より良い資料にするために「お片付けメソッド」から学ぶ2つのコト

「資料作成」と「お片づけ」の本質が似ているのではないか、と思ったのは、最近「お片づけメソッド」の記事を目で追いかけてしまうからかもしれません。片付けても片付けても、なぜか散らかっていく我が家を、「どうにかしないといけないんだけど…」と思いながら、毎日持ち込まれるあらゆる「モノ」に悩まされています。

分かっているんです。大事なのは、特にこの二つ。

①使わないものは捨てる（断捨離）
②物の住所をつくる

よく、お片づけのコツで出てくるので、頭で理解はしているつもりです。でも、実践となるとなかなか難しい。

この二つが、資料作成の本質と似ているのでは？とふと思ったので、書き留めておこうかと思います。

使わないものは捨てる（断捨離）

「これは、思い出として残しておきたい」「まだ、使えるかも」「使ってないけれど、お気に入りだから捨てられない」など、ばっさり処分するって本当に難しい。私は、子供関係のものや、過去の書類がそうです。見返すこともないし、ただの記録も多いのですが、よく考えたら使わないものがリビングの一番使いやすいサイドボードに収まっている…。いろいろな場所で、「使ってないもの」が我が家を占領しています。

これが、資料を作るときに似ている。情報の整理って本当に難しい。「もしかしたら、このポイントにも興味を持ってくれるかも？」「かっこいいフレーズをたくさん考えられた！全部載せたい」「あれもこれも、我が社ならできるってアピールしたい」と紙面がパンパンになるまで詰め込んでしまいません？私も、「読み込み型」資料の方が得意です。だって、力が入れば入るほど全部必要に思えて、「余計な情報を捨てる」って難しいですから。

でも、部屋に例えてみると自分でも納得するのですが、「必要な時に必要なものがさっと手に取れる部屋」「使いたいものが、見当たらないなんてことはない部屋」。あたりまえですけれど、住みやすいってそういうことですよね。資料も同じく、「必要な情報がさっと読み込める資料」「欲しい情報がどこに書いてあるのか、探さなくてもパッと目に入る資料」が、求められているのではないかな、と思います。資料でも、「断捨離って大事」ってことです。

物の住所をつくる

そして、お片づけでよく聞く言葉「物の住所」。我が子が、学校の帽子を床にポイっとするのも、もらってきた書類をその辺に置いたまま放置するのも、きっと「ここに置きなさい」と明確にしていないからですよね（反省）。図書館で借りてきた本があちこちに点在しているのも、洗濯物カゴがない2階で脱いだ靴下や服がそのままなのも、同じ理由だと思います。

いや、本来は「住所」があるんです。でも、あるべき場所に戻っていかない。多分、「動線上に住所がない」と言うべきなのかもしれません。なぜなら、ランドセルは解決できたから。本当は、リビング横の目立たない場所に棚を置いていて、そこに収納してもらいたかったのですが、使いにくかったようで。目立たない場所＝帰ってきてすぐに置くにはスムーズではない、ということだったのかもしれません。

そこで、見た目は良くないけれども、リビングでも目立つ、いつも放置する場所にスツールを置いてみたら、その上に置く習慣ができました。本当は、学校の帽子もその付近に置く場所を作ればいいのでしょうね。

資料でも同じ。テキストは、あるべき場所に収めていく。1ページ目から終わりまでのスムーズな流れの中で、適切な項目（という住所）を作ってあげる。その項目に合わせて、自分の伝えたいポイントを収めていくことが、大事なのかもしれません。

もし、口頭の説明とともに読んでいただく資料なのだとしたら、どんな項目を設定したらいいのか、と同時に、どういう順番で項目を設定したらいいかも重要だと思っています。

「動線上に住所がない」ことによる弊害、つまり必要な情報であっても、適切なところで伝えないと、話がうまく流れていきません。せっかくの大事なポイントであっても、話が戻ってしまったり、飛んでしまったら、その内容の重要度は薄れてしまいますから。

私も、ある資料で「お客様の声」のページを作ったとき、どのページの前後に差し込むか、とても悩んだときがありました。サービスの概要→サービス詳細→お客様の声、にするか、サービスの概要→お客様の声→サービス詳細にするか。この方の資料では、どの流れだとスムーズ、且つ大切に集めた「お客様の声」のパワーが発揮されるのか。いつも、全体の流れを考えて項目（ページ）を設定し、適した場所に配することができるよう、熟慮しています。

つくづく、資料作成はお片づけと似ているなぁと思った次第です。「整理」するのは「物」でも「情報」でも、本質が一緒なのかもしれませんね。