ワクチン接種受付の「自作マニュアル」
5ヶ月くらい病院でコロナワクチンの受付・誘導業務をしていた。
その時に作った自作のマニュアル。
何の役にも立たないと思いますが、せっかくのメモなので日記がわりに公開。
ワクチン接種受付の仕事内容はわかったけれど、ほんとうに自分にできるだろうか。
もう少し詳しく仕事内容を知りたいから、マニュアルを見てみたい（自分にできそうかわかるかも、自分も仕事をやる前に知りたかった）。
✔︎ 潜在ニーズ（未来）
受付は思っていたよりも、単純な仕事じゃなさそう。
自分にできるか、他の方とうまく連携できるか、1人で対応できるか不安。
私も不安だった、昼食後など、時間差で1人になる時間があった。
不安に襲われた「1人で対応できるかどうか、てんぱらないか、心配になる、失敗して叱られるんじゃないかビクビクしていた」
→解決策
・基本は報告
・仕事日記をつけること
✔︎ 結果の明示
5ヶ月のワクチン受付の経験から作成したマニュアルがわかる。
都内1会場の経験から作成したもので、他会場に応用できるかわかりません。
「仕事内容をイメージする」という目的には叶うはずです。
ワクチン接種受付を未経験から5ヶ月経験しました。
マニュアルを作成した理由は、以下のとおり。
・マニュアルがなかった
・仕事が面白くなかった
・対応に自信がなかった
■■ワクチン接種受付の「自作マニュアル」
■確認事項3つ
1．接種券：通し番号＋日付＋病院シール
2．予診票：医療機関コード＋日付
3．本人確認書類：免許証、保険証、マイナンバーなど
→ クリアファイルの左下に入れて、落ちないように右端を持ってもらう
・切り取り線より上がない場合、付箋に番号を書く（お客様控えだから）藁半紙はNG
・予診表1枚の場合は、病院で引き取るので直接番号を書いてOK（言語の記入もあり）
・時間があれば予診票の空欄を確認・記入（ふりがな、年齢、電話番号など）
✔︎ 事前準備（メモ、付箋、ボールペン、クリアファイル、バインダー、ストーブや傘袋）
✔︎ 名簿確認：同姓同名、怪しい名前、外国人、キャンセル確認（午前、午後の後半）
✔︎ クリアファイルの使い方
・予約あり：クリアファイル ※ 病院関係者は色クリップをつける
・予約なし：確認のうえ、赤いファイルで対応
※ 予約なし条件：予診票（接種券）本人確認書類（1つでも欠けていればNG）
予約なしは時間枠の最後に入ってもらう（予診票の上に来た時間を記入）
予約なし対応時間：09:00〜11:30、13:30〜15:30 早すぎる方は特別感を出す（混むので）
✔︎ 接種間隔（オミクロンは1人1回：1,2回目を完了の12歳以上、1、2回目に使えない）
忘れてはいけません。
接種間隔が満たされていないので、受付をして先に進ませるのはNG。
※ 1回目から2回目：3週間（白封筒）
※ 2回目から3回目：3ヶ月（青封筒）
※ 3回目から4回目：3ヶ月（緑封筒）
■仕事の準備と片づけ
✔︎ 通勤中：接種会場のホームページ、厚労省を見ておく、自作マニュアルを流し読み
✔︎ 準備：パソコン、名簿、机、冷却機2個（手前レバー）、ファイル・バインダー、扇風機、電気、椅子、カラーコーン、氷、ストーブ、雨の日：傘袋、月曜日：椅子
✔︎ 誘導（朝一と午後一）いったん中に確認（原則：早い時間の方から案内）
21.22.23は車椅子用に椅子を外す
08:45 左（壁側）4回目が20人居るので20番まで
09:00 右（24番以降）いっぱいになったら壁側の8:45の後
09:15 9:00の後
✔︎ カラーコーンを配置して、スタッフが動きやすいようにわかりやすく：①00分 ②15分 ③30分 ④45分
✔︎ 撤去：準備したもの+名簿、パソコン用具をロッカー、
金曜日：椅子、傘袋（人がいたら外に置いて報告。誰もいなかったら受付に声かけ＆返却、外来16:30〜17:00頃
■1日の仕事の流れ
✔︎ 午前08:45〜11:45（3時間）誘導開始、接種09:00
1回目：朝イチ（08:30） → 担当者、CXL状況、想定課題※ 月曜状況
2回目：中間（10:15） → 進捗状況、課題と対策状況
3回目：9割（11:15） → ※ こちらから状況報告、微調整
4回目：完了（11:30） → 仕事の完了、補足説明
✔︎ 午後13:15〜16:00（2時間45分）誘導開始、接種13:30
1回目：午後イチ（13:00） → CXL状況
2回目：中間（14:30） → 進捗状況、課題と対策状況
3回目：9割（15:30） → ※ こちらから状況報告、微調整
4回目：完了（16:00） → 仕事の完了、補足説明※ 金曜状況
■■こんなときどうする（メモ同封：日付、接種者、確認者、内容）
✔︎ 本人確認書類がない → 再確認（データがあればOK）写メもチェック
健康保険証（住所変更なければOK）、運転免許証、経歴書、マイナンバーカード、通知カード、住民票、パスポート、在留カード、外国人登録証明書、◯診察券、年金手帳、学生証（名前有）、障害手帳、小型船舶など免許証、官公庁や行政法人発行の物（東京都職員カード）、生活保護証明書 or 愛の手帳、自立支援医療受給者証、精神障害者保健福祉手帳、母子手帳、ヘルプカード
生活保護受給者はだいたい生活保護受給証明書を持ってくる
証明書以外では｢キャッシュカード！または公共料金の郵送物等(住所記載のあるもの)｣でもいいことになっている。
コールセンターがマニュアルとしていて、電話で案内しているそうです(大沢さんも今日初めて知ったそうです)
※ 予約がある方で本人確認書類がない → 下記書類＋住所・生年月日を口頭確認
※ 予約ない方は下記書類があってもNG（フリーは本人確認書が必要）
シルバーカード、お薬手帳、PASMO、Suica（名前有）、銀行カード、通帳、クレジットカード、◯◯以外の診察券、1.2回目の接種券（シールタイプ）→3回目の人のみ、職場の名札、名刺、公共料金、郵便物やハガキ、※ ポイントカード2枚でOK
※ 口頭確認が難しい場合（書けない・喋れないなど）、中に相談する
上記以外でも対応できる可能性もあるので、一旦お預かりして相談する
未成年でも大人でも【接種者本人】が確認できるものを持参 → ない場合、保護者の本人確認書類＆同じ住所を確認のうえ相談
✔︎ 未成年の対応
・11歳以下は絶対NG
・12歳：保護者の署名（母、父）＋保護者緊急連絡先 ※ 同伴必須、注射ブースも同伴可
・13〜15歳：保護者の署名（母、父）＋保護者緊急連絡先 ※署名なし不可、一人接種可
・16〜17歳：本人の自署＋保護者緊急連絡先 ※ 一人で接種可
12〜15歳の保護者とは：20歳以上の父、母、祖父、祖母、兄弟
保護者サインは署名の近くに記入（接種者の署名なくてもいい、あっても消さなくてOK）
✔︎ 予約なし → すぐに断らずにまずは大澤さんに相談
以下、3点をムリのない範囲で聞き取り
・お名前（必ずフルネーム）、年齢、基礎疾患、医療従事者、高齢施設従事者：場合によっては大澤さんが何か知っている可能性あり
・4回目が予約必要と知っていたか
・◯◯に通院しているか、その場合は何科か（可能なら主治医の名前） → ◯◯医師に「自分の名前を出せば予約なしで摂取できる」と患者に伝えている方がいる
★ 看護師フリー → 赤ファイル（例外あり）＋緑クリップ ※ 本人確認書類不要
✔︎ 接種券なし → 再確認（11:30、15:30※ 臨機応変）
予診票だけあって接種券忘れた人も基本は取りに行っていただく（所要時間、交通手段）
※ 15:00以降は取りに戻っても間に合わない可能性あり、帰す前に状況に応じて要相談
※ もしかしたら若い人は接種券のみの忘れであれば対応出来るかもなので、要確認
✔︎ 2択
1．郵送でいい → コールセンター
2．当日接種したい →◯◯保健所
1．郵送希望 → コールセンターご案内
2．当日接種したい → 保健所をご案内
①◯◯区に住民票あり
②本人確認書がある
◯◯駅南口の案内表示に沿って進む（徒歩4分）
戻ってきて接種可能時間（AM〜11:30、PM13:30〜15:30）
条件に当てはまらない方は直接、◯◯保健所に電話してもらう
Tel：03-3919-3340、平日08:30〜17:00（土日祝：休み）
✔︎ 予約がない場合
1．接種券番号で前後、すべて確認
2．パソコンで接種記録を確認する
3．予約なしの場合 → フリーで通す or 別日に予約済 → キャンセルしてフリー
※ ４回目もフリーで通せるか相談（キャンセル理由は都合が悪くなったため）
✔︎ 前回の接種記録が確認できない（※※※）になっている
1．前回の接種済証、接種アプリ、カレンダーやスケジュールの記録、予約サイトのスクショ（データOK）、ご家族などで画像送って貰う、メールやLINEのやり取り
2．ワクチン予約サイトの情報＆予約画面（相談）
3．◯◯保健所に問い合わせ★ 前回の住民票の場所確認
◯◯会場受付の◯◯です」と伝えて下記を伝える（時間がかかるかも）
①名前②接種日③接種場所④何回目⑤前回の住民票
接種記録は原則として◯◯の接種券を使用して接種した記録のみ証明可能。
※1回目を◯◯の接種券、2回目をA区の接種券で受けた場合、1回目の◯◯の接種券を使用した分の記録のみ接種記録証明書に掲載1回目接種券と2回目接種券の発行自治体が異なる場合、各自治体への申請必要
例：1回目を◯◯の接種券、2回目をA区の接種券でワクチン接種を受けた場合
→◯◯とA区にそれぞれ接種証明書の申請必要
※参考：カルフォルニアでファイザー1、2回目を受けている → 3回目は日本でOK（海外の接種記録は自己申告）
✔︎ 同棲の夫婦等の本人確認書類について
夫婦等で一緒に接種に来て、1人は本人確認書類持っているけどもう1人は持っていない
→ 接種券に印字の住所が同一であれば、どちらか片方の本人確認書類で2人分にできる。
特例扱いなので勝手に判断不可。
✔︎ 症状について相談されたら → 看護師に伝えていただく
✔︎ 接種を受けることができなかった予診票 → 見合わせでなければ使える
✔︎ 同行者がいなそう → 確認＆報告（2回聞いてしまうから）
✔︎ 日本語がわからない外国の方 → 対応マニュアルを見せる
→ 記入例の言語：アラビア、インドネシア、英、仏、韓、露、カンボジア、スペイン、タイ、中国、ネパール、フィリピン、ベトナム、ポルトガル、ミャンマー、モンゴル
✔︎ 区外接種について
まずは住民票と接種券の住所（送り先の住所ではなく、接種券のバーコード近くの住所）が同じかどうかが肝。
②③の方が来た場合、理由を添えて中に伝えた上で接種者の対応になる
①接種券：◯区 ／ 住民票：◯区 → 無条件で⭕️
②接種券：区外 ／ 住民票：◯区 → ❌◯区の接種券が必要。住民票が移ったタイミングで接種券番号が抹消されるので）
対応 → ◯区に住民票があるので、◯区で接種券の発行が必要。
③接種券：◯区 ／ 住民票：区外 → ❌（住民票と同じ接種券がないから
対応 → 住民票のある住所の所で打つか、住民票と同じ所の接種券を取り寄せしてもらい地外接種証明書で打つ
ワクチンナビに登録すれば◯区で接種可能ですが、取り寄せがあるので当日は無理。
④接種券：区外／住民票：区外 → ⭕️（地外接種証明書 or ワクチンナビのスクショ → 無い場合はワクチンナビで登録してもらい画面スクショ。9番なくてもOK）
※ 同じ区外なら○／違う区外なら×（地外接種証明書があっても×）
⚠️要予約になるので、地外接種証の前に予約取るためにコールセンターに電話して9から番号もらうかそのままコールセンターの電話で予約とってもらう方が早い
※ 下記該当の方は、住所地外接種届の申請せず、住民票所在地以外の自治体で接種可能（参考リンクで省略できる？）
●入院・入所している方●基礎疾患を持ち、かかりつけ医の下で接種する方●災害による被害に遭った方●勾留または留置されている方、受刑中の方●住所地外接種をする方で、市町村に対して申請を行うことが困難である方●副反応のリスクが高い等のため、体制の整った医療機関での接種要の方●市町村外の医療機関からの往診により在宅で接種を受ける方●通所系介護サービス事業所等で接種が行われる場合に、そのサービスを利用している方●コミュニケーションに支援が必要な外国人の方で、かかりつけ医の下での接種をする方●障害をお持ちの方で、かかりつけ医の下で接種をする方●職域接種を受ける方●寄港地等で接種を受ける船員の方●市区町村が他の市区町村の住民の接種の受け入れを可能と判断する場合●国または都道府県が設置する大規模接種会場、「武田/モデルナ社ワクチン接種センター」または「アストラゼネカ社ワクチン接種センター」で接種を受ける方（ただし、会場ごとの対象地域に居住の方限定）
※◯区内医療機関の医療従事者等の方は、自院（勤務地）にて接種する場合に限り、接種券なしで接種可。
自院以外で接種する場合には、接種券が必要。
★ 小児（5〜11歳の方）は注意 → 予約要（ファイザー社製小児用、2回実施、1回目から3週間）3回目決定
・ 予約なしで受けられるところは◯区なし
・予約方法：コールセンター or 予約受付サイト（両方：北医療センター）
・赤羽中央総合病院：電話のみ、他クリニック：電話
→ 必要書類4点（接種券、予診表、保護者の本人確認書類、母子手帳）
※ 12歳の誕生日前日なら受けられる★★★
※小児用接種券到着後、接種券を未使用で12歳になった → 大人用ワクチン
小児用接種券到着後、12歳になってから1回目の新型コロナワクチン接種を希望する場合、接種券は小児用ワクチンの接種券と予診票をそのままご利用できる。ただしワクチンは大人用ファイザー社ワクチンまたはモデルナ社ワクチンになる。
★ 前回未接種(見合わせ)の対応について → 新しい予診票と予約が必要
『保健所に直接行き、再発行 or コールセンターに再発行依頼の電話をして郵送』の後、新しい接種券予診票を手にしてから予約を取り直す。
経緯：ドクターとの問診の結果、接種を見合わせる方がいます。帰り際に｢見合わせ｣にチェックのついた予診票(複写のうちの1枚)を受け取る。予診票は次回使えなくなるので『◯◯の保健所に直接行って再発行orコールセンターに電話（再発行＆郵送）』の後、新しい接種権を手にして改めて予約を取り直す、の流れ。
↑該当の方に説明していますが｢見合わせ｣に✔︎ の入った予診票控えだけ持って次の予約時に来る人も珍しくないそう。
★ 1回目2回目接種者の接種券について
1回目2回目が特殊で、2種類の接種券がある。右上に1回目2回目と書いてあるもの(バーコードも一緒に印字と、バーコードも回数も印字されていないもの
何も印字がないものは問題ないが、回数&バーコードが書いてある接種券は要注意！
1回目接種の人が｢2回目｣の印字のある接種券を持ってきても接種不可。封筒から｢1回目の接種券」を出してもらう。｢2回目｣しか持ってきていない場合は家に戻って探してもらうor保健所で再発行、となります。
★コールセンター
・都内のコロナウィルスコールセンター
・保健所の電話番号
・厚生労働省新型コロナワクチンコールセンター
・東京都新型コロナウイルス副反応相談センター
■ご質問や気づき
・駐車券についての知識（どこでもらえるのか、何台止められるのか、料金は、提出場所は）
・コロナの隔離期間が終わり、体調が回復すればワクチン接種可（事前検査不要）※ 厚労省
・無料巡回バス → 誰でも乗れて無料、コミュニティバス（ピンク）100円
・タクシー予約は5日前（前日15時まで）：配車取次センター（03-3902-3801）土日祝以外9-17時
1要支援認定、2要介護認定、3身体障害者手帳、愛の手帳、精神障害者保健福祉手帳のいずれかを持っている）
・インフル接種券は9月下旬に◯区から65歳以上の方に送付（令和4年10/1〜令和5年1/31）同時接種OK
・ワクチン有効期限（ファイザー15ヶ月、ファイザー小児12ヶ月、モデルナ9ヶ月
・3回目接種券：令和4年9/30までに1,2回目接種完了した12歳以上 → 11月中旬到着
・4回目接種券：令和4年9/30までに3回目接種完了した12歳以上 → 11月中旬到着
・5回目接種券：令和4年8/31までに4回目接種完了した18歳以上 → 10/31以降順次
令和4年9/30までに4回目接種完了した18歳以上 → 11月中旬到着