきたいと思います。
そして、ここであげたようなSlackやZoomなどのデジタルツールはますます業務に不可欠な時代になると思いますが、私たちが開発しているKnowledge Workがそのような業務に不可欠なツールになるように、プロダクトづくりに励みたいと思います。